Google Workspace管理コンソール入門：ユーザー管理と基本設定をマスター

Google Workspaceの導入、おめでとうございます！

これから様々な便利機能を活用していく上で、まず最初に触れることになるのが「管理コンソール（Admin Console）」です。

これは、あなたの組織のGoogle Workspace全体を管理・設定するための、いわば「司令塔」のような場所です。

Google Workspaceを導入したら、まず触ることになるのが『管理コンソール』です。

初めてだと『何から手をつければ…』『設定項目が多すぎて難しそう…』と戸惑うかもしれませんが、ポイントを押さえれば大丈夫。

私も最初は試行錯誤しましたが、基本的な操作はすぐに慣れますよ。

この記事では、Google Workspaceを導入したばかりの管理者の方、特に中小企業やIT専任者がいない組織の担当者の方に向けて、管理コンソールの基本的な使い方、中でも最も重要となる「ユーザー管理」と、最初にやっておきたい「基本設定」を中心に、分かりやすく解説していきます。

【ご注意】管理コンソールの画面や機能は更新されることがあります。この記事は2025年4月時点の一般的な情報に基づいています。実際の画面で確認しながら進めてください。

管理コンソールへのアクセス方法

管理コンソールへは、以下の方法でアクセスします。

Webブラウザを開き、アドレスバーに admin.google.com と入力してアクセスします。
Google Workspaceの管理者アカウント（申し込み時に作成したアカウント、または後から管理者権限を付与されたアカウント）のメールアドレスとパスワードを入力してログインします。

ログインすると、管理コンソールのダッシュボード（ホーム画面）が表示されます。ここから様々な設定にアクセスできます。

まずはここから！ユーザー管理の基本

管理者が最も頻繁に行う作業の一つがユーザー管理です。従業員の入社・退職に合わせて適切に対応しましょう。

新しいユーザーを追加する

新しい従業員が入社した場合など、ユーザーアカウントを作成します。

管理コンソールで、[ディレクトリ] > [ユーザー] に移動します。
[新しいユーザーの追加] をクリックします。
ユーザーの姓名、メインのメールアドレス（ユーザー名@あなたのドメイン）、（必要であれば）組織部門、初期パスワードなどを入力します。（パスワードは初回ログイン時に変更を求める設定が推奨されます）
[新しいユーザーを追加] をクリックして完了です。

（補足）一度に多くのユーザーを追加したい場合は、CSVファイルを使った一括アップロード機能も利用できます。

ユーザー情報を編集・パスワードをリセットする

ユーザーの姓名が変わった場合や、ユーザーがパスワードを忘れてしまった場合などに対応します。

[ディレクトリ] > [ユーザー] で、対象のユーザー名をクリックします。
ユーザー情報ページが開くので、必要に応じて情報を編集します。
パスワードをリセットする場合は、[パスワードを再設定] をクリックし、新しいパスワードを自動生成するか手動で設定します。生成したパスワードをユーザーに安全な方法で伝えます。

ユーザーを停止・削除する（退職者対応）

従業員が退職した場合、アカウントを放置するとセキュリティリスクになります。状況に応じて停止または削除を行います。

ユーザーの停止: 一時的にアカウントへのアクセスをブロックします。データは保持されるため、後でアクセス権を復元したり、データを移行したりすることが可能です。退職直後など、データの扱いを検討する間はこちらが安全です。
ユーザーの削除: アカウントとそのデータを完全に削除します（一定期間内であれば復元可能な場合もあります）。削除する前に、必要に応じてそのユーザーのメールやドライブのデータを他のユーザーに移行するオプションがあります。データの完全削除は慎重に行ってください。

操作は、[ディレクトリ] > [ユーザー] で対象ユーザーを選択し、[その他のオプション] から [ユーザーを停止] または [ユーザーを削除] を選択します。

やっておきたい基本セキュリティ設定

組織全体のセキュリティレベルを高めるために、以下の設定は早めに行いましょう。

パスワードポリシーを設定する

推測されやすい簡単なパスワードを防ぐために、パスワードの強度（最低文字数や使用文字種）を設定します。

管理コンソールで、[セキュリティ] > [認証] > [パスワード管理] に移動します。
「強度」の項目で「強力なパスワードを適用する」にチェックを入れ、必要に応じて最低文字数を設定します。

2段階認証プロセスを有効化・必須にする

不正ログイン対策として非常に効果的な2段階認証プロセスの利用を、組織全体で強制（必須化）することを強く推奨します。

管理コンソールで、[セキュリティ] > [認証] > [2段階認証プロセス] に移動します。
「ユーザーに 2 段階認証プロセスを適用する」をオンにします。
「適用」の項目で「オン（強制）」を選択し、適用開始日や猶予期間を設定します。（従業員への事前周知が必要です）

その他、よく使う基本機能

上記以外にも、管理コンソールでは様々な管理が行えます。よく使うものをいくつかご紹介します。

グループ管理: info@ や sales@ のようなメーリングリスト（グループアドレス）を作成したり、特定のメンバーグループを作成してファイル共有の権限設定などに利用できます。（[ディレクトリ] > [グループ]）
請求とお支払い: 契約プランの確認、ライセンス数の変更、支払い方法の管理、請求書の確認などが行えます。（[お支払い] > [サブスクリプション]）
ドメイン管理: 独自ドメインの所有権確認状況や、MXレコードの設定支援などにアクセスできます。（[アカウント] > [ドメイン]）
サポートへのアクセス: 不明な点や問題が発生した場合、管理コンソール右上の「？」アイコンからヘルプ記事を検索したり、Google Workspaceサポートへ問い合わせたりできます。

管理者へのアドバイス：焦らず基本から

管理コンソールは多機能ですが、最初から全てを把握する必要はありません。

新しく管理者になった方へ、私からいくつかアドバイスです。

まずは「ユーザー管理」から慣れよう: 従業員の入退社に伴うユーザーの追加・停止・削除は、最も頻繁に行う基本操作です。まずはここをスムーズにできるようになりましょう。
「ヘルプ」と「学習センター」を活用しよう: 管理コンソール内の「ヘルプ（？アイコン）」は非常に優秀です。分からないことがあれば、まず検索してみましょう。Google公式の「Workspace管理者ヘルプ」や「学習センター」も非常に役立ちます。
いきなり高度な設定に手を出さない: DLP（データ損失防止）やコンテキストアウェアアクセスなど、高度な機能もたくさんありますが、これらは組織のポリシーや運用をしっかり考えた上で設定する必要があります。まずは基本的なセキュリティ設定（2段階認証、パスワードポリシー、共有設定の見直し）を固めるのが先決です。
定期的にログインして状況を確認する習慣を: 問題が起きてから慌ててログインするのではなく、月に一度でも良いので管理コンソールにログインし、アラートセンターに警告が出ていないか、ユーザー数は適切か、などを確認する習慣をつけると、問題の早期発見に繋がります。

焦らず、一つずつ基本操作と設定に慣れていくことが大切ですよ。