Google Chatで業務効率UP！知っておきたい活用術とは？

今回は、多くの企業で導入が進んでいるGoogle Workspaceのサービスの一つ、「Google Chat」に焦点を当て、その活用術についてお伝えしたいと思います。

特に、多くのタスクを抱え、チームで連携しながら業務を進める必要がある現代のビジネスパーソンにとって、Google Chatは非常に心強い味方となります。

本記事では、Google Chatの基本的な使い方から、生産性を劇的に向上させる応用的な活用術まで、具体的な例を交えながら分かりやすく解説して参ります。

Google Chatで生産性アップ！

Google Chatは、単なるチャットツールとして捉えられがちですが、その機能を最大限に活用することで、業務効率を飛躍的に向上させることができます。

その中でも、特に重要なポイントは、**「チャットスペース」**です。

チャットスペースとは、特定のプロジェクトやテーマごとに、メンバーとコミュニケーションを取ったり、ファイルを共有したりするための専用スペースのことです。

例えば、「新規事業企画」というプロジェクトチームがあれば、「新規事業企画」という名前のチャットスペースを作成します。そのスペース内で、メンバー間でのメッセージのやり取り、関連ファイルの共有、タスクの進捗管理などを行うことができます。

チャットスペースを活用する最大のメリットは、関連する情報やコミュニケーションを一元管理できる点にあります。

従来のように、メール、チャット、ファイル共有サービスなどを個別に利用していた場合、必要な情報を探すのに時間がかかったり、コミュニケーションが煩雑になったりしがちでした。

しかし、Google Chatのチャットスペースを活用すれば、必要な情報は全てチャットスペース内に集約されるため、情報を探す手間が省け、コミュニケーションもスムーズに行えます。

チャットスペースを使いこなすためには、以下の3つのポイントを意識することが重要です。

　チャットスペースは、細かく分けて作成する方が効果的です。

　例えば、「オフィス移転プロジェクト」という大きなプロジェクトがある場合、「オフィスレイアウト検討」「移転費用見積もり」「移転スケジュール調整」など、テーマごとにチャットスペースを分けていくと、情報が整理しやすくなり、コミュニケーションもよりスムーズになります。

　チャットスペースには、「タスク」機能が備わっています。この機能を活用することで、チャットスペース内で発生したタスクを、担当者と期限を明確にした上で依頼・管理することができます。

　例えば、会議中に「Aさん、来月の会議の議題をまとめて送ってください」と依頼されたとします。この場合、口頭で依頼を受けるだけでなく、チャットスペースの「タスク」機能を使って、「来月の会議議題まとめ」というタスクを作成し、担当者を西原さん、期限を来週末に設定します。

　こうすることで、依頼内容が明確になり、西原さんはタスクの進捗状況を随時確認できるため、依頼漏れやミスを防止することができます。

　複数のプロジェクトに携わっていると、チャットスペースの数も多くなり、重要なスペースが見つけにくくなることがあります。

　そのような場合は、「固定」機能を使いましょう。

　重要なチャットスペースを固定しておけば、常にチャットスペースリストの上部に表示されるため、すぐにアクセスすることができます。

Google Chatには、上記でご紹介した機能以外にも、知っていると便利な機能が豊富に用意されています。

ここでは、その中でも特に見落としがちな2つの機能をご紹介しましょう。

　Google Chatのチャット画面から、Gmailを作成することができます。

　例えば、チャットでやり取りをしている最中に、添付ファイル付きのメールを送信する必要がある場合、わざわざGmailの画面を開いてメールを作成する必要はありません。

　チャット画面から直接Gmailを作成することで、シームレスにコミュニケーションを進めることができます。

　Google Chatには、ビデオ通話や音声通話機能が搭載されています。

　パソコンやスマートフォンから簡単に利用することができ、社内外問わず、スムーズなコミュニケーションを実現することができます。

　例えば、チャットでやり取りをしている際に、より詳細な説明が必要な場合や、緊急性の高い内容を伝えたい場合などは、ビデオ通話や音声通話を活用することで、より円滑なコミュニケーションをとることができます。

今回は、Google Workspaceのサービスの一つであるGoogle Chatの活用術についてお伝えしました。

特に、チャットスペース、タスク機能、ビデオ通話・音声通話機能を効果的に活用することで、チーム全体で生産性を向上させることができるでしょう。

是非、明日からの業務にGoogle Chatを活用してみてください！

MEMO

当ブログでは、複数の記事で「Google Workspace」について紹介しています。ぜひ当記事と合わせてご覧ください。