企業の研修やナレッジ共有において、動画コンテンツの活用はもはや当たり前となりました。
しかし、その一方で「どうやって安全に共有すればいいのか」という課題に直面している担当者の方も多いのではないでしょうか。
YouTubeは手軽ですが、限定公開にしてもURLが漏洩すれば誰でも視聴できてしまうリスクがあります。
かといって、専用の動画配信プラットフォームを導入するのはコストも手間もかかります。
実は、多くの企業がすでに導入しているGoogle Workspaceの「Googleドライブ」を活用することで、この課題を解決できることをご存知でしょうか。
この記事では、Googleドライブの優れた機能を最大限に活かし、セキュリティを確保しながら追加コスト不要で「社内YouTube」のような動画共有基盤を構築する具体的な方法を、ステップバイステップで詳しく解説します。
なぜ今「社内YouTube」が必要なのか？動画共有の課題とGoogleドライブの優位性
近年、多くの企業で動画による情報共有のニーズが高まっています。しかし、従来の方法ではいくつかの課題がありました。Googleドライブが、それらの課題をいかに解決し、理想的な「社内YouTube」となり得るのかを見ていきましょう。
従来の動画共有方法とその課題
これまで、社内での動画共有は主に以下の3つの方法で行われてきました。それぞれにメリットはありますが、同時に無視できない課題も抱えています。
- ファイルサーバーでの共有: 昔ながらの方法ですが、動画のような大容量ファイルの共有には不向きです。サーバーの容量を圧迫するだけでなく、視聴するたびにファイルをダウンロードする必要があり、利便性が低いのが難点です。ストリーミング再生に対応していないため、手軽さに欠けます。
- YouTube/Vimeoなど外部プラットフォームの利用: 手軽に動画をアップロードでき、ストリーミング再生も可能なため、多くの企業で利用されています。しかし、最大の懸念はセキュリティリスクです。「限定公開」設定にしても、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできてしまうため、機密情報を含む研修動画などの共有には適していません。意図せず一般公開してしまう人為的ミスのリスクも常に付きまといます。
- 専用の動画配信プラットフォームの導入: セキュリティや視聴分析機能など、ビジネス用途に必要な機能が揃っています。しかし、その分導入・運用コストが高額になりがちで、中小企業にとってはハードルが高い選択肢です。また、運用には専門的な知識が求められる場合もあります。
これらの課題を背景に、多くの企業が「コストを抑えつつ、安全で、かつ手軽に使える動画共有の仕組み」を模索しています。そこで注目されるのが、Googleドライブです。
Googleドライブが「社内YouTube」として最適な3つの理由
Googleドライブは単なるファイル保管庫ではありません。動画共有においても、他の選択肢を凌駕する優れた特徴を持っています。
- 圧倒的なセキュリティと権限管理
Googleドライブの最大の強みは、Google Workspaceの堅牢なセキュリティ基盤と連携した高度な権限管理機能です。組織内の特定のユーザーやグループにのみ視聴を許可したり、ドメイン外からのアクセスを完全にブロックしたりといった設定が直感的に行えます。これにより、YouTubeの「限定公開」とは比較にならないレベルで安全な動画共有が実現します。 - 優れたコストパフォーマンス
Googleドライブの機能は、Google Workspaceの利用料金にすでに含まれています。そのため、動画共有のために新たなツールを導入する必要がなく、追加コストが原則として発生しません。特に、十分なストレージ容量が提供されるBusiness Standard以上のプランを利用していれば、すぐにでも本格的な動画活用を始めることができます。 - 全従業員が使い慣れた操作性
多くの従業員が日常的に利用しているGoogleドライブなので、特別な研修を行わなくてもスムーズに導入できます。動画のアップロードはドラッグ＆ドロップで完了し、共有された動画は特別なアプリをインストールすることなく、PCやスマートフォンのブラウザから直接ストリーミング再生が可能です。この手軽さが、動画活用の文化を組織に根付かせる上で重要な要素となります。
これらの理由から、Googleドライブは多くの企業にとって、最も現実的で効果的な「社内YouTube」の選択肢となり得るのです。
実践！Googleドライブで安全な動画共有環境を構築する4ステップ
それでは、実際にGoogleドライブを使って「社内YouTube」を構築する具体的な手順を4つのステップで解説します。この手順通りに進めれば、誰でも簡単に安全な動画共有の仕組みを作ることができます。
ステップ1：動画コンテンツ用の「共有ドライブ」を作成する
最初のステップとして、動画を保管するための専用の場所を用意します。ここで重要なのは、個人の「マイドライブ」ではなく、「共有ドライブ」を利用することです。
なぜ「共有ドライブ」なのか？
共有ドライブに保存されたファイルの所有権は、個人ではなく組織（チーム）に帰属します。これにより、動画をアップロードした担当者が異動や退職をしても、ファイルが失われることなく、組織の資産として永続的に管理できます。個人のマイドライブで共有すると、その人が退職した際にファイルにアクセスできなくなるリスクがあるため、組織的な利用には共有ドライブが必須です。
作成手順：
- Googleドライブの左側メニューから「共有ドライブ」をクリックします。
- 画面上部の「＋新規」ボタンを押し、共有ドライブに名前を付けます（例：「研修動画ライブラリ」）。
- フォルダ構成を設計します。「新人研修」「コンプライアンス研修」「営業ノウハウ」のように、カテゴリごとにフォルダを分けると、後から動画を探しやすくなります。
ステップ2：適切な権限設定でセキュリティを担保する
共有ドライブを作成したら、次にセキュリティの要となる権限設定を行います。メンバーの役割に応じて、適切な権限を割り当てることが情報漏洩を防ぐ鍵となります。
権限の種類と使い分け：
- 管理者: メンバーの追加や削除、共有ドライブ自体の設定変更など、すべての操作が可能です。情報システム部門の担当者など、数名に限定するのが望ましいです。
- コンテンツ管理者: ファイルの追加、編集、移動、削除ができます。研修動画を作成・管理する部門の担当者などに割り当てます。
- 投稿者: ファイルの追加・編集はできますが、移動や削除はできません。
- 閲覧者（コメント可）/ 閲覧者: ファイルの閲覧のみが可能です。一般の従業員にはこの「閲覧者」権限を割り当てることで、動画のダウンロード、コピー、印刷を禁止でき、セキュリティを大幅に向上させることができます。
フォルダごとに異なる権限を設定することも可能です。例えば、「全社公開フォルダ」と「マネージャー限定公開フォルダ」を使い分けるといった柔軟な運用ができます。
ステップ3：動画をアップロードし、共有リンクを共有する
権限設定が完了したら、いよいよ動画をアップロードします。作成したフォルダに動画ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで簡単にアップロードできます。アップロードが完了すると、自動的に様々な解像度のストリーミング用データが生成され、すぐに再生可能な状態になります。
次に、共有したい相手に動画のリンクを知らせます。動画ファイルを右クリックし、「共有」を選択後、「リンクを取得」セクションで共有範囲を設定します。ここで「リンクを知っている全員」を選択してしまうとセキュリティが低下するため、必ず「（あなたの組織名）」または特定のユーザー・グループに限定してください。
取得したリンクは、Google ChatやGmailで通知したり、Googleカレンダーの予定に貼り付けたりすることで、スムーズに対象者へ共有できます。
ステップ4：【応用編】Googleサイトで動画ポータルサイトを作成する
さらに一歩進んで、まさに「社内YouTube」と呼べるような環境を構築したい場合、Googleサイトの活用が非常におすすめです。
Googleサイトは、プログラミングの知識がなくても直感的な操作でWebサイトを作成できるツールです。このGoogleサイトに、Googleドライブ上の動画を埋め込むことで、見やすいポータルサイトを作成できます。
挿入メニューから「Googleドライブ」を選択し、埋め込みたい動画ファイルを選ぶだけです。カテゴリごとにページを分けたり、検索機能を追加したりすることで、従業員が必要な情報をいつでも見つけられるナレッジベースとして機能します。Googleサイトのアクセス権限もGoogleドライブと同様に細かく設定できるため、セキュリティも万全です。
Googleドライブ活用を最大化するヒントと注意点
Googleドライブを「社内YouTube」として運用する上で、さらに効果を高めるためのヒントと、事前に知っておくべき注意点をいくつかご紹介します。（2026年1月時点の情報）
ストレージ容量を賢く管理する方法
動画ファイルは容量が大きいため、ストレージの管理は重要なポイントです。Google Workspaceはプランごとにストレージ容量が異なります。
- Business Starter: ユーザーあたり30GB
- Business Standard: ユーザーあたり2TB（プール制）
- Business Plus: ユーザーあたり5TB（プール制）
Business Standard以上のプランでは、組織全体でストレージ容量を共有する「プール制」が採用されており、非常に大きなメリットがあります。例えば、10人のチームでBusiness Standardを契約すれば、合計20TB（2TB × 10人）の広大なストレージを利用でき、動画コンテンツを大量に保存しても容量不足に陥る心配はほとんどありません。
これから動画を本格的に活用するなら、十分なストレージ容量を持つGoogle Workspace Business Standard以上がおすすめです。現在、当サイトではお得な15%割引が適用されるプロモーションコードを配布しています。コストを抑えて上位プランへ移行、または新規導入したい方は、ぜひこちらの「Google Workspace プロモーションコード【最新2026年版】15%割引クーポン無料配布中」の記事をご確認ください。
動画の視聴分析と代替案
一点注意すべきなのは、Googleドライブ単体では、YouTubeのように「誰が何分視聴したか」といった詳細な視聴分析機能は提供されていないことです。
しかし、代替案はあります。例えば、Googleフォームと連携させる方法です。研修動画の視聴後に、必須回答の簡単な理解度チェックテストやアンケートをGoogleフォームで作成し、そのフォームへのリンクを動画と共に共有します。フォームの回答状況を確認することで、誰が動画を視聴し内容を理解したかを間接的に把握することが可能です。また、管理者は監査ログを通じて、ファイルへのアクセス記録を確認することもできます。
動画作成の効率を上げる新機能「Google Vids」
Google Workspaceには、動画コンテンツの「作成」を効率化する素晴らしいツールも登場しています。それがAI搭載の動画作成・編集ツール「Google Vids」です。
Google Vidsを使えば、ドキュメントやスプレッドシートから必要な情報を引用し、AIのサポートを受けながら、ナレーション付きのビジネス動画を誰でも簡単に作成できます。これにより、研修動画やプロジェクトの報告動画など、これまで作成に手間がかかっていたコンテンツを迅速に制作できるようになります。Googleドライブでの共有と組み合わせることで、動画作成から共有までのプロセス全体がGoogle Workspace内で完結し、生産性が飛躍的に向上するでしょう。
まとめ：Googleドライブで安全かつ効率的な動画共有を始めよう
この記事では、Googleドライブを「社内YouTube」として活用し、安全でコスト効率の良い動画共有環境を構築する方法について解説しました。
重要なポイントを振り返ります。
- セキュリティとコストの両立: 既存のGoogle Workspace環境で、追加コストなく安全な動画共有が実現できる。
- 共有ドライブの活用: ファイルの所有権を組織に帰属させ、属人化を防ぎ、継続的な資産管理を可能にする。
- 柔軟な権限設定: 「閲覧者」権限を活用することで、意図しないダウンロードやコピーを防ぎ、情報漏洩リスクを最小限に抑える。
- Googleサイトとの連携: 動画を整理したポータルサイトを作成することで、利便性と検索性を高め、本格的なナレッジベースとして活用できる。
外部の動画配信サービスは高機能ですが、多くの企業にとってはGoogleドライブが提供する機能で十分な場合がほとんどです。まずは、すでにお持ちの研修資料やマニュアル動画を、小規模なチームで共有することから試してみてはいかがでしょうか。その手軽さと安全性の高さを、きっと実感できるはずです。
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