「毎回同じようなタスクを、手作業で一つひとつ登録するのが面倒…」
「プロジェクトの立ち上げ時に、必要なタスクの抜け漏れがないかいつも不安になる。」
「課題の書き方が人によってバラバラで、情報の質が安定しない…」
日々の業務の中には、繰り返し発生する「定型作業」が数多く存在します。
これらの作業に時間を取られ、「もっと創造的な仕事に集中したいのに！」と感じている方も多いのではないでしょうか。
もしあなたが、そんな「繰り返しの手間」から解放され、業務の品質とスピードを同時に向上させたいと願うなら、プロジェクト管理ツール「Backlog」の「テンプレート機能」がその強力な解決策となります。（2025年6月現在の情報に基づきます）
この記事では、Backlogに搭載されている2種類のテンプレート機能（課題テンプレート・プロジェクトテンプレート）に焦点を当て、その基本的な使い方から、チームの生産性を劇的に向上させるための具体的な活用アイデアまでを徹底解説します。
「ただのコピー機能でしょ？」と思われがちなテンプレート機能の、真の価値と奥深い活用法を、独自の視点も交えながらご紹介します。
なぜテンプレート機能が重要なのか？「仕組み化」による業務効率化の本質
テンプレート機能とは、繰り返し発生するタスクやプロジェクトの「型」を事前に定義しておき、必要な時に簡単に呼び出して使える機能です。この「型」を作っておくことには、計り知れないメリットがあります。
- 作業時間の大幅な短縮：定型的なタスクの登録やプロジェクトのセットアップにかかる時間を削減し、本来の業務に集中できます。
- 抜け漏れやミスの防止：事前に必要な作業項目が網羅されたテンプレートを使うことで、「やるべきこと」の抜け漏れを防ぎ、ヒューマンエラーを減らします。
- 品質の標準化：記載すべき項目や手順がテンプレート化されることで、誰が作業しても一定の品質を保つことができます。
- ノウハウの形式知化と共有：優れた業務プロセスや成功したプロジェクトの手順をテンプレートとして残すことで、チーム全体のノウハウとして蓄積・共有できます。
Backlogは、タスク管理を効率化するための様々な機能を備えています。テンプレート機能は、その中でも特に定型業務の自動化と品質向上に大きく貢献します。Backlogの基本的な機能や全体像については、まず私たちのBacklog完全ガイド記事でご確認ください。
独自の視点：テンプレート機能の本質は、単なる「コピー＆ペースト」の効率化ではありません。それは、チームの「暗黙知」や個人の経験則といった、属人化しがちなノウハウを、誰でも再現可能な「形式知」へと変換し、業務プロセスに「仕組み」として組み込むことです。これにより、チームは個人のスキルだけに依存しない、安定したパフォーマンスを発揮できるようになります。
Backlogの2種類のテンプレート機能：「課題」と「プロジェクト」
Backlogには、用途に応じて使い分けられる2種類のテンプレート機能があります。（※テンプレート機能は有料プランで利用可能です）
- 課題テンプレート：個別のタスク（課題）のひな形です。「バグ報告」「議事録」「新規メンバーのオンボーディングタスク」など、繰り返し発生する単一のタスクをテンプレート化するのに適しています。
- プロジェクトテンプレート：複数の課題、カテゴリ、バージョン（マイルストーン）などをまとめた、プロジェクト全体のひな形です。「Webサイト制作」「イベント開催」「新規クライアント導入」など、一連のプロセスやタスク群が定型化されているプロジェクトを丸ごとテンプレート化するのに適しています。
「課題テンプレート」の作り方と実践的な活用アイデア5選
まずは、日々の細かな作業を効率化する「課題テンプレート」から見ていきましょう。
基本的な作り方：
プロジェクト設定画面の「課題テンプレート」メニューから、テンプレート名、課題の件名、詳細（本文）、種別、担当者、優先度、期限（例：作成日から7日後）などを設定し、保存します。課題作成時に、このテンプレートを呼び出すだけで、設定した内容が自動で入力されます。
活用アイデア
- バグ報告フォーマット：開発チームで特に有効です。「発生環境」「再現手順」「期待される結果」「実際の挙動」といった項目を詳細欄に記載したテンプレートを用意することで、報告の質が向上し、開発者は迅速に原因究明に取りかかれます。
- 新規メンバーのオンボーディングタスクリスト：「PCセットアップ」「アカウント申請」「社内ルール確認」「〇〇さんへの挨拶」など、新メンバーが入社時に行うべきタスクをチェックリスト形式でテンプレート化。教育担当者の負担を軽減し、受け入れの抜け漏れを防ぎます。
- 定例会議の議事録テンプレート：「日時」「場所」「参加者」「アジェンダ」「決定事項」「次回までのTODO（課題）」といった項目を予め用意。会議後に素早く、かつ質の高い議事録を作成できます。
- Web記事制作のチェックリスト：「キーワード選定」「構成案作成」「執筆」「校正」「画像作成」「WordPress入稿」「公開前チェック」といった一連の工程をチェックリストとしてテンプレート化。作業の抜け漏れを防ぎ、品質を担保します。
- 問い合わせ対応の記録フォーマット：カスタマーサポートなどで、顧客からの問い合わせ内容や対応履歴を記録するためのフォーマットとして活用。誰が対応しても均質な記録を残せます。
「プロジェクトテンプレート」の作り方とパワフルな活用アイデア3選
次に、プロジェクト全体の立ち上げを効率化する「プロジェクトテンプレート」です。
基本的な作り方：
プロジェクト設定画面の「プロジェクトテンプレート」メニューから作成します。既存の成功したプロジェクトをベースにテンプレート化することも、一から新規に作成することも可能です。テンプレートに含める課題リスト、カテゴリ、バージョン（マイルストーン）などを設定します。
活用アイデア
- Webサイト制作プロジェクト：「要件定義」「ワイヤーフレーム作成」「デザイン制作」「コーディング」「サーバー設定」「テスト」「公開」「検収」といった、Webサイト制作における一連のフェーズと主要タスクを丸ごとテンプレート化。プロジェクト立ち上げ時に、一瞬で必要なタスク群が生成され、すぐに作業を開始できます。
- イベント開催プロジェクト：「企画立案」「会場・備品手配」「登壇者調整」「集客ページ作成・広報」「当日運営マニュアル作成」「リハーサル」「アンケート作成・事後フォロー」など、イベント開催に必要な全てのタスクをテンプレート化。毎回ゼロからタスクを洗い出す手間が省け、質の高いイベント運営を実現します。
- 新規クライアントの導入支援プロジェクト：「キックオフミーティング」「環境設定」「操作トレーニング」「Q&A対応」「定期フォローアップ」など、新規クライアントに対する標準的な導入支援プロセスをテンプレート化。サービス品質を標準化し、顧客満足度を高めます。
独自の視点：「プロジェクトテンプレート」は、単なるタスクリストの複製ではありません。それは、チームが過去に培ってきた成功体験やノウハウを再利用可能な「勝利の方程式」としてシステムに組み込む行為です。これにより、プロジェクトの立ち上げが迅速化するだけでなく、過去の反省点を活かしたプロセス改善も行え、プロジェクト全体の品質と成功確率を高めることができます。テンプレートで作成される課題やカテゴリ、バージョンといった各機能について理解を深めておくと、より効果的なテンプレート設計が可能です。
テンプレート機能利用時の注意点：プランの確認を忘れずに
Backlogのテンプレート機能は非常に強力ですが、利用できるのは有料プラン（通常はスタンダードプラン以上）のユーザーです。フリープランやスタータープランでは、残念ながらテンプレート機能は利用できません。
もし、あなたのチームの業務に定型作業が多く、テンプレート機能による効率化のメリットが大きいと感じる場合は、スタンダードプラン以上へのアップグレードを検討する価値が十分にあります。Backlogの各料金プランと、テンプレート機能が利用可能なプランについては、Backlog完全ガイド記事の料金プラン比較セクションで詳しく解説していますので、そちらをご確認ください。
まとめ：テンプレート機能で「繰り返し」から解放され、創造的な仕事へ
Backlogのテンプレート機能は、日々の繰り返し作業を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の業務品質を標準化するための、シンプルかつ非常に効果的なソリューションです。テンプレートを活用することで、私たちは面倒な定型作業から解放され、より「考える」「創造する」といった付加価値の高い業務に集中できるようになります。これこそが、真の生産性向上と言えるでしょう。
あなたのチームの業務にも、テンプレート化できる「繰り返し」がきっと隠れているはずです。ぜひ、Backlogの無料トライアル（スタンダードプラン以上）でテンプレート機能の便利さを体験し、業務効率化の第一歩を踏み出してみてください。
（Backlog公式サイトで安全に登録・体験できます。スタンダードプラン以上をお選びください）
Backlogの評判や、他のユーザーによる様々な活用事例など、さらに詳しい情報はBacklog完全ガイド記事をご覧ください。この記事が、あなたのチームの業務プロセス改善の一助となれば幸いです。