「社内の情報があちこちに散らばっていて、必要な時に見つからない！」
「新しいプロジェクトが始まるたびに、情報共有の仕組みをゼロから考えるのが大変…」
「全社的なお知らせや規定類を、もっと効率的に全員に届けたい…」
このような情報共有に関する課題、あなたの会社でも起きていませんか？
情報が整理されず、必要な人が必要な時にアクセスできない状況は、日々の業務の非効率や思わぬ混乱を招く原因となります。
実は、その悩みを解決する強力なツールが、いつも使っているGoogle Workspaceの中に隠されています。
それが「Googleサイト」です。
驚くほど手軽に、専門知識がなくても、まるでプロが作ったような見栄えの良い情報共有サイト（社内ポータル）を構築できるのです。
私も、お客様に情報共有の仕組み作りをご提案する際、まずGoogleサイトの活用をおすすめすることが非常に多いです。
この記事を読めば、あなたも今日から情報共有の達人への第一歩を踏み出せます。
Googleサイトとは？なぜ社内の情報共有に「最強」なのか？5つの理由
Googleサイトは、特に社内向けの情報共有サイトを作る上で、他のツールにはない圧倒的なメリットを持っています。
- 1. 専門知識は一切不要！
パワーポイントを操作するような感覚で、ドラッグ＆ドロップでパーツを配置するだけ。プログラミングやデザインの知識は全く必要ありません。 - 2. ファイル更新の手間がゼロに！
Googleドライブ内のドキュメント、スプレッドシート、スライド、さらにはフォルダそのものをページに「埋め込む」ことができます。元のファイルを更新すれば、サイト上の表示も自動で最新に。これが最強の理由です。 - 3. 万全のセキュリティ設定
サイト全体やページ単位で、細かくアクセス権限を設定できます。「全社員に公開」「特定の部署だけに公開」「このページの編集は〇〇さんだけ」といった柔軟な管理が可能です。 - 4. 追加費用はかからない
Google Workspaceのライセンスに含まれているため、追加費用ゼロで利用できます。コストをかけずに強力な情報基盤を構築できるのは大きな魅力です。 - 5. スマホでも見やすいデザイン
作成したサイトは自動的にスマートフォンやタブレットの画面サイズに最適化されます。外出先や移動中でも、社員がストレスなく情報にアクセスできます。
【初心者でも安心】Googleサイト公開までの簡単6ステップ
基本的なサイト作成の流れは、驚くほどシンプルです。
- サイトの新規作成
Googleドライブから [新規] > [その他] > [Googleサイト] を選択するか、sites.google.comにアクセスして開始します。テンプレートを使えば、さらに時間を短縮できます。 - サイト名とテーマの設定
「〇〇社 ポータルサイト」など、目的が分かる名前を付けましょう。全体のデザイン（色やフォント）もワンクリックで変更できます。 - ページの追加と整理
「会社情報」「各種申請書」など、伝えたい情報のカテゴリごとにページを追加します。ページの下にサブページを作ることもでき、情報をきれいに整理できます。 - コンテンツの挿入（ここが楽しい！）
各ページにテキストや画像を追加していきます。特に、Googleドライブのフォルダや、Googleカレンダー、Googleフォームなどをページに埋め込むと、一気に「使える」サイトになります。 - ナビゲーションの設定
閲覧者が迷わないように、ページ上部や横に表示されるメニューを整えます。ページの順番を入れ替えるのもドラッグ＆ドロップで簡単です。 - 共有設定と公開
最後に、サイトを誰に見せるか（例: 組織内の全員）を設定し、「公開」ボタンをクリックすれば完了です。公開後も、いつでも好きな時に内容を更新できます。
【コピペOK】まずはコレを真似しよう！社内ポータルサイトの鉄板構成案
「どんなページを作ればいいか分からない…」という方のために、まずはこれを真似すれば間違いない、という構成案をご用意しました。これをベースに、自社に合わせてアレンジしてみてください。
- ホームページ（会社の玄関）
- 重要なお知らせ（最新3件など）
- 社内カレンダー（全社イベントや締め日などを埋め込み）
- よく使う社内システムへのリンク集（勤怠管理、経費精算など）
- 新入社員紹介など、コミュニケーションが活性化するコンテンツ
- 会社情報（私たちの羅針盤）
- 経営理念・ビジョン
- 組織図、各部署の紹介
- ルールブック（就業規則・各種規程）
- 就業規則、経費精算規程などをまとめたページ。Googleドキュメントで作成し、ページに埋め込むと更新が非常に楽になります。
- 申請書・テンプレート集（業務効率化の宝庫）
- 休暇申請書や各種テンプレートを保管したGoogleドライブの共有フォルダへのリンクを設置。探す手間が省けます。
- 部署別ページ（チームの掲示板）
- 必要に応じて、部署ごとのお知らせや業務マニュアルを置くスペースを用意します。
- 困ったときは（ITヘルプデスク・FAQ）
- PCのトラブルやツールの使い方など、よくある質問と回答をまとめておくと、問い合わせが減り双方の時間が節約できます。
【応用編】プロジェクトを加速させるプロジェクトサイト構成案
特定のプロジェクトに関する情報を集約し、関係者間のスムーズな連携を支援するサイトの構成案です。
- プロジェクト概要（トップページ）
- プロジェクトの目的、ゴール、背景
- 期間、予算、主要スケジュール
- 最新の進捗サマリー、重要なお知らせ
- メンバー表
- プロジェクトメンバーの一覧、役割、連絡先
- 進捗管理
- 課題管理表（スプレッドシートを埋め込み）
- プロジェクト全体のスケジュール（カレンダーやガントチャートを埋め込み）
- 関連資料置き場
- 企画書、設計書、議事録などを保管するGoogleドライブの共有フォルダを、ページに直接埋め込むのが絶対におすすめです。ファイルを探す手間がなくなります。
- 議事録一覧
- 定例会議などの議事録（ドキュメントで作成）へのリンクを時系列で並べます。
【ここが最重要】Googleサイト運用で「失敗する会社」と「成功する会社」の決定的な違い
Googleサイトは手軽な反面、作って満足してしまい「誰も見ない廃墟サイト」になってしまうケースも少なくありません。成功の鍵は、始める前の「考え方」と「仕組み」にあります。
失敗する会社がやりがちなこと
- 最初から完璧なサイトを目指してしまい、いつまで経っても公開できない。
- 誰が更新するのか曖昧で、情報がどんどん古くなっていく。
- ファイル自体をサイトにアップロードしてしまい、更新のたびに手間がかかる。
- サイトを作ったことを周知せず、社員の誰も存在を知らない。
成功する会社が実践している4つの鉄則
- 鉄則1：「完璧」より「まず公開」。60点でいいから始める。
最初から全ての情報を網羅する必要はありません。まずは最低限の情報で良いので公開し、社員に使ってもらいながらフィードバックを元に「育てていく」というスタンスが成功の秘訣です。 - 鉄則2：「誰が」「いつ」更新するかのルールを決める。
これが最も重要です。「〇〇の情報は△△部が毎月第1営業日に更新する」といった具体的な更新ルールと担当者を明確にしましょう。これを決めずに始めると、サイトは確実に陳腐化します。 - 鉄則3：Googleドライブ連携を使い倒す。これに尽きる！
社内規程やマニュアルなど、更新される可能性のある情報は、必ずGoogleドキュメントやスプレッドシートで作成し、そのファイルをGoogleサイトに「埋め込む」形にしてください。元のファイルを更新するだけでサイトの情報も自動で最新になるため、更新の手間と漏れを劇的に減らせます。 - 鉄則4：社員に見てもらう「仕掛け」を作る。
せっかく作っても、見てもらえなければ意味がありません。「重要な会社からのお知らせは、まずこのポータルサイトに掲載します」と全社に宣言する、Chatで定期的に新着情報を流すなど、社員が自然とサイトを見るような「動線」を意識的に作りましょう。
以前、紙や口頭での連絡が多かったクライアント様が、シンプルなGoogleサイトで社内ポータルを立ち上げ、「今日の連絡事項はポータルを見てください」と朝礼でアナウンスするルールにしただけで、情報伝達の効率が劇的に改善した事例があります。小さな一歩が大きな変化を生むのです。
まとめ：Googleサイトで、社内の情報共有をスマートに革新しよう
Googleサイトは、専門知識や追加コストなしで、組織内の情報共有とコミュニケーションを劇的に改善できる、非常に強力なツールです。
「情報が散らばって困っている」「もっと効率的に仕事を進めたい」と感じているなら、ぜひGoogleサイトの活用を検討してみてください。この記事のテンプレートを参考に、まずは小さな一歩から始めてみましょう。
情報共有の基盤が整うと、組織全体の生産性は確実に向上します。その強力な基盤となるGoogleサイトが標準で使えるGoogle Workspaceを、この機会にお得に導入しませんか？
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この記事が、あなたの会社の情報共有を次のステージへと進めるきっかけとなれば幸いです。