この情報は、2025年6月2日更新のGoogle Workspace アップデートブログからのものです。
日々の業務において、メールはコミュニケーションのハブとして欠かせない存在です。
しかし、メールで依頼されたタスクや議論された課題を、別途プロジェクト管理ツールに転記する手間や、ツール間を行き来する「コンテキストスイッチング」に時間を取られていませんか？
特に、アジャイル開発やプロジェクト管理で広く利用されているAtlassianのJiraは、多くの企業で導入されていますが、メールとの連携はこれまでスムーズとは言えない部分がありました。
そんな皆様に朗報です！
Google WorkspaceとAtlassianは、このワークフローの摩擦を解消するため、連携をさらに強化しました。
これまでGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライドで利用可能だったJiraとConfluenceのスマートチップ機能が、この度、Gmailでも利用可能になりました。
これにより、Gmailの受信トレイから直接、新しいJira課題を作成したり、既存の課題の最新情報を確認したり、さらには課題に対してアクションを実行したりすることが可能になります。あなたのワークフローを中断することなく、メールボックスがプロジェクト管理の強力なハブへと進化します。
新機能の概要：GmailからJiraが直接操作可能に！
2023年以来、Atlassianはプロジェクト管理とコンテンツコラボレーションの人気ツールを統合するJiraおよびConfluenceスマートチップを導入してきました。これにより、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド内でJira課題やConfluenceページに簡単にアクセスできるようになりました。そして今回、この統合はGmailへと拡大されます。
この新しい連携機能は、既存の「Jira and Confluence」Google Workspace Marketplaceアプリの一部として提供されます。
具体的にGmailで何ができるようになるのか？
新しいJira課題の作成: メールで依頼されたタスクやバグ報告を、メールの本文から直接、Jiraの新しい課題として作成できます。もう、Jiraの画面に切り替えて、内容をコピー＆ペーストする手間は不要です。
既存のJira課題の最新情報を確認: メールに記載されたJira課題のリンクが、スマートチップとして表示されます。このチップから、課題の現在のステータス、担当者、期日などの最新情報をGmailを離れることなく一目で確認できます。
Jira課題へのアクション実行: スマートチップの表示から、課題のステータスを変更したり、コメントを追加したり、担当者を割り当てたりといった、Jira上で行っていたさまざまな操作を直接Gmailから実行できます。
この統合により、「メールを読んだ後、Jiraを開いて、関連情報を入力して、またメールに戻る…」という一連の煩雑な作業が劇的に削減されます。すべての情報がGmail内に集約され、より集中して、途切れることなく作業を進めることが可能になります。
なぜこの連携が重要なのか？日本のビジネスシーンにおける価値
日本では、ビジネスにおけるメールの利用が依然として非常に活発です。そのため、メールとプロジェクト管理ツールの間のシームレスな連携は、生産性向上に直結する大きな意味を持ちます。
1. 情報連携の効率化と「二度手間」の解消
日本のビジネスでは、口頭やチャットでのやり取りの後でも、メールで正式な依頼や確認を行う習慣が根強くあります。このため、メールから発生するタスクが非常に多く、これらをJiraに転記する作業は、多くの企業で「二度手間」として認識されていました。
作業の発生源から直接課題化: クライアントからの要望メール、社内からのバグ報告メール、上司からの指示メールなど、あらゆる「やること」がメールで送られてきた際に、その場でJira課題として登録できるため、情報伝達のロスや転記ミスを防ぎます。
コンテキストスイッチングの削減: メールとJiraアプリケーション間の頻繁な切り替えが不要になることで、集中力が高まり、作業効率が向上します。これは、特にマルチタスクを強いられる日本のビジネスパーソンにとって、精神的な負担軽減にも繋がります。
2. 対応漏れの防止とタスク管理の徹底
メールの海に埋もれて、重要なタスクを見落としてしまう、といった経験はありませんか？ この連携は、そうしたリスクを大幅に軽減します。
メールからのタスク自動抽出: メールから直接Jira課題を作成することで、「あのメール、結局どうなったっけ？」というタスクの行方不明を未然に防ぎます。すべての対応がJira上で管理され、明確なワークフローに乗せられます。
ステータスの一元管理: 顧客からの問い合わせに対し、Jira課題として対応を進めながら、そのステータスをGmail上で確認・更新できるため、顧客への迅速な返信や、チーム内での状況共有がスムーズになります。
3. プロジェクト進捗のリアルタイム把握と迅速な意思決定
プロジェクトの進捗確認は、しばしば関係者へのメールでの問い合わせや、Jira画面へのアクセスを伴います。
リアルタイムな情報把握: Gmailでプロジェクト関連のメールを読んでいる最中に、関連するJira課題の最新ステータスがスマートチップで表示されるため、常にプロジェクトの「今」を把握できます。これにより、緊急性の高い課題に素早く対応したり、必要な意思決定を迅速に行うことができます。
報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の効率化: 例えば、「この課題、どうなっていますか？」というメールを受け取った際、Jiraにアクセスしなくても、Gmailから直接ステータスを更新して返信する、といったシームレスなやり取りが可能になります。
4. チームコラボレーションの促進
チームでの共同作業において、情報の共有と連携は不可欠です。
関係者への情報共有の円滑化: メールスレッドで議論された内容をJira課題に紐付けたり、Jira課題の最新情報をメールで手軽に共有したりすることで、チームメンバー間の情報格差をなくし、認識のズレを防ぎます。
ハイブリッドワーク・リモートワーク環境での生産性向上: 場所や時間にとらわれずに業務を進めるハイブリッドワークが普及する中で、ツール間の連携は生産性の生命線です。この連携は、オフィスとリモート、異なる環境で働くチームメンバー間のスムーズな協業を強力にサポートします。
利用開始は簡単！管理者とエンドユーザー向けガイド
この強力な新機能を活用するために、以下のステップで設定を進めましょう。
管理者向けの設定：アドオンのインストールまたは許可リストへの追加
Google Workspaceの管理者の方々は、エンドユーザーがこの機能を利用できるようにするために、「Jira and Confluence」アドオンを組織にインストールするか、許可リストに追加する必要があります。
Google Workspace 管理コンソールにログインします。
「メニュー」>「アプリ」>「Google Workspace Marketplaceアプリ」に移動します。
「アプリの追加」または「許可リストのアプリ」のオプションから、「Jira and Confluence」アプリを検索します。
アプリを選択し、組織全体にインストールするか、特定の組織部門に対して許可リストに追加します。
詳細については、Google Workspace 管理ヘルプ: 組織向け Marketplace アプリをインストールする をご参照ください。
エンドユーザー向けの設定：アドオンのインストール
管理者がアドオンを有効にしている場合、エンドユーザーは以下の手順でアドオンをインストールできます。
Atlassian Marketplaceの「Jira and Confluence」アドオンのリストにアクセスします。
「インストール」ボタンをクリックし、画面の指示に従ってGmailへの連携を許可します。
インストールが完了すると、Gmailの右サイドパネル（またはメールのコンテキストメニュー）にJiraのアイコンが表示されるはずです。
展開スケジュールと利用可能な対象
この新機能は、すでにすべてのGoogle Workspaceドメインで利用可能です。
迅速リリース（Rapid Release）ドメインおよび計画的リリース（Scheduled Release）ドメイン: すでに利用可能です。
この機能は、幅広いGoogle Workspaceのお客様に提供されます。
Google Workspaceの全エディションのお客様
Workspace Individual購読者
個人のGoogleアカウントユーザー
考慮事項とさらなる活用ヒント
この便利な機能を最大限に活用するために、いくつかの考慮事項とヒントを共有します。
学習コストと導入時のトレーニング: 新しいツール連携は、利用者に多少の学習コストを伴う場合があります。社内で簡単な利用ガイドを作成したり、操作説明会を実施したりすることで、スムーズな導入を促すことができます。
通知の管理: JiraとGmailの両方から通知を受け取ることになる場合、情報過多にならないよう、Jira側の通知設定を見直すことを検討しましょう。本当に必要な通知だけを受け取るように調整することで、集中力を維持できます。
既存のJiraワークフローとの整合性: 既存のJiraでの課題作成や更新のワークフローがある場合、Gmail連携をどのように組み込むかを事前にチーム内で検討し、ガイドラインを設けることで、混乱を防ぎ、効率的な運用が可能です。
Confluence連携の活用: このアプリはJiraだけでなくConfluenceとの連携も提供しています。関連するドキュメントや知識ベースへのアクセスもGmailから可能になるため、情報探索の効率も向上します。
スマートチップの力を再確認: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでもJiraとConfluenceのスマートチップが利用できることを改めてチームに周知し、Google Workspace全体でのシームレスな連携のメリットを最大限に引き出すようにしましょう。
まとめ
今回のGmailへのJiraとConfluenceの連携拡大は、Google WorkspaceとAtlassian製品のユーザーにとって、まさに待望のアップデートと言えるでしょう。メールボックスという日常的に利用するインターフェースから、プロジェクト管理の核心であるJiraに直接アクセスし、タスクを管理できることは、日々の業務の効率を飛躍的に向上させます。
これにより、「メールでのやり取り」と「プロジェクトの進捗管理」という二つの異なるタスクが、より有機的に結びつきます。情報伝達の遅延や対応漏れのリスクが減り、チーム全体の生産性とコラボレーションが強化されることでしょう。
ぜひこの新しい連携機能を活用し、あなたのワークフローをさらにスムーズに、そしてパワフルなものに変革してください。Gmailが、あなたのプロジェクトを成功に導く強力な司令塔となる日がやってきました。