従業員の入社や退職に伴う手続きは、人事・総務部門にとって非常に重要かつ、手間のかかる業務ですよね。
紙の書類のやり取り、手作業での情報転記、関係部署への連絡、そしてIT管理者へのアカウント発行や停止の依頼など、多くのステップが必要です。
特に中小企業では、専任者がおらず、他の業務と兼任しているケースも少なくありません。
私も、多くの中小企業様がこうした非効率な作業に貴重な人材と時間を費やしているのを見て、非常にもったいないと感じてきました。
しかし、ご安心ください。Google Workspaceのツールを少し工夫して組み合わせるだけで、こうしたバックオフィス業務を劇的に効率化し、DX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩を踏み出せるのです。
この記事では、Google Workspaceを活用して、面倒な入退社手続きを自動化し、人事労務管理を劇的に効率化する秘訣を、具体的なワークフローを交えて解説します。
【ご注意】この記事の情報は2025年7月時点のものです。Google Workspaceの機能やインターフェースは変更される可能性があります。また、人事労務手続きには法的な要件も含まれます。必ず社会保険労務士などの専門家にもご相談の上、自社の運用を設計してください。
なぜ「入退社手続き」のDX（デジタル化）が重要なのか？
入退社手続きをデジタル化・自動化することには、単なる手間削減以上の大きなメリットがあります。
- 業務負担の大幅な軽減: 手作業による書類の作成、配布、回収、転記といった作業がなくなり、人事・総務担当者の負担が大きく減ります。
- 手続きの迅速化と抜け漏れ防止: 標準化されたフローにより、誰がやっても同じ品質で、迅速かつ正確に手続きを進められます。チェックリストを活用すれば、対応漏れも防げます。
– 新入社員の体験向上（オンボーディング）: スムーズでスマートな入社手続きは、新入社員に良い第一印象を与え、早期の定着と活躍に繋がります。
– セキュリティの強化（オフボーディング）: 退職者のアクセス権を迅速かつ確実に遮断し、情報漏洩リスクを低減します。
– ペーパーレス化によるコスト削減と情報管理: 紙の書類が減ることで、印刷コスト、保管スペース、書類を探す手間を削減できます。
【入社手続き編】Google Workspaceで実現するスムーズなオンボーディング
新入社員を温かく、そして効率的に迎え入れるためのワークフロー例です。
ステップ1：Googleフォームで入社手続き情報を一元化
まず、入社者に提出してもらう書類情報を、Googleフォームで作成した「入社手続きフォーム」に集約します。これにより、情報の収集窓口が一本化され、手書きによる判読不能や記入漏れを防ぎます。
- フォームの項目例: 氏名、住所、生年月日、緊急連絡先、通勤経路、給与振込口座情報など。
- ファイルアップロード機能の活用: 住民票や年金手帳のコピーなど、必要な書類を写真やPDFで直接アップロードしてもらいます。
ステップ2：スプレッドシートで従業員台帳を自動生成
フォームの回答先をGoogleスプレッドシートに連携させます。フォームから送信された情報は、リアルタイムで自動的にスプレッドシートに「従業員台帳」として蓄積されていきます。手作業での転記は一切不要です。
このシートをマスターデータとして、人事・総務・経理などの関係者間で安全に共有できます。
ステップ3：Googleサイトでオンボーディングポータルを作成
新入社員が必要な情報にすぐにアクセスできるよう、Googleサイトで簡単な「オンボーディングポータル」を作成します。入社前にURLを共有しておくと、新入社員の不安を和らげることができます。
- 掲載内容例: 歓迎メッセージ、会社の理念、就業規則や各種規程、社内ツールのマニュアル、組織図、最初の1週間のスケジュールなど。
ステップ4：Googleカレンダーで最初の1週間をサポート
新入社員の最初の1週間のスケジュール（オリエンテーション、各部署の紹介、上司との1on1ミーティングなど）を、テンプレートとしてGoogleカレンダーに登録しておき、入社者のアカウントが作成されたら、そのカレンダーを共有します。これにより、新入社員は何をすべきか明確になり、受け入れ側も準備がしやすくなります。
【退職手続き編】安全なオフボーディングのベストプラクティス
情報漏洩リスクを防ぎ、円滑な業務引き継ぎを行うためのワークフローです。
ステップ1：退職手続きチェックリストを作成
退職が決まったら、GoogleスプレッドシートやGoogle Tasksで「退職手続きチェックリスト」を作成し、人事、上司、本人、IT管理者など関係者と共有します。「貸与品の返却」「データの移行」「アカウントの処理」など、全てのタスクをリストアップし、担当者と完了日を明確にします。
ステップ2：管理コンソールでのアカウント即時停止とアクセス遮断
退職者の最終出社日当日、最も優先して行うべき作業です。Google Workspaceの管理コンソールから、該当アカウントのパスワードを強制リセットし、全てのアクティブなセッションからログアウトさせ、アカウントを「停止」状態にします。これにより、退職後の不正アクセスを完全に防ぎます。
ステップ3：メール・ドライブデータの確実な引き継ぎ
アカウント停止後、管理者は管理コンソールから退職者のデータを安全に引き継ぎます。
- Gmail: 後任者や上司にメールデータを移行、または必要な期間、自動転送設定を行います。
- Googleドライブ: 退職者のマイドライブにある業務ファイルを、後任者や共有ドライブに所有権ごと移管します。
- Googleカレンダー: 重要な定例会議や共有カレンダーの所有権を移管します。
ステップ4：ライセンス整理とアカウント削除
データの引き継ぎが完了したら、無駄なコストを発生させないために、速やかにライセンスを整理します。
- 不要になったライセンスは削除または新しい従業員に再割り当てします。
- 法的要件などでデータを長期間保持する必要がある場合は、より安価な「アーカイブユーザー（AU）」ライセンスへの切り替えを検討します。（※Enterpriseプラン等で利用可能）
- 全ての処理が完了したら、最終的にユーザーアカウントを削除します。
【私の視点】人事労務管理DXを成功させる、現場の知恵
ツールを導入するだけでなく、それをうまく組織に根付かせることがDX成功の鍵です。私の経験から、特に中小企業で効果的だったヒントをいくつかご紹介します。
- 「フォーム」をあらゆる申請業務の入り口と考える: 今回の入社・退職手続きだけでなく、休暇申請、交通費精算、備品購入依頼など、社内のあらゆる紙ベース・口頭ベースの申請をGoogleフォームに置き換えることで、業務の標準化と効率化が一気に進みます。まずは一番手間がかかっている申請業務から試してみるのがおすすめです。
- 連携された「スプレッドシート」は会社のマスターデータと位置づける: フォームから自動生成されるスプレッドシートは、ただの記録ではありません。それを「正」として扱うことで、情報の属人化を防ぎ、データに基づいた管理が可能になります。シートのアクセス権管理は厳密に行いましょう。
- 退職者対応は「セキュリティ最優先」の意識を徹底する: データの引き継ぎも重要ですが、何よりもまず退職日当日の「アクセス遮断」を徹底することが、会社を守る上で最も重要です。この手順だけは、どんなに忙しくても省略してはいけません。
- 自動化は「従業員体験の向上」にも繋がると意識する: スムーズな入社手続きは、新しい仲間への最高の歓迎メッセージになります。また、明確で丁寧な退職手続きは、辞めていく従業員との良好な関係を維持し、会社の評判を守ることにも繋がります。効率化だけでなく、従業員エンゲージメントの観点からも、これらの取り組みは非常に価値があります。
私がお手伝いしたある企業様では、入社手続きをフォーム化したことで、人事担当者の作業時間が月あたり10時間以上削減され、その時間を新入社員とのコミュニケーションや研修企画に使えるようになったと、大変喜ばれていました。
まとめ：Google Workspaceで、人事・総務の定型業務から解放されよう
入退社手続きのような定型的で重要な業務こそ、デジタル化と自動化による改善効果が最も大きい領域の一つです。Google Workspaceのツールをうまく組み合わせることで、高価な専門システムを導入することなく、コストを抑えながら人事労務管理のDXを実現できます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
人事労務管理といったバックオフィス業務まで効率化できるのが、Google Workspaceの懐の深さです。会社全体の生産性基盤となるこのプラットフォームを、お得に導入しませんか？
当サイトでは、Google Workspaceの新規契約時に利用料金が最初の3ヶ月間15%OFFになるプロモーションコードを無料でご紹介しています。
▼ バックオフィス改革を、お得なコストで！
Google Workspace プロモーションコード【最新2025年版】15%割引クーポン無料配布中
この記事が、あなたの会社の人事労務管理の効率化と、より良い職場環境づくりの一助となれば幸いです。