本記事はGoogle Workspace Updatesブログ（ https://workspaceupdates.googleblog.com/ ）の記事を元に、日本のGoogle WorkspaceユーザーおよびGoogle Workspaceに興味がある方々に向けて、2026年1月26日に公開された情報を分かりやすく解説したものです。
Google MeetのAI議事録機能「メモを作成（Take notes for me）」。
会議が終わると自動的に要約ドキュメントが生成される便利な機能ですが、管理者として気になるのは「そのドキュメント、誰に共有されるの？」という点ではないでしょうか。
機密性の高い会議の議事録が、意図せず社外の参加者にも共有されてしまったら大変です。
そんな懸念を解消するため、管理者が「AI議事録の共有ルール」を細かく制御できる新機能が追加されました。
2026年1月26日より、管理コンソールから以下の2つの設定が可能になります。
デフォルトの共有範囲を設定する
会議主催者による設定変更を禁止する
今回は、この新しい管理機能がどのようにセキュリティ強化に役立つのか解説します。
管理者ができるようになったこと
1. デフォルト共有範囲の設定
AIが作成した議事録と、会議後に送られる要約メールを、誰に自動共有するかをあらかじめ決めることができます。
組織内の招待ゲストのみ（デフォルト）： 社内メンバーには共有し、社外ゲストには共有しない（推奨）。
すべての招待ゲスト： 社外ゲストも含め、招待された全員に共有する。
主催者と共同主催者のみ： 参加者には自動共有せず、主催者だけで管理する。
2. 主催者による変更の制限
これまでは、会議の主催者（ホスト）がその場で共有設定を変更できました。
しかし、管理者が「主催者に設定変更を許可しない」ように設定すれば、主催者は上記のデフォルト設定を変更できなくなります。
これにより、「うっかり社外の人にも共有してしまった」というヒューマンエラーを強制的に防ぐことができます。
導入のメリット
コンプライアンス遵守： 社外秘の会議が多い部署では、「主催者のみ」に固定するなど、厳格な運用が可能になります。
運用ミスの防止： 従業員が個別に設定する手間を省き、組織全体で統一されたセキュリティポリシーを適用できます。
導入方法と展開スケジュール
管理者の方へ：
Google管理コンソールのMeet設定から変更可能です。
デフォルト設定は「組織内の招待ゲストのみ」かつ「主催者による変更を許可する」になっています。必要に応じて見直してください。
展開スケジュール：
2026年1月26日より、即時リリースおよび計画的リリースドメインの両方で段階的に展開されます（最大15日程度）。
対象プラン：
AI議事録機能を利用できる以下のプランが対象です。
Business Standard, Plus
Enterprise Standard, Plus
Frontline Plus
Google AI Pro for Education
まとめ：AIの利便性とセキュリティを両立
便利なAI機能だからこそ、情報の出口管理は重要です。
今回のアップデートにより、組織のポリシーに合わせた安全な運用が可能になります。
管理者の皆様は、ぜひ設定を確認してみてください。