日々の業務で、いくつものクラウドサービスを使い分けていませんか。
メールはGmail、ファイルはドライブ、でも顧客管理はSalesforce、タスク管理はTrello、社内チャットはSlack…。
便利なツールが増えた一方で、サービス間の情報連携が取れず、結局手作業でのコピペや二重入力に時間を奪われている…。
そんな「サイロ化」した状態に、もどかしさを感じている方も多いはずです。
私も、様々なツールを試す中で、この『ツール間の分断』こそが生産性を下げる大きな要因だと痛感してきました。
この記事では、プログラミング知識がなくても誰でも使える連携ツール『Zapier（ザピアー）』とGoogle Workspaceを組み合わせて、面倒なノンコア業務を「完全自動化」するための具体的なレシピを10個、厳選してご紹介します。
【ご注意】この記事の情報は2025年7月時点のものです。Zapierおよび連携対象となる各サービスの機能、料金プラン、API仕様は変更される可能性があります。最新情報は各サービスの公式サイトで必ずご確認ください。
Zapierとは？ノーコード自動化の仕組み
Zapierは、異なるWebアプリケーション同士を連携させるための「ハブ」となるiPaaS（連携プラットフォーム）です。プログラミングコードを書くことなく、「もし〇〇（アプリA）で△△が起こったら、□□（アプリB）で◇◇を実行する」という一連の自動化ルール（Zapと言います）を、画面上で簡単に作成できます。
基本的な仕組み：
- トリガー (Trigger): 自動化を開始する「きっかけ」となるイベントです。（例: Gmailで新しいスター付きメールを受信したら）
- アクション (Action): トリガーに応じて実行される処理です。（例: Trelloに新しいカードを作成する）
- Zap: このトリガーとアクションの組み合わせが「Zap」です。
Zapierは数千ものアプリに対応しており、Google Workspaceの各アプリ（Gmail, Sheets, Drive, Calendar, Formsなど）との連携も非常に豊富です。
なぜGoogle WorkspaceとZapierを連携させるのか？
- 圧倒的な時間節約: 毎日、毎週繰り返していた単純作業を自動化し、より創造的な業務に集中できます。
- ヒューマンエラーの撲滅: 手作業による転記ミス、コピペミス、通知漏れなどを根本からなくし、業務の正確性を高めます。
- 非エンジニアでも自動化を実現: 専門知識がなくても、現場の担当者自身が「あったらいいな」と思う自動化を自分の手で構築できます。
- 情報の流れをスムーズに: バラバラだったツール間の情報が自動で連携され、仕事のワークフローが円滑になります。
【自動化レシピ10選】コピペ作業にサヨナラ！
ここでは、非エンジニアの方でも比較的簡単に設定できる、Google Workspaceと連携したZapierの自動化レシピを10個ご紹介します。
- レシピ1：Gmailの添付ファイルをGoogleドライブの特定フォルダに自動保存
- トリガー: Gmailで特定の条件（例: 件名に「請求書」を含む、特定の差出人から）を満たす新しいメールを受信する。
- アクション: そのメールの添付ファイルを、Googleドライブの指定したフォルダ（例: 「経理」>「受信請求書」）に自動で保存する。
- 効果: 請求書などの重要ファイルを、手作業でダウンロード＆アップロードする手間なく、自動で整理・保管できます。
- レシピ2：Googleフォームの回答をChat/Slackに即時通知
- トリガー: Googleフォームに新しい回答が送信される。
- アクション: Google Chatの指定スペースやSlackのチャンネルに、回答内容の概要を通知として投稿する。
- 効果: Webサイトからの問い合わせや、イベント申し込みに即座に気づき、迅速な対応が可能になります。
- レシピ3：Facebookリード広告の新規リードをスプレッドシートに自動追加
- トリガー: Facebookリード広告で新しいリード（見込み客情報）を獲得する。
- アクション: Googleスプレッドシートの指定したシートに、リードの情報を新しい行として追加する。
- 効果: 広告で獲得した大切なリード情報を、手動でダウンロード・転記する手間なく、リアルタイムでリスト化し、営業チームと共有できます。
- レシピ4：Googleカレンダーの予定をタスク管理ツール（Trello/Asana）に登録
- トリガー: Googleカレンダーで特定のキーワード（例: 「【タスク】」）を含む新しい予定が作成される。
- アクション: Trelloの指定したボードに新しいカードを作成する、またはAsanaに新しいタスクを作成する。
- 効果: カレンダー上で決めたタスクや締め切りを、タスク管理ツールに転記する手間と漏れを防ぎます。
- レシピ5：スプレッドシートの行追加を基にGmailで定型文メールを送信
- トリガー: Googleスプレッドシートに新しい行が追加される。
- アクション: Gmailで、その行のデータ（例: 顧客名、商品名）を本文に差し込んだ定型文メールを自動送信する。
- 効果: セミナー申込者へのお礼メール、資料請求者への資料送付メールなどを自動化できます。
- レシピ6：ECサイト（Shopify等）の新規注文をスプレッドシート＆Chatへ
- トリガー: ShopifyなどのECプラットフォームで新しい注文が入る。
- アクション: (1)注文情報をGoogleスプレッドシートの売上管理シートに記録し、(2)Google Chatの受注担当スペースに「新規注文あり！」と通知する。
- 効果: 受注状況のリアルタイム把握と、迅速な発送処理をサポートします。
- レシピ7：Googleマイビジネスの新規レビューをChat/Gmailへ通知
- トリガー: Googleビジネスプロフィール（旧Googleマイビジネス）に新しいレビューが投稿される。
- アクション: レビューの内容と評価（星の数）を、Google ChatやGmailで店舗責任者や広報担当者に通知する。
- 効果: お客様からの貴重な声にいち早く気づき、感謝の返信やサービス改善に繋げることができます。
- レシピ8：特定のGmailメールをNotionのデータベースへ記録
- トリガー: Gmailで特定のラベル（例: 「重要顧客」）が付いたメールを受信する。
- アクション: Notionの顧客対応履歴データベースに、メールの差出人、件名、概要などを新しいアイテムとして追加する。
- 効果: 重要な顧客とのやり取りを、ナレッジベースであるNotionに自動で蓄積できます。
- レシピ9：Googleドライブの特定フォルダへのファイル追加をタスク化
- トリガー: Googleドライブの「要レビュー」フォルダに新しいファイルが追加される。
- アクション: AsanaやTrelloに「〇〇（ファイル名）のレビュー」というタスクを自動で作成し、担当者を割り当てる。
- 効果: デザインの確認依頼や、報告書のレビュー依頼などを、ファイルをアップロードするだけでタスク化でき、依頼漏れを防ぎます。
- レシピ10：YouTubeの新着動画をチームのChatスペースで共有
- トリガー: 自社のYouTubeチャンネルで新しい動画が公開される。
- アクション: Google Chatの「マーケティング」スペースなどに、動画のタイトルとURLを自動で投稿する。
- 効果: 新しいコンテンツが公開されたことを、社内チームにタイムリーに共有し、SNSでの拡散などを促せます。
【私の視点】非エンジニアが自動化で失敗しないための心構え
Zapierのようなツールは魔法のようですが、最初の一歩でつまずかないためには、いくつかの心構えが大切です。
- 「一番、時間を取られている単純な繰り返し作業」から自動化する: いきなり複雑なフローを考えるのではなく、まずは「毎週このデータをコピペしている」「毎日このメールを手で送っている」といった、最も苦痛を感じている単純作業を一つ見つけましょう。そこを自動化できると、効果を大きく実感でき、次のステップへの意欲が湧きます。
- Zapierの「テンプレート（Explore）」を真似てみる: Zapierには、よく使われる自動化の組み合わせがテンプレートとして多数用意されています。まずはそれを眺めて、「こんなことができるんだ！」と知るだけでも面白いですし、似たようなテンプレートを少し改造するところから始めるのが、一番の近道です。私も新しい連携を考える時は、まずテンプレートを検索します。
- 完璧を目指さず、まずは1つのZapを動かすことに集中する: 最初から多くの条件分岐や複数のアクションを組み合わせようとすると、設定が複雑になり挫折しがちです。「Gmail→スプレッドシート」のような、トリガー1つ、アクション1つのシンプルなZapをまず確実に動かすことを目標にしましょう。
- 無料プランの制限を理解し、その範囲で試す: Zapierの無料プランは、作成できるZapの数や、1ヶ月に実行できるタスク数に制限があります。しかし、自動化の基本的な考え方を学び、その便利さを体感するには十分です。まずは無料プランで試してみて、本当に価値があると判断したら有料プランを検討すれば良いのです。
大切なのは、「自分にもできるかも？」と信じて、小さな一歩を踏み出してみることです。その一歩が、あなたの働き方を大きく変えるきっかけになります。
まとめ：Google WorkspaceとZapier連携で、ノンコア業務から解放されよう
Google WorkspaceとZapierを連携させることで、これまで多くの時間を費やしていた定型業務や単純作業を、プログラミングの知識なしに自動化できます。これにより生まれた貴重な時間を、より創造的で、あなたのビジネスにとって本質的な業務に集中させることができるようになります。
今回ご紹介したレシピをヒントに、ぜひあなたの身の回りにある「自動化できる業務」を探してみてください。
Zapierと連携することで、Google Workspaceはあなたのビジネスにおけるあらゆる業務の「ハブ」となり得ます。この強力で拡張性の高いプラットフォームを、お得なプロモーションコードで導入しませんか？
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この記事が、あなたの業務自動化と生産性向上の第一歩となれば幸いです。