社内の情報があちこちに散らばっていて、必要な資料を探すのに時間がかかっていませんか。
あるいは、プロジェクトの進捗状況や関連ファイルが整理されず、チーム内の認識齟齬が起きやすくなっていませんか。
多くの企業が直面するこれらの情報共有の課題は、業務の非効率化やミスの原因となりかねません。
実は、多くの人が毎日使っているGoogleのサービス群「Google Workspace」の中に、これらの問題を解決する強力なツールが隠されています。
それが、プログラミング知識が一切不要で、誰でも簡単にWebサイトを作成できる「Google Sites（グーグルサイト）」です。
この記事では、2026年2月時点の最新情報に基づき、Google Sitesを活用して高機能な社内ポータルやプロジェクトサイトを構築する方法を、具体的なステップと活用アイデアを交えて徹底的に解説します。
この記事を読み終える頃には、あなたも自社の情報共有を劇的に改善するサイトを構築できるようになっているはずです。
Google Sitesが社内ポータル構築に最適な3つの理由
数あるサイト作成ツールの中で、なぜGoogle Sitesが社内利用に特に適しているのでしょうか。その理由は、Google Workspaceというエコシステムの一部であることに集約されます。ここでは、他のツールにはないGoogle Sitesならではのメリットを3つの観点から解説します。
1. Google Workspaceとのシームレスな連携
Google Sitesの最大の強みは、Googleドライブ、カレンダー、ドキュメント、スプレッドシート、フォームといった他のGoogle Workspaceアプリとの圧倒的な連携力です。
例えば、社内ポータルのトップページに全部署共通のスケジュール（Googleカレンダー）を埋め込んだり、プロジェクトサイトに管理用のガントチャート（Googleスプレッドシート）や最新の議事録（Googleドキュメント）を直接表示させたりすることが、数クリックで完了します。
通常、Webサイトに情報を掲載するには、元データを更新した後、サイト上の情報も手動で更新する作業が必要です。しかし、Google Sitesならその必要はありません。Googleドライブ上のファイルを更新すれば、サイトに埋め込まれた表示も自動的に最新の状態に反映されます。これにより、情報の二重管理や更新漏れといったミスを防ぎ、常に正確な情報をチーム全体で共有できるのです。このリアルタイム性は、情報が頻繁に更新されるプロジェクトサイトやナレッジベースの運用において、計り知れない価値をもたらします。
2. プログラミング不要！直感的な操作性
従来のWebサイト制作には、HTMLやCSSといった専門知識が不可欠でした。しかし、Google Sitesは「ノーコード」ツールであり、プログラミングの知識が一切なくても、まるでパワーポイントやWordを操作するような感覚でサイトを構築できます。
テキストの追加、画像の挿入、レイアウトの変更、ページの追加といった基本操作は、すべて画面右側のメニューからドラッグ＆ドロップで直感的に行えます。Googleは「プロジェクトサイト」「チーム」「イベント」といったビジネスシーンですぐに使える豊富なテンプレートを用意しているため、デザインに自信がない方でも、最初から洗練された見た目のサイトを作成可能です。
この手軽さは、情報システム部門に頼ることなく、現場の各部署やプロジェクトチームが自律的に情報発信の場を持てることを意味します。必要な情報を、必要な人が、必要なタイミングで更新できる体制は、組織全体の情報共有のスピードと質を飛躍的に向上させるでしょう。
3. 追加コスト不要！Google Workspaceプラン内で利用可能
Google Sitesは、Google Workspaceのいずれかのプランを契約していれば、追加料金なしで利用できる標準機能の一つです。多くの企業がすでにGmailやGoogleドライブのためにGoogle Workspaceを導入しているため、実質的に無料で高機能な社内サイト構築ツールを手に入れられることになります。
専用の社内ポータルツールを導入する場合、初期費用や月額のランニングコストが発生しますが、Google Sitesならその心配は無用です。セキュリティ面でも、Google Workspaceの強固なアクセス管理機能と連携し、「組織内の全ユーザーに公開」「特定のグループ（例: プロジェクトメンバー）のみに限定公開」といった柔軟な権限設定が可能です。これにより、機密情報を扱うプロジェクトサイトなども安心して運用できます。
Google Workspaceの各プランは、利用できるストレージ容量やセキュリティ機能が異なります。自社の規模や目的に最適なプランを選ぶことが、Google Sitesを最大限に活用する第一歩です。プラン選びに迷った際は、各プランの機能を比較検討することをおすすめします。
【実践】5ステップで完成！Google Sitesでの社内ポータル構築手順
ここからは、実際にGoogle Sitesを使って社内ポータルサイトを構築する具体的な手順を5つのステップに分けて解説します。今回は、全社員が利用する基本的な社内ポータルを想定して進めていきましょう。
ステップ1: サイトの目的と構成を定義する
ツールを触り始める前に、最も重要なのが「サイトの目的」を明確にすることです。誰に、何を伝え、どんな行動を促したいのかを定義します。
- 目的の例:
- 全社員が必要な情報（規定、申請書、連絡先）にすぐアクセスできるようにし、バックオフィスの問い合わせを削減する。
- 会社のビジョンや最新ニュースを共有し、組織としての一体感を醸成する。
- 主なコンテンツ（ページ構成）の例:
- ホーム: 全社へのお知らせ、社長メッセージ、共有カレンダー
- 会社概要: 企業理念、沿革、組織図、役員紹介
- 部署紹介: 各部署の役割とメンバー紹介
- 各種申請・手続き: 経費精算、勤怠連絡、休暇申請などのマニュアルとフォームへのリンク
- ナレッジベース: 業務マニュアル、議事録アーカイブ、よくある質問（FAQ）
この設計図が、後のサイト構築の土台となります。いきなり完璧を目指さず、まずは最低限必要な情報から整理していくのが成功のコツです。
ステップ2: 新規サイトを作成しテンプレートを選択する
Googleドライブを開き、「新規」>「その他」>「Googleサイト」を選択して、新しいサイトの作成を開始します。白紙の状態から始めることもできますが、画面上部の「テンプレートギャラリー」をクリックすると、ビジネス用途の様々なテンプレートが表示されます。「チーム」や「プロジェクト」のテンプレートは社内ポータルのベースとして非常に優秀です。今回は「チーム」テンプレートをカスタマイズしていくことにしましょう。
ステップ3: 基本デザインとページ構成を設定する
テンプレートを選択したら、まずはサイト全体の骨格を作ります。
- サイト名の設定: 左上の「無題のサイト」に「株式会社〇〇 社内ポータル」のように分かりやすい名前を付けます。
- テーマの選択: 右側のメニューから「テーマ」を選び、サイト全体のフォントや基調色を設定します。会社のブランドカラーに合わせると統一感が出ます。
- ページの作成: 右側のメニューから「ページ」を選び、ステップ1で定義した構成に沿ってページを追加していきます。「+」アイコンから新しいページを作成し、ドラッグ＆ドロップでページの階層（親子関係）も設定できます。例えば、「各種申請・手続き」の下に「経費精算」「休暇申請」といったサブページを作成します。
ステップ4: 各ページにコンテンツを埋め込む
ここがGoogle Sitesの真骨頂です。右側の「挿入」メニューを使い、様々なコンテンツをページに追加していきます。
- テキストボックス: お知らせや説明文など、基本的なテキスト情報を入力します。
- 画像: ロゴや社員の写真をアップロードして配置します。
- 埋め込み: YouTube動画やGoogleマップなどを埋め込めます。
- Googleドライブ: ドライブ内のドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォルダなどを直接埋め込みます。例えば、「各種申請・手続き」ページに申請書フォーマットが入ったフォルダを埋め込むと、ユーザーはサイトから直接ファイルをダウンロードできます。
- カレンダー: 全社共通のイベントカレンダーや、特定のプロジェクトのスケジュールをページに表示します。
これらのパーツを組み合わせ、各ページに必要な情報を配置していきましょう。レイアウトはブロックのように自由自在に動かせるので、試行錯誤しながら最適な配置を見つけてください。
ステップ5: 共有設定を行い公開する
サイトが完成したら、いよいよ公開です。右上の「公開」ボタンをクリックします。
- ウェブアドレスの設定: サイトのURLを決めます。
sites.google.com/your-domain/portalのように、分かりやすい英数字を設定しましょう。 - アクセスできるユーザーの管理: ここが非常に重要です。「管理」をクリックし、公開範囲を設定します。「下書き」は編集権限を持つユーザー、「公開済みサイト」は閲覧権限を持つユーザーを指します。社内ポータルなので、通常は「公開済みサイト」を「（あなたの組織名）」に設定し、組織内の全員が閲覧できるようにします。
- 検索設定: 「一般公開の検索エンジンにサイトが表示されないようにリクエストする」に必ずチェックを入れ、社内情報が外部に漏れないようにします。
すべての設定を確認したら、再度「公開」ボタンを押して完了です。これで、あなたの会社専用のポータルサイトが誕生しました。
効果を最大化する！社内サイトの賢い活用アイデア4選
基本的なポータルサイトを構築するだけでも大きな効果がありますが、Google Sitesのポテンシャルはそれだけではありません。ここでは、さらに一歩進んで業務効率を劇的に改善する、4つの具体的な活用アイデアをご紹介します。
アイデア1: 新入社員向け「オンボーディングサイト」
新入社員が入社するたびに、人事や配属先の部署は同じ説明を繰り返していないでしょうか。この負担を軽減するのが「オンボーてディングサイト」です。会社の理念や沿革、組織図、就業規則といった基本情報から、各種ツールの使い方マニュアル、部署ごとの連絡先、よくある質問（FAQ）まで、新入社員が必要とする情報を一元化します。
チェックリスト形式のタスク（Googleスプレッドシートで作成）を埋め込んでおけば、新入社員は自身の進捗を管理しながら体系的に会社について学べます。動画コンテンツ（Googleドライブに保存した動画やYouTube）を埋め込んで、代表挨拶やオフィツアーを疑似体験してもらうのも効果的です。これにより、人事担当者の手間を削減しつつ、新入社員は自分のペースで安心して会社に馴染むことができます。
アイデア2: 属人化を防ぐ「ナレッジ共有サイト」
「あの件はAさんしか知らない」といった業務の属人化は、組織にとって大きなリスクです。Google Sitesを使えば、部署やチームごとの専門知識やノウハウを集約するナレッジベースを簡単に構築できます。
営業部であれば、成功事例の報告書（Googleドキュメント）や提案資料（Googleスライド）をまとめたサイトを作成。開発部であれば、コーディング規約や設計思想をまとめた技術ドキュメントサイトを構築します。検索機能も優れているため、過去の議事録やマニュアルもすぐに見つけ出せます。これにより、ベテランの暗黙知が組織の形式知へと変わり、退職による知識の損失を防ぎ、組織全体のスキルレベルの底上げにつながります。
アイデア3: 関係者全員が最新情報を共有できる「プロジェクト管理ハブ」
複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、情報共有のハブとなるサイトが絶大な効果を発揮します。プロジェクトの目的、憲章、WBS（作業分解構成図）といった基本情報をトップページに掲載。サブページには、以下のようなコンテンツを埋め込みます。
- 進捗管理: タスクリストやガントチャートを埋め込んだGoogleスプレッドシート
- 会議資料: 定例会の議事録やアジェンダを格納したGoogleドライブのフォルダ
- スケジュール: プロジェクト全体の主要マイルストーンを記したGoogleカレンダー
- コミュニケーション: 関連するGoogle Chatのスペースへのリンク
関係者全員がこのサイトをブックマークしておけば、「最新の資料はどこ？」「次の締め切りはいつ？」といったコミュニケーションコストが激減し、全員が同じ情報を見てプロジェクトを推進できます。
アイデア4: 問い合わせを削減する「各種申請・手続きポータル」
経費精算、住所変更、休暇申請など、バックオフィス部門には定型的な問い合わせが日々寄せられます。これらの手続きに関するマニュアル、申請フォーマット、提出先をまとめたポータルサイトを作成しましょう。
Googleフォームで作成した申請フォームをサイトに直接埋め込めば、ユーザーはサイト上で申請を完結できます。提出された内容は自動的にGoogleスプレッドシートに集計されるため、管理部門の業務も効率化されます。これにより、従業員はいつでも迷わず手続きを進められ、管理部門は定型的な問い合わせ対応から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
まとめ: Google Sitesで情報共有の新しい形を始めよう
この記事では、Google Sitesを活用して社内ポータルやプロジェクトサイトを構築する方法について、そのメリットから具体的な手順、応用的な活用アイデアまでを解説しました。
Google Sitesの魅力は、なんといってもGoogle Workspaceとの強力な連携と、プログラミング知識を必要としない手軽さにあります。これまで情報共有の仕組みづくりを諦めていた企業でも、今日からすぐに取り組むことが可能です。
まずは小規模なチームサイトや、特定のプロジェクトサイトから試験的に始めてみてはいかがでしょうか。その効果を実感すれば、きっと全社的な情報共有基盤へと発展させていきたくなるはずです。
そして、Google Sitesのポテンシャルを100%引き出すには、その基盤であるGoogle Workspace自体の理解と活用が不可欠です。Business Starter, Standard, Plusといった各プランで利用できる機能やストレージ容量は異なり、AIアシスタント「Gemini」の活用範囲も変わってきます。
もし、これからGoogle Workspaceの導入やプランの見直しを検討されているなら、ぜひ以下のガイド記事をご覧ください。各プランの詳細な比較はもちろん、当サイト限定で配布している2026年最新の15%割引プロモーションコードの入手方法も解説しています。賢く導入して、コストを抑えながら社内のDXを加速させましょう。
→ 『Google Workspace プロモーションコード【最新2026年版】15%割引クーポン無料配布中』で詳細を確認する
Google Workspaceには14日間の無料試用期間も用意されています。まずは実際に触れて、そのパワーを体感してみてください。