「稟議書の承認待ちで3日間も業務が止まっている…」
「在宅勤務なのに、捺印のためだけに出社しなければならない」
「過去の稟議書を探すのに半日かかってしまった」
これらの悩みは、多くの企業が抱える共通の課題です。
実は、Google Workspaceと電子承認アプリを連携させることで、これらの問題をすべて解決できます。
この記事では、2025年8月時点の最新情報をもとに、実際に導入して業務効率が3倍向上した企業の事例を交えながら、具体的な設定方法と運用のコツをお伝えします。
なぜ今、稟議・捺印のデジタル化が急務なのか
日本企業の約87%が何らかのペーパーレス化に取り組んでいる一方で、稟議・捺印プロセスのデジタル化率はわずか23%にとどまっています（2025年経済産業省調査）。この差が生まれる背景には、根深い問題があります。
従来の稟議・捺印プロセスの具体的な問題点
ある製造業のA社では、新規設備投資の稟議に平均15営業日かかっていました。その内訳を分析すると、実際の検討時間はわずか2日で、残りの13日は以下のような非生産的な時間でした。
- 書類の物理的な移動時間：5日
- 承認者不在による待機時間：6日
- 差し戻し後の修正・再回覧時間：2日
さらに深刻なのは、こうした遅延が引き起こす機会損失です。B社では、競合他社に先を越されて3億円規模の案件を失注した経験があります。原因は、稟議承認の遅れによる見積書提出の遅延でした。
リモートワーク時代における新たな課題
2025年現在、多くの企業でハイブリッドワークが定着しています。しかし、紙ベースの承認プロセスが残っていると、以下のような新たな問題が発生します。
- 緊急対応の遅れ：在宅勤務中の承認者への連絡に時間がかかる
- セキュリティリスク：機密文書を自宅に持ち帰る必要が生じる
- 承認履歴の不透明性：誰がいつ承認したのか追跡できない
これらの問題を解決するには、単なる電子化ではなく、既存のITインフラと完全に統合された承認システムが必要です。
Google Workspaceを活用した電子承認フローの構築方法
Google Workspaceは、多くの企業で導入されているクラウド型の業務プラットフォームです。このプラットフォームと電子承認アプリを連携させることで、シームレスな承認フローを実現できます。
ステップ1：最適な電子承認アプリの選定
Google Workspaceと連携可能な主要な電子承認アプリを比較しました。
- Google Forms + Apps Script：無料で始められる基本的な承認フロー
- Collaboflow（コラボフロー）：日本企業向けに最適化された高機能アプリ
- X-point Cloud：大企業向けの統合ワークフローシステム
- SmartDB：複雑な承認ルートに対応可能な柔軟性の高いシステム
中小企業の場合、まずはGoogle Forms + Apps Scriptで簡易的な承認フローを構築し、段階的に専用アプリへ移行するアプローチがおすすめです。
ステップ2：Google Forms + Apps Scriptによる基本的な承認フロー構築
実際に、経費精算の承認フローを例に、具体的な設定手順を説明します。
1. Google Formsの作成
- 申請者情報（氏名、部署、メールアドレス）
- 経費項目（日付、金額、用途、領収書の画像アップロード）
- 承認者の指定（プルダウンメニューで選択）
2. Apps Scriptでの自動化設定
フォーム送信時に以下の処理を自動実行するスクリプトを作成します。
- 申請内容をGoogle Sheetsに記録
- 承認者へメール通知（承認用URLを含む）
- 承認/却下の結果を申請者へ通知
- 承認履歴をスプレッドシートに保存
実際のスクリプトサンプルは、Google Workspace Marketplaceで「Approval Workflow Template」として公開されているものを参考にできます。
ステップ3：専門アプリによる高度な承認フローの実装
より複雑な承認プロセスが必要な場合は、専門アプリの導入を検討します。たとえば、Collaboflowを使用した場合の導入手順は以下の通りです。
初期設定（所要時間：約2時間）
- Google Workspace管理コンソールでのAPI連携設定
- シングルサインオン（SSO）の設定
- 組織情報とユーザー情報の同期
承認フローの設計（所要時間：約4時間）
- 承認ルートの定義（金額による分岐、代理承認者の設定など）
- 申請フォームのカスタマイズ
- 通知ルールの設定（メール、Slack、Google Chat連携）
C社の事例では、導入から2週間で全社展開を完了し、承認にかかる平均時間を15日から2日に短縮することに成功しました。
ステップ4：電子印鑑・電子署名の導入
法的効力を持つ文書には、電子印鑑や電子署名の導入が必要です。Google Workspaceと連携可能な主要サービスは以下の通りです。
- GMOサイン：月額8,800円から利用可能、API連携対応
- クラウドサイン：国内シェアNo.1、Google Drive連携可能
- DocuSign：グローバル標準、多言語対応
これらのサービスは、Google Driveに保存された文書に直接電子署名を付与できるため、ファイルの移動や変換の手間がありません。
導入効果を最大化するための運用のコツ
システムを導入しただけでは、期待した効果は得られません。以下の点に注意して運用することが重要です。
段階的な導入アプローチ
D社では、以下の順序で段階的に導入を進めました。
- 第1段階（1ヶ月目）：経費精算のみ電子化
- 第2段階（3ヶ月目）：購買申請を追加
- 第3段階（6ヶ月目）：人事関連申請を追加
- 第4段階（12ヶ月目）：すべての稟議を電子化
この方法により、従業員の抵抗感を最小限に抑えながら、着実にペーパーレス化を進めることができました。
既存プロセスとの整合性確保
電子化に際して、以下の点を事前に確認・調整することが必要です。
- 社内規程の改定（電子承認を正式な承認方法として明記）
- 監査対応（電子データの保存期間、アクセス権限の設定）
- バックアップ体制（Google Vaultなどを活用した長期保存）
従業員への教育とサポート
E社では、以下の教育プログラムを実施して、スムーズな移行を実現しました。
- 管理職向け説明会（承認方法の変更点を重点的に説明）
- 一般社員向けハンズオン研修（実際の申請手順を体験）
- FAQ・マニュアルの整備（Google Sitesで社内ポータルを構築）
- ヘルプデスクの設置（導入後3ヶ月間は専任担当者を配置）
他の選択肢との比較検証
Google Workspace以外のプラットフォームを使用している企業向けに、代替案も検討しました。
Microsoft 365 + Power Automate
メリット
- Excelベースの申請書をそのまま活用可能
- SharePointとの連携により高度な文書管理が可能
- 既存のOffice文書資産を活かせる
デメリット
- 初期設定が複雑で専門知識が必要
- ライセンス費用が高額（E3プラン以上が必要）
完全独立型の電子承認システム
メリット
- 既存システムに依存しない柔軟な設計が可能
- カスタマイズの自由度が高い
デメリット
- 導入・運用コストが高額
- 従業員が新たにログイン情報を管理する必要がある
- 他システムとの連携に追加開発が必要
総合的に判断すると、すでにGoogle Workspaceを導入している企業にとっては、既存環境を活かした電子承認システムの構築が最も効率的です。特に、Google Workspaceのプロモーションコードを活用すれば、初期費用を抑えながら導入を進めることができます。
今すぐ始められる具体的なアクションプラン
ペーパーレス化の最後の壁である稟議・捺印プロセスのデジタル化は、もはや避けて通れない課題です。この記事で紹介した方法を実践することで、承認スピードの向上、コスト削減、そして何より従業員の働きやすさの向上を実現できます。
まずは以下の3つのステップから始めてみてください。
- 現状分析：現在の承認プロセスにかかる時間とコストを数値化する
- 小規模導入：Google Forms + Apps Scriptで1つの承認プロセスを電子化する
- 効果測定：導入前後の処理時間を比較し、改善効果を可視化する
さらに詳しい情報や導入支援が必要な場合は、Google Workspace認定パートナーへの相談をおすすめします。2025年8月現在、多くのパートナーが無料相談や導入支援サービスを提供しています。
デジタル化の波に乗り遅れないよう、今すぐ第一歩を踏み出しましょう。あなたの組織の生産性向上と、従業員の満足度向上が実現する日は、そう遠くありません。