この記事は https://workspaceupdates.googleblog.com/ の記事をもとに作成しています。
元記事の作成年月日：2026年4月7日
日本のGoogle Workspaceユーザーの皆様、こんにちは。
そして、これからGoogle Workspaceの導入を検討されている皆様も、当ブログをご覧いただき誠にありがとうございます。
社内メンバーや外部のパートナーとファイルをやり取りする際、「Google ドライブ」の共有機能は非常に便利で、業務の効率化に欠かせない存在です。
しかし、誰にどのファイルを見せるかという「アクセス権限の管理」は、一歩間違えると情報漏洩につながるため、IT管理者やファイルの所有者にとって常に慎重を期す作業です。
Googleは昨年、この権限管理をより分かりやすく、かつ安全にするために、共有フォルダ内の一部のファイルだけを個別に「制限」する古い仕組みを廃止し、新しい「制限付きアクセス（Limited access）」という統一された設定方法へと移行しました。
今回発表されたのは、この新しい仕様への「完全な移行（マイグレーション）」に関する最終段階のアップデートです。
過去の古い仕様のまま残っていたファイルやフォルダが、すべて自動的に新しい「制限付きアクセス」の設定へと変換（アップデート）されることになりました。
本記事では、この自動移行によって何が変わるのか、誰が見られるファイルに影響はあるのか、そして自分が所有する制限付きファイルをどのように確認・監査（オーディット）すればよいのかを分かりやすく解説いたします。
組織のデータ管理を担う管理者様や、日頃からドライブで権限設定を行っているユーザーの皆様は、ぜひ最後までお読みいただき、社内のファイル共有状況の確認にお役立てください。
1. おさらい：Google ドライブの「古い制限」と「新しい制限」
まず、今回の移行の背景にある、Google ドライブのアクセス権限の仕組みについておさらいしておきましょう。
かつてGoogle ドライブでは、例えば「A部署の共有フォルダ（全員閲覧可能）」の中に保存されている「特定のファイル1つだけ」に対して、個別に「制限付き（Restricted access）」という設定をかけ、特定の人しか見られないようにするという運用が可能でした。
しかし、この「親フォルダは公開されているのに、中の子ファイルだけが個別に制限されている」という複雑な状態は、ファイルの所有者にとって「結局、誰がこのファイルを見られる状態なのか」が直感的に把握しづらく、権限の管理漏れや意図しない共有ミス（あるいは共有忘れ）を引き起こす原因となっていました。
そこでGoogleは昨年、この古い仕組みでの新たな制限設定を許可するのをやめました。
代わりに、一貫して分かりやすく管理できるように設計された新しい「制限付きアクセス（Limited access）」という設定を導入しました。
この新しい設定画面（更新された共有エクスペリエンス）では、そのファイルやフォルダにアクセスできる人が明確にリストアップされ、権限の階層構造がより視覚的に理解しやすくなっています。
2. 今回のアップデート：過去の遺産（レガシー）の自動移行
昨年の仕様変更以降、新しく制限をかけるファイルについては新しい仕様が適用されていましたが、過去に古い方法で制限をかけられたまま放置されていた「レガシー（旧式）の制限付きアクセスアイテム」については、そのままの状態になっていました。
今回のアップデートは、このGoogle ドライブ内に残っているすべての「古い制限付きのファイルおよびフォルダ」を、一斉に強制的に新しい「制限付きアクセス」の設定へと自動的に移行（マイグレーション）するというものです。
【重要】アクセスできる「人」は変わりません！
このようなシステムの強制移行と聞くと、「自動で設定が変わることで、見せてはいけない人にファイルが見えてしまうのではないか？」と不安に思われるかもしれません。
ご安心ください。Googleはこの移行において、「誰がそのファイルを見ることができるか、アクセスできるか」という実際の権限（人）については一切変更を加えないと明言しています。
あくまで、裏側のシステムの設定方法（フラグの持ち方）と、所有者がそのファイルの権限を確認する際の「設定画面の見た目」が、古いものから新しい一貫性のあるものへとアップデートされるだけです。これまで見えていなかった人に突然共有されたり、逆に見えていた人が見えなくなったりすることはありません。
自動移行されたアイテムの共有設定画面を開くと、「Google ドライブによって制限付きアクセスが適用されました」という履歴が表示されるようになります。
3. 移行後に便利になる「権限の監査（オーディット）」
この自動移行が完了することで、組織内のすべての制限付きファイルが、新しい統一された仕様のもとで管理されることになります。
これにより、エンドユーザー（ファイルの所有者）にとって非常に便利な機能が使えるようになります。それが、Google ドライブの検索窓を使った「制限付きファイルの検索（監査）」です。
移行後、ユーザーはGoogle ドライブの検索ボックスに、以下の検索演算子（検索コマンド）を入力して検索（エンター）を押してみてください。
owner:me is:limitedaccess
このコマンドを入力するだけで、「自分が所有（オーナー）しているファイル」のうち、「制限付きアクセス」が適用されているすべてのファイルが一覧で抽出（監査）されます。
これにより、「退職者のファイルを引き継いだが、外部に制限付きで共有されたままの機密ファイルが残っていないか？」「共有フォルダの中で、自分だけしか見られないように制限をかけて、そのまま忘れているファイルはないか？」といった棚卸し作業が、コマンド一発で非常に簡単かつ確実に行えるようになります。
4. ご利用の準備と展開スケジュール
この移行作業は、Googleのシステム側で自動的に処理されるため、ユーザーが事前に行う準備は特にありません。
管理者の皆様へ
本機能に関して、Google Workspaceの管理者様が管理コンソール側で行うべき特別な設定や、移行をキャンセル（オプトアウト）するためのコントロール項目はありません。システム全体のデータガバナンスを向上させるための必須のアップデートとして適用されます。
詳細については、Google公式のヘルプセンター「Google ドライブのファイルとフォルダへの制限付きアクセスについて」をご参照ください。
エンドユーザーの皆様へ
エンドユーザーの皆様も、特別な操作は不要です。展開スケジュール以降に、前述の検索コマンド（owner:me is:limitedaccess）を使って、ご自身の所有するファイルの設定状況を一度棚卸ししてみることをお勧めいたします。
5. 展開スケジュールと対象となるお客様
この自動移行は、アカウントの種類によって異なるスケジュールで順次実行されます。
展開スケジュール
- 個人のGoogleアカウント（無料版）：
現在すでに移行が完了しており、利用可能（Available now）な状態となっています。 - 即時リリースドメインをご利用のお客様（企業・組織）：
2026年4月9日より、段階的なロールアウト（移行処理）が開始されます。すべてのファイルの処理が完了するまで、最大で15日程度かかる場合があります。 - 計画的リリースドメインをご利用のお客様（企業・組織）：
2026年4月16日より、段階的なロールアウトが開始されます。こちらも同様に、移行が完了するまで最大15日間の期間を要する見込みです。
対象となるお客様
この仕様変更は、特定の上位エディションに限定されることなく、広く適用されます。
- すべてのGoogle Workspaceをご利用のお客様（Business、Enterprise、Education、Frontlineなど全エディション）
- Google Workspace Individualのサブスクリプションをご利用の個人事業主の皆様
- 個人のGoogleアカウント（無料版）をご利用のすべてのユーザー様
6. まとめ：複雑な権限を整理し、一貫したセキュリティへ
本日は、Google ドライブにおける過去の「制限付きアクセス」設定が、新しい統一仕様へと完全移行されるアップデートについて解説いたしました。
クラウドストレージにおける「共有」は、コラボレーションの要であると同時に、情報漏洩の最大のリスクポイントでもあります。何年も前から継ぎ接ぎで設定されてきた複雑な権限（レガシー設定）が組織内に残っている状態は、管理者にとっても所有者にとっても「見えない時限爆弾」のようなものです。
Google Workspaceがこうした過去の複雑な仕様を放置せず、システムの裏側で安全に、かつ強制的にシンプルで一貫した新しい仕様へと整理（クリーンアップ）してくれることは、エンタープライズ向けのツールとして非常に頼もしい姿勢と言えます。
すでにGoogle Workspaceをご利用の皆様は、4月中旬以降の移行完了を待ち、検索コマンドを活用してご自身のファイルの権限状況をすっきりと整理してみてください。
そして、これからクラウドツールの導入を検討されている方は、こうした「ユーザーの使いやすさと安全性を両立させるための、絶え間ないシステムの最適化」が自動的に行われるGoogle Workspaceの運用保守の素晴らしさを、ぜひご導入の検討材料にしていただければ幸いです。