毎月、山のように届く取引先からの請求書の処理に追われていませんか。

従業員から提出される、フォーマットのバラバラな経費精算書のチェックと集計に疲弊していませんか。

バックオフィス、特に経理部門の業務は、定型的でありながらもミスが許されず、多くの企業で今なお紙ベースの作業が根強く残っている領域です。

私も、多くの中小企業様がこうした非効率な作業に貴重な人材と時間を費やしているのを見て、非常にもったいないと感じてきました。

しかし、ご安心ください。高価な専用システムを導入しなくても、普段お使いのGoogle Workspaceのツールを少し工夫して組み合わせるだけで、こうしたバックオフィス業務を劇的に効率化し、DX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩を踏み出せるのです。

この記事では、請求書処理と経費精算という、代表的な2つの業務を例に、Google Workspaceを活用して自動化・効率化するための具体的なワークフローをご紹介します。

【ご注意】この記事の情報は2025年7月時点のものです。Google Workspaceの各機能は変更される可能性があります。また、この記事は業務効率化のヒントを提供するものであり、会計・税務に関する専門的な助言ではありません。

なぜ経理・バックオフィス業務にGoogle Workspaceが有効なのか？

専門の会計システムではないGoogle Workspaceが、なぜバックオフィス業務のDXに役立つのでしょうか？その理由は、ツールの柔軟性と連携能力にあります。

- ペーパーレス化の推進: 紙の請求書や領収書をデジタルデータとしてGoogleドライブで一元管理できます。

– データ入力の自動化: Googleフォームを使えば、申請内容などを直接Googleスプレッドシートに転記する手間が省けます。
– 情報の一元管理と共有: スプレッドシートを簡易的なデータベースとして活用し、関係者間でリアルタイムに情報を共有できます。
– 場所を選ばない業務環境: クラウドベースなので、テレワークでも請求書の確認や経費精算の承認業務が可能です。
– 低コストで始められる: Google Workspaceのライセンスがあれば、追加費用なしでこれらの仕組みを構築できます。

【実践編1】請求書処理をデジタル化するワークフロー

紙やPDFで届く請求書を、受け取りから支払い管理まで一気通貫でデジタル化する流れです。

ステップ1：請求書の受け取り窓口をGmailで一本化

まず、請求書の受け取り窓口をデジタル化します。keiri@yourcompany.com や invoice@yourcompany.com といった、経理部用のGoogleグループ（メーリングリスト）を作成します。取引先には、今後このアドレスに請求書（PDF）を送ってもらうよう依頼します。これにより、担当者個人の受信トレイに請求書が埋もれるのを防ぎ、関係者全員が受信状況を把握できます。

ステップ2：請求書ファイルをGoogleドライブで一元管理

受信した請求書PDFは、Googleドライブの専用フォルダに保存します。例えば、「請求書」という共有ドライブを作成し、その中に「2025年」「06月」といった月別フォルダ、「未処理」「処理済」といったステータス別フォルダを作成すると管理しやすくなります。ファイル名も「YYYYMMDD_取引先名_請求書」のように統一ルールを決めると、さらに探しやすくなります。

ステップ3：Googleスプレッドシートで「請求書管理台帳」を作成

これがワークフローの中核です。スプレッドシートで以下のような項目を持つ「請求書管理台帳」を作成します。

請求日
取引先名
請求金額
支払期日
内容
担当部署/担当者
ステータス（例: 未処理, 承認依頼中, 承認済, 支払済）
請求書ファイルへのリンク（ドライブ上のPDFへのリンクを貼る）

Gmailに請求書が届いたら、この管理台帳に情報を転記します。（※この転記作業も、AIやOCRツールを使えば自動化の可能性がありますが、まずは手動でも効果は大きいです）

ステップ4：コメントやステータス更新で承認フローを円滑化

上長や担当部署への確認・承認依頼は、もう紙を回す必要はありません。

管理台帳の特定の行に対して、コメント機能を使って「@上長名〇〇の件、内容のご確認と承認をお願いします」とメンションします。相手には通知が届き、スプレッドシート上で確認・返信ができます。
上長は内容を確認後、ステータス列を「承認済」に更新します。
経理担当者は、フィルタ機能で「承認済」の請求書だけを表示させ、支払い処理を進めます。処理が完了したらステータスを「支払済」に変更します。

これにより、誰がボールを持っているのか、どの請求書がどのステータスにあるのかが一目瞭然になります。

【実践編2】経費精算プロセスを自動化するワークフロー

フォーマットがバラバラになりがちな経費精算も、フォームとスプレッドシートで劇的に効率化できます。

ステップ1：Googleフォームで「経費精算申請フォーム」を作成

全社統一の経費精算申請フォームを作成します。これにより、申請内容の標準化が図れます。

質問項目例: 申請日、氏名、所属部署、精算項目（例: 交通費, 会議費, 消耗品費）、日付、金額、内容・目的など。
領収書は「ファイルアップロード」機能で: スマートフォンで撮影した領収書の写真や、Webで購入した際の領収書PDFなどを、フォームから直接アップロードしてもらいます。アップロードされたファイルは、自動的にGoogleドライブの指定フォルダに整理されます。

ステップ2：Googleスプレッドシートで申請内容を自動集計

フォームの回答先として、新しいGoogleスプレッドシートを指定します。フォームが送信されるたびに、全ての申請内容がリアルタイムで自動的にこのシートに記録されていきます。手作業での転記は一切不要です。

ステップ3：スプレッドシート上で承認作業を完結

請求書処理と同様に、スプレッドシート上で承認フローを回します。

申請リストに「上長承認」「経理確認」といったステータス列を追加します。
上長は、定期的にシートを確認し、自分の部下の申請内容と添付された領収書（ドライブへのリンクが自動で記録されます）を確認し、問題がなければ「上長承認」列にチェックを入れる、または承認印の代わりに名前を入力します。
経理担当者は、「上長承認」済みの項目だけをフィルタで表示させ、内容を最終確認して支払い処理を行います。

【私の視点】バックオフィスDXを成功させるための考え方

これらのワークフローはシンプルですが、導入・運用を成功させるためには、いくつか意識しておきたいポイントがあります。

「完璧なシステム」より「まずは始める」ことの重要性: 最初から複雑な機能を盛り込もうとすると、挫折しがちです。まずは、紙やExcelでのやり取りを、フォームとスプレッドシートに置き換えるだけでも大きな一歩です。運用しながら、チームの意見を聞いて少しずつ改善していく、という姿勢が大切です。
「スプレッドシート」を簡易データベースとして育てる意識: フォームと連携したスプレッドシートは、単なる表ではなく、会社の貴重な「データベース」になります。フィルタ機能やピボットテーブルを使えば、後から「どの部署が一番経費を使っているか」「どの取引先からの請求が多いか」といった簡単な分析も可能です。私も、お客様には「このシートは会社の資産ですよ」とお伝えしています。
従業員への「入力ルール」の周知と、なぜそれが必要かの説明: フォームの各項目の入力方法や、ファイル名の付け方など、簡単なルールを設けて周知することが、データの質を高めます。その際、「こうしてください」と命令するだけでなく、「こうすると、後でみんなが楽になるからです」とメリットを伝えると、協力が得られやすくなります。
Google Apps Scriptという「次のステップ」を見据える: このワークフローに慣れてきたら、Google Apps Scriptを使えば、例えば「上長承認のステータスに更新されたら、経理担当者に自動でメール通知する」といった、さらに高度な自動化も可能です。「もっと便利にできるかも？」という探究心が、さらなる業務改善に繋がります。

まとめ：Google Workspaceで、経理・バックオフィス業務に革新を

Google Workspaceは、営業やマーケティング部門だけのツールではありません。経理・バックオフィス部門の定型的で時間のかかる作業を、専門的なシステムを導入することなく、低コストでデジタル化し、効率化するための強力な武器となり得ます。

請求書処理、経費精算、その他各種申請業務…。まずはあなたの部署で最も手間がかかっている業務から、Googleフォームとスプレッドシートを活用したDXにチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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この記事が、あなたの会社のバックオフィス業務改革の一助となれば幸いです。