複数の事業を展開していたり、複数のグループ会社を運営していたりすると、組織間のコミュニケーションや情報共有に課題を感じることはありませんか。
「会社ごとにITシステムがバラバラで管理が煩雑…」。
「グループ全体での連携をスムーズにしたいが、ドメインが違うため不便…」。
このような悩みは、多くの企業が直面する共通の課題です。
実は、Google Workspaceの「マルチドメイン」機能を活用することで、これらの課題をスマートに解決できる可能性があります。
この記事では、複数事業やグループ会社を持つ企業のIT担当者様に向けて、Google Workspaceのマルチドメイン機能の基本的な知識から、具体的なメリット、そして設定時の重要なポイントまで、2025年12月時点の最新情報に基づき、分かりやすく解説します。
この記事を読めば、貴社の組織運営を次のレベルへと引き上げるヒントがきっと見つかるはずです。
Google Workspaceのマルチドメインとは？2つの方式を理解する
まずはじめに、「マルチドメイン」とは何か、その基本から押さえていきましょう。マルチドメインとは、文字通り1つのGoogle Workspace契約で、複数のドメインを管理・運用する機能のことです。これにより、ドメインごとに別々の契約を結ぶ必要がなくなり、管理が一元化されます。マルチドメインには、大きく分けて2つの方式があります。
「セカンダリドメイン」と「ドメインエイリアス」の違い
マルチドメインを理解する上で最も重要なのが、「セカンダリドメイン」と「ドメインエイリアス」という2つの方式の違いです。それぞれの特徴と用途は大きく異なります。
- セカンダリドメイン（Secondary Domain）
セカンダリドメインは、メインで契約しているドメイン（プライマリドメイン）とは全く別の、独立したドメインを追加する方式です。例えば、「example-holdings.com」をプライマリドメインとして契約し、グループ会社である「example-subsidiary.co.jp」をセカンダリドメインとして追加するようなケースです。この場合、各ユーザーはuser@example-holdings.comとuser@example-subsidiary.co.jpのように、どちらのドメインに所属するかを明確に分けた、固有のメールアドレスを持つことができます。組織やブランドが明確に分かれている場合に最適な方式です。 - ドメインエイリアス（Domain Alias）
ドメインエイリアスは、プライマリドメインの「別名」としてドメインを追加する方式です。例えば、「example.com」というプライマリドメインに対して、「example.co.jp」をドメインエイリアスとして追加します。この場合、user@example.comというメールアドレスを持つユーザーは、自動的にuser@example.co.jpというアドレスでもメールを受信できるようになります。いわば、1つのメールボックスに2つの住所が付与されるイメージです。会社のドメインをリニューアルした際や、入力間違いを防ぐ目的で似たドメインを取得した場合などに有効です。
どちらの方式を選ぶべきか？ユースケース別比較
では、自社の場合どちらを選べばよいのでしょうか。以下に具体的なユースケースをまとめました。
- セカンダリドメインが適しているケース
- 複数のグループ会社や事業部門があり、それぞれ独自のブランドや法人格を持っている。
- ユーザーごとに所属する会社（ドメイン）を明確に分けたい。
- ドメインごとにGoogle Workspaceのロゴを分けたい。
- ドメインエイリアスが適しているケース
- 旧社名のドメインと新社名のドメインの両方でメールを受信したい。
- 「.com」と「.co.jp」のように、複数のトップレベルドメインを所有しており、どれで送られても受信できるようにしたい。
- ドメインが異なるだけで、ユーザーや組織構造は完全に同一である。
多くのグループ企業にとっては、各社の独立性を保ちつつ管理を一元化できる「セカンダリドメイン」が第一の選択肢となるでしょう。
マルチドメインを利用するための前提条件
マルチドメイン機能は、Google Workspaceのすべてのエディションで利用可能です。Business StarterプランからEnterpriseプランまで、契約プランに関わらず設定できます。ただし、追加するドメインの所有権を証明する必要があるため、DNSレコード（TXTレコードやMXレコード）を編集できる権限が必須となります。事前にドメインの管理状況を確認しておきましょう。
【メリット徹底解説】マルチドメインがもたらす4つの組織変革
マルチドメイン運用は、単にドメインを増やせるだけでなく、企業経営に大きなメリットをもたらします。ここでは、特に重要な4つの変革について深掘りします。
メリット1: 統合管理によるIT部門の劇的な負担軽減
最大のメリットは、管理の一元化によるIT部門の負担軽減です。グループ会社ごとにGoogle Workspaceを契約している場合、管理者はそれぞれの管理コンソールにログインし、ユーザー追加やパスワードリセット、セキュリティ設定を行う必要があります。これは非常に手間がかかり、設定ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
マルチドメインを導入すれば、単一の管理コンソールからすべてのドメインのユーザーと設定を管理できます。ユーザーの一括作成、組織部門ごとのポリシー適用、セキュリティアラートの集中監視などが可能になり、運用効率が飛躍的に向上します。
メリット2: コスト削減とライセンスの最適化
コスト面でのメリットも見逃せません。一般的に、ユーザー数が多くなるほどボリュームディスカウントが適用されやすくなります。グループ全体のユーザーを1つの契約にまとめることで、全体としてライセンス費用を抑制できる可能性があります。また、人事異動でグループ会社間をまたいで異動する際も、ライセンスを再購入する必要はなく、管理コンソール上でユーザーのプライマリドメインを変更するだけで済みます。これにより、ライセンスの無駄をなくし、柔軟な人員配置に対応できます。
メリット3: グループ全体のシームレスな連携強化
マルチドメイン環境では、異なるドメインのユーザーであっても、デフォルトで同じ組織に所属していると見なされます。これにより、ドメインの壁を越えたシームレスなコラボレーションが実現します。
例えば、以下のようなことが可能になります。
- 別ドメインのユーザーの予定をカレンダーで簡単に確認・予約できる。
- Googleドライブ上のファイルやフォルダを「組織内の全員」という設定で共有できる。
- Google Chatで相手を名前で検索し、すぐにコミュニケーションを開始できる。
- Google Meetの招待もスムーズに行える。
物理的な組織の壁を越え、グループ全体の一体感を醸成し、プロジェクトの進行スピードを加速させます。
メリット4: 企業ブランドの統一と信頼性向上
M&A（企業の合併・買収）によってグループに加わった会社がある場合、しばらくは旧来のドメインを使い続けることが多いでしょう。セカンダリドメインを利用すれば、新しくグループに加わった会社のドメインも同じGoogle Workspace環境で管理しながら、各社のブランドアイデンティティを尊重したメールアドレスを継続して利用できます。これにより、従業員の混乱を招くことなく、取引先との関係性も維持できます。グループ全体で統一されたセキュリティポリシーを適用できるため、ガバナンスが強化され、企業グループとしての信頼性向上にも繋がります。
実践！マルチドメイン設定の3つの重要ポイント
マルチドメインのメリットを最大限に引き出すには、計画的な導入が不可欠です。ここでは、設定作業を進める上での3つの重要なポイントを解説します。
ポイント1: 綿密な事前準備とドメイン所有権の確認
設定作業で最も重要なのが、追加するドメインの所有権を証明することです。これは、ドメインのDNS設定にGoogleから指定されたTXTレコードまたはCNAMEレコードを追加することで行います。また、Gmailを利用するためには、MXレコードをGoogleのサーバーに向ける必要があります。
これらのDNSレコードを誰が管理しているのか、設定変更にはどれくらいの時間がかかるのかを事前に必ず確認してください。管理会社に依頼が必要な場合は、早めに連絡を取っておきましょう。所有権の確認ができない限り、設定は先に進めません。このステップをスムーズに進めることが、導入プロジェクト成功の鍵となります。
ポイント2: ユーザーへの影響を最小限に抑える移行計画
既存のユーザーがいる環境でドメインを追加・変更する場合は、慎重な移行計画が必要です。特に、セカンダリドメインのユーザーを作成したり、既存ユーザーのプライマリドメインを変更したりする際には注意が必要です。
- ユーザー名の競合: 新しく作成するユーザーのアドレスが、既存のユーザー名やエイリアスと重複しないように注意深く設計する必要があります。
- プライマリドメインの変更: ユーザーのプライマリドメインを変更すると、そのユーザーのGoogleドライブの共有設定などに影響が出る場合があります。変更後は、主要な共有ファイルへのアクセス権が維持されているかを確認することが重要です。
- ユーザーへの事前告知: いつ、何が、どのように変わるのかをユーザーに事前に明確に伝え、問い合わせに対応できる体制を整えておくことが、混乱を防ぐ上で不可欠です。
ポイント3: 設定後のテストと継続的な運用
ドメインの追加とユーザー設定が完了したら、必ずテストを行ってください。特に以下の項目は必須で確認すべきです。
- 追加したドメインのメールアドレスで、外部とのメール送受信が正常に行えるか。
- 異なるドメインのユーザー間で、カレンダーやファイルの共有が意図通りに機能するか。
- スマートフォンなどのモバイルデバイスで、新しいアカウント設定が問題なく完了するか。
問題がなければ本番運用を開始しますが、それで終わりではありません。組織変更や新しいグループ会社の追加など、ビジネスの変化に合わせてドメイン構成やユーザー設定を継続的に見直していくことが、マルチドメイン運用を成功させる上で重要です。
【応用編】マルチドメイン運用をさらに高度化するヒント
基本的な設定に加えて、いくつかの応用的なテクニックを使うことで、マルチドメイン環境の価値をさらに高めることができます。ここでは、一歩進んだ活用のヒントを2つご紹介します。
Google Cloud Identityとの連携で高度なID管理を実現
Google Workspaceは、ID管理プラットフォームである「Google Cloud Identity」と連携できます。これにより、Google Workspaceのアカウントを持たない非正規の従業員や外部協力者に対しても、Googleの認証基盤を使ったIDを発行できます。マルチドメイン環境でこれを利用すれば、グループ全体のすべての人員（正社員、契約社員、アルバイト、業務委託先など）のIDを一元的に管理し、セキュアなアクセス制御を実現できます。
導入コストを抑えるならプロモーションコードの活用も
グループ全体でGoogle Workspaceの導入やプランのアップグレードを検討する際、コストは重要な検討事項です。特にユーザー数が多い場合、少しの割引でも大きな差になります。Google Workspaceには、新規契約時に利用できるプロモーションコードが存在し、これを利用することで初年度の料金が15%割引になる場合があります。
マルチドメイン化を機にライセンス体系を見直す際は、こうした割引制度を上手に活用できないか検討してみましょう。最新のプロモーションコードの入手方法や適用条件については、以下のページで詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
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まとめ：マルチドメインでグループ全体の生産性を最大化しよう
本記事では、複数事業・グループ会社を持つ企業にとってのGoogle Workspace「マルチドメイン」運用のメリットと、設定における重要なポイントを解説しました。
マルチドメインを活用することで、以下の大きなメリットが得られます。
- IT管理の一元化による業務効率の向上
- ライセンス最適化によるコスト削減
- 組織の壁を越えたシームレスな連携
- 統一されたガバナンスによるブランド価値の向上
複数のドメインが乱立し、管理が煩雑になっている状況は、組織の成長を妨げる要因になりかねません。マルチドメイン運用は、その課題を解決し、グループ全体の生産性を飛躍的に高めるための強力な一手です。
まずは、自社のドメイン管理の現状と課題を整理し、マルチドメイン化によってどのようなメリットが得られるかを検討してみてはいかがでしょうか。
そして、Google Workspaceをよりお得に導入したい方は、以下のリンクから公式サイトの情報と合わせて最新のプロモーションコード情報を確認し、賢くコストを抑えながらDX推進の一歩を踏み出しましょう。