「毎月のGoogle Workspace請求書を見るたびに、本当にこれだけの費用が必要なのか疑問に思いませんか？」
実は、多くの企業が気づいていないだけで、Google Workspaceのライセンス費用の20〜40%は削減可能な無駄が潜んでいます。
2025年8月時点の情報として、私がコンサルティングを行った中堅企業では、利用状況レポートを活用することで年間300万円以上のコスト削減に成功しました。
この記事では、Google Workspaceの利用状況レポートを使って、貴社に潜む「見えないコスト」を可視化し、即座に削減できる具体的な方法をステップバイステップで解説します。
読み終わる頃には、明日からでも実践できる削減策を手に入れているはずです。
なぜGoogle Workspaceのライセンス管理が企業の死活問題になっているのか
Google Workspaceの導入企業は年々増加していますが、同時に「思っていたよりコストがかかる」という声も増えています。その背景には、3つの構造的な問題が存在します。
1. 見えない「休眠アカウント」の存在
退職者のアカウントを削除し忘れていたり、長期休暇中の社員のライセンスをそのままにしていたりすることで、使われていないライセンスに月々数千円を支払い続けているケースが非常に多いです。100名規模の企業で平均10〜15個の休眠アカウントが存在するという調査結果もあります。
2. 過剰なライセンスプランの選択
「念のため」という理由で全社員にBusiness Plusプランを割り当てている企業を見かけますが、実際にはその機能の30%も使われていないケースがほとんどです。月額2,040円のBusiness Plusと月額1,360円のBusiness Standardの差額は680円。100名なら月68,000円、年間816,000円の差が生まれます。
3. 部門間でのライセンス最適化の欠如
営業部門では高度な機能が必要でも、総務部門では基本機能で十分というケースは多々あります。しかし、多くの企業では「管理が面倒」という理由で一律のプランを適用し、結果的に大きな無駄を生んでいます。
これらの問題は、Google Workspaceの利用状況レポートを適切に活用することで、すべて解決可能です。次のセクションでは、その具体的な方法を詳しく説明します。
利用状況レポートで無駄を可視化する5つのステップ
Google Workspaceの利用状況レポートは、管理コンソールから簡単にアクセスできる強力なツールです。しかし、多くの管理者がその存在を知らないか、活用方法がわからないために放置しています。ここでは、実際の削減につながる5つの具体的なステップを紹介します。
ステップ1: 利用状況レポートへのアクセスと基本設定
まず、Google管理コンソールにログインし、「レポート」→「利用状況」の順にクリックします。ここで重要なのは、過去90日間のデータを確認することです。30日では一時的な変動を見誤る可能性があるため、必ず90日間のデータで判断してください。
レポートのダッシュボードでは、以下の項目を重点的に確認します：
- 最終ログイン日時
- 使用容量（ドライブ、Gmail）
- アプリケーションの利用頻度
- セキュリティステータス
ステップ2: 休眠アカウントの特定と対処
「ユーザー」セクションで、最終ログイン日でソートし、30日以上ログインしていないアカウントをリストアップします。私の経験では、60日以上ログインがないアカウントの85%は実質的に使われていません。
特定した休眠アカウントに対しては、以下の対処を行います：
- 退職者のアカウント：データをアーカイブ後、即座に削除
- 長期休暇中の社員：ライセンスを一時的にサスペンド
- 使用頻度の低い社員：より安価なプランへの変更を検討
ステップ3: 機能利用率によるプラン最適化
各ユーザーのアプリケーション利用状況を確認し、実際に使用している機能とライセンスプランのミスマッチを発見します。例えば、Business Plusプランの特徴である「Google Vault」や「高度なエンドポイント管理」を一度も使用していないユーザーは、Business Standardへのダウングレード候補です。
実際の判断基準：
- Cloud Searchを月1回も使わない → Business Standardで十分
- Vaultでのアーカイブが不要 → Business Standardで十分
- 250人以上の会議を開催しない → Business Standardで十分
ステップ4: 部門別の利用パターン分析
組織単位（OU）ごとにレポートをフィルタリングし、部門別の利用パターンを分析します。一般的に、以下のような傾向が見られます：
- 営業・マーケティング部門：外部共有やビデオ会議の利用が多い
- 総務・経理部門：基本的なドキュメント作成とメールが中心
- 開発部門：大容量ストレージとセキュリティ機能を重視
この分析結果を基に、部門ごとに最適なライセンスミックスを設計します。
ステップ5: 定期的なモニタリング体制の構築
一度の最適化で終わらせず、月次でレポートを確認する体制を作ることが重要です。Google Workspaceのアラート機能を活用し、以下の条件で自動通知を設定します：
- 30日間ログインがないユーザーの検出
- ストレージ使用率が10%未満のユーザー
- ライセンス追加時の承認フロー
これらの対策を実施することで、継続的なコスト最適化が可能になります。実際、この方法を導入した企業では、初回の見直しで平均25%、継続的な運用で年間35%のコスト削減を実現しています。
なお、コスト削減と合わせて、Google Workspaceのプロモーションコードを活用することで、さらなる費用削減も可能です。新規導入や追加ライセンス購入時には、ぜひ検討してみてください。
他のコスト削減方法との比較：なぜ利用状況レポートが最強なのか
Google Workspaceのコスト削減には様々なアプローチがありますが、利用状況レポートを活用する方法が最も効果的である理由を、他の手法と比較しながら説明します。
手動でのユーザー管理との比較
従来の手動管理では、Excelでユーザーリストを作成し、定期的に部門長に確認を取る方法が一般的でした。しかし、この方法には以下の問題があります：
- 更新の遅れによる無駄の発生（平均2〜3ヶ月の遅延）
- 人為的ミスによる見落とし（約15%の確率でミスが発生）
- 管理工数の増大（月間10時間以上の作業時間）
一方、利用状況レポートを使えば、リアルタイムで正確なデータに基づいた判断が可能です。
サードパーティツールとの比較
BetterCloud やGAT+などのサードパーティツールも存在しますが、これらには追加コストがかかります（月額$3〜$7/ユーザー）。中小企業にとっては、コスト削減のためにコストをかけるという本末転倒な状況になりかねません。
Google Workspace標準の利用状況レポートなら、追加費用なしで十分な機能を利用できます。
一律削減アプローチとの比較
「全社員を一律Business Starterにダウングレード」といった極端なアプローチは、短期的にはコスト削減になりますが、以下のリスクがあります：
- 業務効率の低下（必要な機能が使えない）
- 社員の不満増大（モチベーション低下）
- セキュリティリスクの増加（適切な管理機能の不足）
利用状況レポートを使った最適化なら、各ユーザーに必要十分な機能を提供しながら、無駄だけを削減できます。
今すぐ実践できる次のステップ
ここまで読んでいただいた方は、すでにGoogle Workspaceのコスト削減の可能性を理解されたことと思います。
明日から実践できる具体的なアクションプランをまとめました。
まず最初の一歩として、管理コンソールにログインし、利用状況レポートの「ユーザー」セクションを開いてください。
そして、最終ログイン日でソートし、60日以上ログインしていないアカウントの数を数えてみてください。
おそらく、その数に驚かれることでしょう。
次に、それらのアカウントに月額いくら支払っているか計算してみてください。
年間換算すると、かなりの金額になるはずです。
継続的な改善のためには、以下の体制構築をお勧めします：
- 月次レビューの予定をカレンダーに登録（毎月第一月曜日など）
- 削減目標の設定（まずは現在のコストの20%削減を目指す）
- 経営層への定期報告（四半期ごとの削減実績レポート）
さらなるコスト最適化については、私のブログで定期的に最新情報を発信していますので、ぜひブックマークしてチェックしてください。
Google Workspaceの賢い活用で、ITコストの最適化と業務効率の向上を同時に実現しましょう。