毎日3時間の時短？ルーティンワークを自動化する簡単な方法

1日の終わりに、「今日も一日中忙しかったけど、一体何を進められたんだろう？」と、漠然とした疲労感に襲われることはありませんか？

その原因の多くは、あなたの貴重な時間を奪う「ルーティンワーク」にあります。

データのコピペ、定型文でのメール返信、日次レポートの作成…。

一つ一つは小さな作業でも、積み重なると1日に数時間もの時間を浪費しているケースは少なくありません。

もし、その単純作業をあなたの代わりに24時間365日文句も言わずに働いてくれる「ロボット」に任せられるとしたら、どうでしょう？

この記事では、プログラミングの知識が一切なくても、誰でも簡単に始められる「ルーティンワーク自動化」の方法と、それを実現する魔法のようなツールについて、分かりやすく解説します。

そもそも、どんな「ルーティンワーク」を自動化できるのか？

「自動化」と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、あなたの身の回りには自動化できる作業が溢れています。例えば、以下のような作業です。

情報転記・入力:
- Webフォームからの問い合わせ内容を、Excelやスプレッドシートに手でコピー＆ペーストしている。
- 名刺の情報を、顧客管理システム（CRM）に一件ずつ手入力している。
通知・共有:
- 毎朝、チームのSlackチャンネルに「本日のタスク一覧」を投稿している。
- 特定の条件（例: 新規受注）が発生するたびに、関係部署にメールで連絡している。
情報収集・集計:
- 競合他社のWebサイトを毎日チェックして、価格の変動を記録している。
- 複数の広告媒体の管理画面からデータをダウンロードし、レポート用に集計している。

私の視点：
自動化できる作業かどうかを見極めるポイントは、「これは、決まった手順に従って行う『作業』か？」と自問することです。もし答えが「はい」なら、それは自動化の候補です。創造的な思考や複雑な判断が不要な作業は、ツールに任せてしまいましょう。

これらの作業をプログラミングなしで自動化してくれるのが、「iPaaS（アイパース）」と呼ばれるクラウドサービスです。

iPaaSとは、一言で言えば「異なるクラウドサービス同士を繋ぐ、通訳さん」のようなツールです。通常、GmailとSlack、Google SheetsとNotionは直接会話できませんが、iPaaSが間に入ることで、サービス間のデータの受け渡しを自動的に行ってくれるのです。

画面上で「〇〇が起きたら、××を実行する」という指示を、まるでブロックを組み合わせるように設定できるため、専門知識は必要ありません。

iPaaSツールで実現できる、具体的な自動化レシピを3つご紹介します。

Webサイトのフォームから問い合わせが来ると、担当者のGmailに通知が届き、同時に顧客リストのスプレッドシートに情報が記録され、さらにSlackの担当チャンネルに「新規問い合わせあり！」と通知が飛ぶ。担当者は問い合わせに気づかない、転記を忘れるといったミスがなくなり、即座に対応を開始できます。

特定のキーワード（例: 自社製品名）を含むニュース記事やツイートが投稿されると、自動でその内容を収集。AI（ChatGPTなど）を使って内容を要約させ、毎朝9時にチームのSlackチャンネルに「本日の関連ニュースダイジェスト」として投稿する。チーム全員が情報収集に時間をかける必要がなくなります。

ECサイトのデータベースから毎晩、その日の売上データを自動で取得。商品ごとの売上や合計金額を計算し、グラフ化してSlackに投稿する。朝出社したときには、すでに日次レポートが完成している状態になります。

毎日当たり前のようにこなしているルーティンワーク。しかし、それは「あなたがやらなくてもいい仕事」かもしれません。その作業を自動化ツールに任せることで、あなたは1日に数時間という、かけがえのない時間を手に入れることができます。

まずは、あなたの業務の中で一番「面倒くさい」「時間がかかる」と感じる作業を一つ、自動化してみることから始めましょう。その小さな一歩が、あなたの働き方を、そしてビジネス全体を大きく変えるきっかけとなるはずです。

n8nなら、その小さな一歩から、会社全体の業務改革まで、あなたの成長に合わせて寄り添ってくれます。あなたの貴重な時間を取り戻す旅を、今日から始めてみませんか？