経理担当者であれば、誰もが一度は頭を悩ませる「不明な入出金」。
銀行明細を見ても何の取引か分からない入金や、どの支払いに該当するか不明な出金が見つかることは珍しくありません。
さらに、仮払金や仮受金といった一時的な勘定科目の処理も、適切に管理しないと決算時に大きな問題となってしまいます。
この記事では、マネーフォワード クラウド会計を使って、これらの「困った取引」を効率的に処理する方法を解説します。
実際の画面操作から具体的な仕訳例まで、実務ですぐに活用できる情報をお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。
不明な入出金・仮勘定が生じる原因と経理への影響
不明な入出金や仮勘定は、日々の経理業務において避けて通れない問題です。これらが発生する主な原因と、放置した場合の経理への影響について詳しく見ていきましょう。
不明な入出金が発生する4つの主要原因
不明な入出金が発生する原因は、主に以下の4つに分類されます。
- 取引先からの連絡不足：振込人名義が略称や個人名になっており、どの取引先からの入金か判別できないケース
- 社内の情報共有不足：営業部門と経理部門の連携が取れておらず、新規取引の情報が経理に伝わっていないケース
- 口座引き落としのタイミングのずれ：クレジットカードの引き落としや自動引き落としのタイミングが予想と異なるケース
- 振込手数料の処理誤り：振込手数料が差し引かれて入金されたため、請求金額と一致しないケース
これらの原因により、月次決算のたびに不明な取引の調査に多くの時間を費やすことになります。特に中小企業では、経理担当者が1人または少人数で業務を行っているため、この調査作業が大きな負担となっているのが実情です。
仮払金・仮受金の適切な管理が必要な理由
仮払金や仮受金は、取引の内容が確定するまでの一時的な勘定科目ですが、これらを適切に管理しないと以下のような問題が生じます。
まず、税務調査において問題視される可能性があります。長期間にわたって仮勘定が残っていると、「実態のない取引ではないか」「利益操作をしているのではないか」といった疑念を持たれることがあります。実際に、決算期をまたいで仮勘定が残っている場合は、その理由を明確に説明できる必要があります。
また、財務諸表の信頼性にも影響します。仮勘定が多額に計上されていると、貸借対照表が実態を正確に表していないことになり、金融機関からの融資審査や投資家からの評価に悪影響を与える可能性があります。
マネーフォワード クラウド会計での不明入出金・仮勘定の処理方法
ここからは、マネーフォワード クラウド会計を使った具体的な処理方法について、実際の操作手順を交えながら解説します。マネーフォワード クラウド会計の自動仕訳機能を活用することで、これらの処理を大幅に効率化できます。
不明な入金の処理手順
不明な入金があった場合の処理手順は以下の通りです。
1. 自動取得された明細の確認
まず、「自動で仕訳」メニューから銀行明細を確認します。不明な入金は、仕訳候補が表示されていない、または「未確定勘定」として表示されることが多いです。
2. 仮受金として一時的に処理
取引内容が不明な場合は、一旦「仮受金」として処理します。具体的な仕訳は以下のようになります。
（借方）普通預金 100,000円 / （貸方）仮受金 100,000円
摘要：「○月○日 不明入金（調査中）」
3. メモ機能を活用した調査状況の記録
マネーフォワード クラウド会計のメモ機能を使って、調査の進捗を記録します。「誰に確認したか」「いつ回答予定か」などを記載しておくことで、後から確認しやすくなります。
4. 内容判明後の振替処理
調査により取引内容が判明したら、適切な勘定科目に振り替えます。例えば、A社からの売掛金回収だった場合は以下のような仕訳を行います。
（借方）仮受金 100,000円 / （貸方）売掛金 100,000円
摘要：「A社 ○月分売上代金回収」
仮払金の効率的な管理方法
仮払金は主に、従業員への前渡金や内容未確定の支払いに使用されます。マネーフォワード クラウド会計では、以下の方法で効率的に管理できます。
タグ機能を使った分類管理
仮払金に「出張仮払」「仕入仮払」などのタグを付けることで、内容別に管理できます。これにより、月次決算時に未精算の仮払金を素早く把握できます。
補助科目の活用
従業員別や部門別に補助科目を設定することで、誰に対する仮払金なのかを明確に管理できます。例えば、「仮払金-営業部山田」のように設定します。
定期的な残高確認と精算促進
月次で仮払金残高一覧を出力し、1ヶ月以上経過している仮払金については精算を促します。マネーフォワード クラウド会計のレポート機能を使えば、補助科目別の残高推移も簡単に確認できます。
自動仕訳ルールの設定による処理の効率化
マネーフォワード クラウド会計の強みは、自動仕訳ルールを設定することで、同様の取引を自動的に処理できる点です。
例えば、特定の振込人名義からの入金は必ず売掛金の回収であることが分かっている場合、以下のようなルールを設定します。
- 条件：振込人名義に「カ）エービーシー」を含む
- 仕訳：（借方）普通預金 / （貸方）売掛金
- 補助科目：売掛金-ABC株式会社
このようなルールを積み重ねることで、不明な入出金の発生自体を減らすことができます。
他の会計ソフトとの比較と選択のポイント
不明な入出金や仮勘定の処理において、マネーフォワード クラウド会計と他の主要な会計ソフトを比較してみましょう。
主要会計ソフトの機能比較
マネーフォワード クラウド会計の強み
- 銀行明細の自動取得対応金融機関数が業界最多水準（3,600以上）
- AI学習による仕訳精度の向上が顕著
- メモ機能やタグ機能など、調査・管理に便利な機能が充実
- モバイルアプリでも仮勘定の確認・処理が可能
freee会計との比較
freee会計も自動仕訳機能は優れていますが、仮勘定の管理においては、マネーフォワード クラウド会計の方が補助科目やタグによる細かい分類がしやすい傾向があります。一方、freeeは経理初心者向けのガイド機能が充実しているため、経理経験が浅い方には使いやすいかもしれません。
弥生会計オンラインとの比較
弥生会計オンラインは、従来の会計ソフトに慣れている方には使いやすい設計ですが、自動仕訳の精度や対応金融機関数では、マネーフォワード クラウド会計に一歩譲ります。ただし、電話サポートが充実している点は弥生の強みです。
マネーフォワード クラウド会計が適している企業
以下のような企業には、特にマネーフォワード クラウド会計がおすすめです。
- 取引先が多く、入出金の件数が多い企業
- 複数の銀行口座やクレジットカードを使用している企業
- 経理業務の効率化を重視する成長企業
- リモートワークで経理業務を行いたい企業
特に、不明な入出金が頻繁に発生する企業では、マネーフォワード クラウド会計の自動仕訳機能とAI学習機能により、処理時間を大幅に短縮できます。
まとめ：効率的な経理業務の実現に向けて
不明な入出金や仮勘定の処理は、経理業務において避けて通れない課題ですが、適切なツールと方法を活用することで、大幅に効率化できます。
マネーフォワード クラウド会計を活用することで、自動仕訳による処理時間の短縮、タグやメモ機能による効率的な管理、AI学習による精度向上など、様々なメリットを享受できます。
まずは、現在お使いの会計処理方法を見直し、どの程度の時間を不明な取引の調査に費やしているか確認してみてください。もし月に数時間以上かかっているようであれば、マネーフォワード クラウド会計の導入を検討する価値は十分にあります。
1ヶ月の無料トライアルもありますので、まずは実際に使ってみて、自社の業務にどの程度効果があるか確認することをおすすめします。今すぐマネーフォワード クラウド会計の無料トライアルを始めることで、経理業務の新しい可能性を体験してください。