「社内の情報があちこちに散らばっていて、必要な時に見つからない！」
「新しいプロジェクトが始まるたびに、情報共有の仕組みを考えるのが大変…」
「全社的なお知らせや規定類を、もっと効率的に周知したい…」
多くの中小企業で、このような情報共有に関する課題は尽きません。
情報が整理されず、必要な人が必要な時にアクセスできない状況は、業務の非効率や混乱を招きます。
中小企業の経営者の方々からも、「情報が一元化されていないことによる非効率は、組織の大きな課題だ」とよく伺います。
そんな悩みを解決する強力なツールが、Google Workspaceに含まれる「Googleサイト」です。
驚くほど手軽に、専門知識がなくても、見栄えの良い情報共有サイト（社内ポータル、プロジェクトサイト、チームサイトなど）を構築できるのです。
私も、お客様に情報共有基盤の整備を提案する際、まずGoogleサイトの活用をおすすめすることがよくあります。
この記事では、Googleサイトを使って社内ポータルやプロジェクトサイトを簡単に構築するための基本的なステップと、サイト構成の「テンプレート案」をご紹介します。
Googleサイトとは？なぜ社内ポータル/プロジェクトサイトに最適なのか？
Googleサイトは、プログラミングやWebデザインの専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でWebサイトを作成できるツールです。特に以下の点から、社内向けの情報共有サイト作成に適しています。
- 簡単操作: 専門知識不要で、誰でも簡単にページ作成・編集が可能です。
- Google Workspaceとの強力な連携: Googleドライブのファイルやフォルダ、Googleカレンダー、Googleマップ、YouTube動画、Googleフォームなどを簡単にページに埋め込めます。
- 柔軟な共有設定: サイト全体やページ単位で、組織内の全ユーザー、特定のGoogleグループ、または個々のユーザーに対して閲覧・編集権限を設定できます。
- コスト効率: Google Workspaceのライセンスに含まれているため、追加費用なしで利用できます。
- モバイル対応: 作成したサイトは自動的にレスポンシブデザインとなり、スマートフォンやタブレットでも快適に閲覧できます。
Googleサイト作成の基本ステップ
基本的なサイト作成の流れは以下の通りです。
- 新しいサイトの作成: Googleドライブから [新規] > [その他] > [Googleサイト] を選択するか、
sites.google.comにアクセスして「新しいサイトを作成」から開始します。Googleが提供するテンプレートを利用することも可能です。 - サイト名とテーマの設定: サイトの目的が分かる名前を付け、全体のデザインテーマ（色、フォントなど）を選択します。
- ページの追加と階層構造の作成: ホームページに加え、必要な情報を整理するためのページを複数作成し、必要に応じて階層構造（サブページ）を作ります。
- コンテンツの挿入: 各ページにテキスト、画像、動画を配置します。特に、Googleドライブ内のドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォルダそのものをページに埋め込むことで、常に最新情報をサイトに表示できます。GoogleカレンダーやGoogleフォームの埋め込みも非常に便利です。
- ナビゲーションの設定: サイトの閲覧者が迷わないように、分かりやすいナビゲーションメニュー（通常はページ上部または左側）を設定します。
- 共有設定と公開: サイトを誰に見せるか（組織内限定、特定のグループ限定など）共有設定を行い、「公開」ボタンをクリックしてサイトを公開します。公開後も内容はいつでも編集・更新可能です。
【テンプレート構成案】社内ポータルサイトの作り方
（※これはあくまで構成案です。自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズしてください）
社内ポータルサイトは、従業員が必要な情報やツールにアクセスするための入り口です。
- ホームページ（トップページ）:
- 重要なお知らせ（最新3件など）
- 社内カレンダー（全社イベントなど）の埋め込み
- よく使う社内システムへのリンク集
- 新入社員紹介、社内報へのリンクなど
- 会社情報:
- 経営理念、ビジョン
- 組織図、各部署の役割紹介
- 沿革
- 就業規則・各種規程:
- 就業規則、勤怠管理ルール、経費精算規程など（Googleドキュメントで作成し、ページに埋め込むと管理が楽）
- 各種申請書・テンプレート:
- 休暇申請書、経費精算書などのフォーマット（Googleドキュメントやスプレッドシートで作成し、Googleドライブの共有フォルダへのリンクを掲載）
- プレゼン資料の会社テンプレートなど
- 部署別ページ（必要に応じて）:
- 各部署からのお知らせ、業務マニュアル、メンバー紹介など
- ITヘルプデスク・FAQ:
- 社内ITシステムの使い方、トラブルシューティング、よくある質問と回答
【テンプレート構成案】プロジェクトサイトの作り方
（※これも構成案です。プロジェクトの特性に合わせて調整してください）
プロジェクトサイトは、特定のプロジェクトに関する情報を集約し、関係者間のスムーズな連携を支援します。
- プロジェクト概要（トップページ）:
- プロジェクトの目的、ゴール、背景
- 期間、予算、主要マイルストーン
- 最新の進捗サマリー、重要なお知らせ
- メンバー表:
- プロジェクトメンバーの一覧、役割、連絡先（Google Chatのリンクなど）
- 進捗管理:
- 進捗報告（週報や月報など、Googleドキュメントやスライドで作成し埋め込み）
- 課題管理表（Googleスプレッドシートで作成し埋め込み）
- プロジェクト全体のスケジュール（Googleカレンダーやスプレッドシートで作成し埋め込み）
- 関連資料・ドキュメント:
- プロジェクト計画書、要件定義書、設計書、議事録、参考資料などを保管するGoogleドライブの共有フォルダをページに直接埋め込むと非常に便利です。
- 会議議事録:
- 定例会議や重要な打ち合わせの議事録（Googleドキュメントで作成し、リスト化してリンク）
- Q&A・FAQ:
- プロジェクトに関するよくある質問とその回答をまとめる。
Googleサイト運用のコツと注意点
- 運用担当者を明確にする: サイト全体の管理者、各ページやコンテンツの更新担当者を決め、責任の所在を明確にします。
- 情報は常に最新に: 古い情報が掲載されたままでは、サイトの信頼性が失われます。定期的な見直しと更新を心がけましょう。
- シンプルで分かりやすいナビゲーション: 誰でも目的の情報にたどり着けるよう、直感的なナビゲーションメニューとページ構成を意識します。
- モバイルからの閲覧も意識する: Googleサイトはレスポンシブ対応ですが、スマートフォンでも見やすい文字サイズやレイアウトを心がけると、より多くの従業員に活用されます。
中小企業がGoogleサイト活用で失敗しないために
Googleサイトは手軽な反面、うまく活用しきれていないケースも見受けられます。中小企業がサイト活用で失敗しないための、私なりの「勘所」です。
- 「完璧」より「まず公開して育てる」を目指す: 最初から全情報を網羅した完璧なサイトを作ろうとすると、時間ばかりかかって公開に至らないことがあります。まずは必要最低限の情報で良いので「公開」し、従業員からのフィードバックを得ながら「育てていく」というスタンスが重要です。
- 「誰が」「いつ」更新するのか、その「仕組み」を決める: これが一番重要かもしれません。担当者が曖昧だったり、更新が個人の善意頼みだったりすると、サイトはすぐに陳腐化します。「〇〇の情報は△△部が毎月更新する」といった具体的な更新ルールと担当者を明確にしましょう。
- Googleドライブとの連携を最大限に活かす！これに尽きる: 社内規程やマニュアル、申請書フォーマットなど、頻繁に更新される可能性のあるものは、Googleドキュメントやスプレッドシートで作成・管理し、そのファイルをGoogleサイトのページに「埋め込む」形にしましょう。こうすれば、元のファイル（ドライブ上のファイル）を更新するだけで、サイト上の情報も自動的に最新になります。サイト自体を編集する手間が省け、更新漏れも防げます。これは本当に強力な連携なので、ぜひ活用してください。
- 社員に使ってもらうための「仕掛け」を作る: せっかく作っても、見てもらえなければ意味がありません。「重要な会社からのお知らせは、まずこのポータルサイトに掲載します」と宣言したり、メール署名にポータルサイトへのリンクを入れたり、Chatで定期的に新着情報を流したりするなど、社員が自然とサイトを見るような「仕掛け」や「動線」を作りましょう。
私のお客様で、それまで紙や口頭での連絡が多かった会社が、シンプルなGoogleサイトで社内ポータルを立ち上げ、毎朝の朝礼で「今日の連絡事項はポータルを見てください」とアナウンスするようにしただけで、情報伝達の効率が劇的に改善した事例があります。
まとめ：Googleサイトで、社内の情報共有をスマートに革新しよう
Googleサイトは、専門的な知識やスキルがなくても、誰でも簡単に、そしてコストをかけずに、組織内の情報共有とコミュニケーションを円滑にするための強力なプラットフォームです。
社内ポータルとして全社的な情報発信のハブにするもよし、プロジェクトサイトとして特定のチームのコラボレーションを加速させるもよし。アイデア次第で、その活用範囲は無限に広がります。
「情報が散らばって困っている」「もっと効率的に情報を共有したい」と感じているなら、ぜひGoogleサイトの活用を検討してみてください。
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この記事が、あなたの会社の情報共有基盤構築と、Googleサイト活用のヒントとなれば幸いです。