「また容量オーバーの警告が来た…」
Google Workspaceを使っているあなたも、こんな経験はありませんか？
かつて「容量無制限」を謳っていたGoogle Workspaceですが、2022年7月以降、その神話は完全に崩れ去りました。
しかし、適切な対策を講じれば、追加コストを最小限に抑えながら、業務効率を維持することは十分可能です。
この記事では、2025年8月時点の最新情報をもとに、Google Workspaceの新ストレージポリシーに賢く対応する具体的な方法をお伝えします。
Google Workspaceストレージポリシー変更の真相と影響
Google Workspaceのストレージポリシー変更は、多くの企業にとって予想外の出来事でした。2022年7月1日を境に、従来の「容量無制限」プランは姿を消し、すべてのプランで容量制限が設けられるようになりました。
変更前後の具体的な違い
変更前のBusiness StandardやBusiness Plusプランでは、1ユーザーあたり実質無制限のストレージが提供されていました。しかし現在は以下のような制限があります：
- Business Starter：30GB/ユーザー
- Business Standard：2TB/ユーザー（プール可能）
- Business Plus：5TB/ユーザー（プール可能）
- Enterprise：5TB/ユーザー（必要に応じて追加購入可能）
特に影響が大きいのは、動画制作会社やクリエイティブエージェンシーなど、大容量ファイルを日常的に扱う業種です。例えば、ある映像制作会社では、月間で約500GBのプロジェクトファイルが発生し、年間では6TBものストレージが必要になるケースもあります。
なぜGoogleはこの変更を行ったのか
Googleがこの変更を実施した背景には、クラウドストレージコストの増大と、サービスの持続可能性の確保があります。2025年8月時点の情報によると、世界中のデータ量は年間約23%のペースで増加しており、クラウドプロバイダーにとって無制限ストレージの提供は現実的ではなくなってきています。
また、一部のユーザーによる過度なストレージ使用も問題となっていました。全ユーザーの上位1%が、総ストレージ容量の30%以上を占有していたというデータもあり、公平性の観点からも見直しが必要だったのです。
ストレージ不足を解決する5つの実践的対策
ストレージ容量の制限に直面した今、企業や個人が取るべき対策は明確です。ここでは、実際に効果が証明されている5つの方法を詳しく解説します。
1. 不要ファイルの定期的な整理と自動化
最も基本的でありながら、最も効果的な方法は定期的なファイル整理です。しかし、手動での整理は時間がかかり、継続が困難です。そこで、Google Workspaceの機能を活用した自動化をお勧めします。
具体的な実施手順：
- Google Drive内で「最終更新日が1年以上前」のファイルを検索
- 共有ドライブごとに保存期限ルールを設定
- Google Apps Scriptを使用して定期的な削除プロセスを自動化
- 削除前に必ずバックアップを取得
実際に、ある中小企業では、この方法により全体のストレージ使用量を約40%削減することに成功しました。特に効果的だったのは、過去のプロジェクトで使用したテンポラリファイルや、重複して保存されていたファイルの削除でした。
2. Google Workspace外部ストレージとの連携活用
すべてのファイルをGoogle Workspace内に保存する必要はありません。アーカイブ用途のファイルは、より安価な外部ストレージサービスと連携させることで、コストを大幅に削減できます。
推奨される連携パターン：
- アクティブなプロジェクト：Google Drive
- 完了プロジェクト（3ヶ月以内）：Google Driveの共有ドライブ
- 長期アーカイブ：Amazon S3 GlacierやAzure Archive Storage
この階層的なストレージ管理により、月額コストを平均して約35%削減できるケースが多く報告されています。
3. ファイル圧縮とフォーマット最適化
意外に見落とされがちなのが、ファイルフォーマットの最適化です。特に画像や動画ファイルでは、品質を維持しながら大幅にファイルサイズを削減できます。
実践的な圧縮テクニック：
- 画像：WebP形式への変換で平均30%のサイズ削減
- PDF：圧縮ツールの活用で50-70%のサイズ削減
- 動画：H.265コーデックの使用で40-50%のサイズ削減
- Office文書：不要な画像やフォントの削除
ある広告代理店では、クリエイティブ素材の圧縮ポリシーを導入した結果、新規アップロードファイルのサイズを平均45%削減し、年間で約200万円のストレージコストを節約しました。
4. 共有ドライブの効率的な運用ルール策定
組織内でのストレージ使用を最適化するには、明確な運用ルールが不可欠です。特に共有ドライブの使用方法については、全員が理解し実践できるルールを設けることが重要です。
効果的な運用ルールの例：
- プロジェクトごとに容量上限を設定（例：標準プロジェクト50GB、大規模プロジェクト200GB）
- ファイル命名規則の統一（重複防止）
- 定期的なレビュー会議の実施（月1回）
- ストレージ使用状況の可視化ダッシュボード導入
5. Google Workspaceプランの最適化
最後に、現在のプランが本当に最適かを見直すことも重要です。実は多くの組織が、必要以上に高額なプランを契約しているケースがあります。
プラン見直しの際は、Google Workspace プロモーションコードを活用することで、初期費用を大幅に削減できます。2025年8月時点では、新規契約や既存プランのアップグレードで15%割引が適用されるケースもあり、年間で見ると相当な節約になります。
他のクラウドストレージサービスとの比較検証
Google Workspaceのストレージ制限に対応する方法として、他のサービスへの移行を検討する企業も少なくありません。ここでは、主要な選択肢を客観的に比較します。
主要サービスの特徴比較
Microsoft 365：
- 1TB/ユーザー（Business Standardプラン）
- Officeアプリケーションとの強力な統合
- 価格：月額1,775円〜/ユーザー
Dropbox Business：
- 必要に応じた容量（Advanced プラン）
- 優れた同期性能
- 価格：月額2,400円〜/ユーザー
Box Business：
- 無制限ストレージ（Business Plusプラン以上）
- 高度なセキュリティ機能
- 価格：月額3,300円〜/ユーザー
移行を検討すべきケースとそうでないケース
移行を検討すべきケースは、年間のストレージ使用量が確実に現行プランの上限を超え、かつGoogle Workspaceの他の機能（Gmail、カレンダー、Meet等）への依存度が低い場合です。一方、既存のワークフローやシステム連携が確立している場合は、移行コストを考慮すると、Google Workspace内での最適化を優先すべきでしょう。
今すぐ始められる次のステップ
Google Workspaceの新ストレージポリシーへの対応は、一朝一夕にはいきません。しかし、計画的に取り組めば、必ず良い結果が得られます。
まず最初に取り組むべきは、現在のストレージ使用状況の正確な把握です。Google管理コンソールからストレージレポートをダウンロードし、部門別・プロジェクト別の使用量を分析しましょう。その上で、この記事で紹介した5つの対策から、自社に最も適したものを選んで実施してください。
コスト削減を重視する場合は、Google Workspaceのプロモーションコードを活用したプラン変更も検討する価値があります。適切なプランと運用ルールの組み合わせにより、ストレージコストを30-50%削減することも十分可能です。
さらに詳しい情報が必要な場合は、Google Workspace公式ヘルプセンターや、認定パートナーへの相談をお勧めします。2025年8月時点の情報では、多くのパートナーが無料相談を提供しており、自社に最適なソリューションを見つける手助けをしてくれるでしょう。