Google Workspace導入前に準備すべき5つのこと – スムーズな移行のためのチェックリスト

Google Workspaceの導入を決定し、新しい働き方への期待に胸を膨らませている方も多いのではないでしょうか。

その高機能性と利便性は、間違いなくビジネスを加速させる力を持っています。

しかし、その効果を最大限に引き出し、導入時の混乱やトラブルを最小限に抑えるためには、契約前の「準備」が非常に重要です。

これまで多くのお客様のGoogle Workspace導入をお手伝いしてきましたが、成功の鍵は事前の準備にあると痛感しています。

「何から手をつければいいかわからない…」という方もご安心ください。

この記事では、Google Workspaceへのスムーズな移行を実現するために、導入前に必ず確認・準備しておきたい5つの重要項目をチェックリスト形式で解説します。

導入準備チェックリスト5項目

以下の5つの項目について、導入前にしっかり検討・準備を進めましょう。

「なぜGoogle Workspaceを導入するのか？」この問いに対する答えを明確にすることが、すべての出発点です。

目的が明確であれば、プラン選定の軸ができ、導入後の効果測定もしやすくなります。「なんとなく良さそうだから」ではなく、具体的なゴールを設定しましょう。

目的とゴールに基づき、どの機能をどの程度利用するかを想定し、最適なプラン（Business Starter, Standard, Plusなど）を最終決定します。

「大は小を兼ねる」と考えがちですが、不要な機能にコストを払うのは避けたいもの。一方で、安価なプランを選んで後で機能不足に悩むのも非効率です。（プラン比較についてはこちらの記事も参考にしてください）

既存の環境からGoogle Workspaceへ、何を、いつ、どのように移行するか計画を立てます。

これは導入プロジェクトの中でも特に重要かつ複雑になりやすい部分です。

移行対象データ: メール、連絡先（アドレス帳）、カレンダーの予定、ファイル（ドキュメント、スプレッドシートなど）
移行元: 現在利用中のシステム（例: Microsoft Exchange, IMAPサーバー, 他社グループウェア, ファイルサーバー, 個人のPC）
移行方法: Googleが提供する移行ツールを使うか、サードパーティ製のツールを利用するか、手動で行うか。
移行時期と期間: 業務への影響が少ない時期を選び、現実的な移行期間を見積もります。
担当者: 誰が移行作業の責任者・担当者となるか明確にします。

データ量や種類によっては時間と手間がかかるため、余裕を持った計画が必要です。

Google Workspaceで独自ドメイン（`@yourcompany.com`）のメールアドレスを利用するには、そのドメインを所有している必要があります。

ドメインの所有権確認: ドメインを管理しているサービス（例: お名前.com, ムームードメイン,エックスサーバードメイン,Squarespace Domains,Cloudflare Registrarなど）とログイン情報を確認します。
DNSレコード設定の権限確認: メールをGoogle Workspaceで受信するためには、ドメインのDNS設定でMXレコードを変更する必要があります。また、なりすましメール対策としてSPF、DKIM、DMARCレコードの設定も強く推奨されます。これらのDNSレコードを編集できる権限があるか、誰が編集作業を行えるかを確認しておきましょう。

独自ドメインの取得は最安価格重視ならSquarespace Domains,Cloudflare Registrarあたり、日本のサービスがいいならエックスサーバードメインが個人的におすすめです。

DNS設定の変更はメールの送受信に直接影響するため、慎重な作業が必要です。

新しいツールの導入は、従業員にとって変化を伴います。スムーズな利用開始のためには、事前のコミュニケーションとサポート体制が重要です。

導入目的とメリットの共有: なぜツールが変わるのか、それによってどんなメリットがあるのかを従業員に説明し、納得感と期待感を醸成します。
導入スケジュールの告知: いつから何が変わるのか、事前に明確なスケジュールを伝えます。
基本的な使い方のトレーニング: 全員が最低限使えるように、Gmail、カレンダー、Meet、Chat、ドライブなどの基本操作に関する簡単なトレーニング資料を用意したり、説明会を実施したりする計画を立てます。（Google公式のヘルプやラーニングセンターも活用できます）
社内サポート体制: 導入後の質問やトラブルに対応する担当者や窓口を決めておくと安心です。

「ツールを入れたら終わり」ではなく、従業員が使いこなせるようにサポートすることが、導入効果を高める鍵です。

多くの導入をお手伝いする中で、特に以下の点はつまずきやすい、あるいは後で「やっておけばよかった」となりやすいポイントだと感じています。

データ移行の過小評価（特にファイル）: メールやカレンダーの移行はツールを使えば比較的スムーズなことが多いですが、ファイルサーバー等からのファイル移行は、データの整理（不要ファイルの削除）、フォルダ構成の見直し、アクセス権の再設定など、予想以上に時間と手間がかかることがあります。移行前にファイルの大掃除をしておくことを強くお勧めします。
DNS設定変更のタイミング: MXレコードの変更は、反映されるまでに時間がかかる場合があり、切り替えのタイミングを誤るとメールの受信が一時的にできなくなるリスクがあります。業務影響の少ない休日や夜間に行う、事前にTTL値を短くしておくなどの配慮が必要です。自信がない場合は、詳しい人や専門家のサポートを検討するのも手です。
「使えば慣れる」の過信: Googleのツールは直感的ですが、それでも今までのやり方を変えることへの抵抗感や、便利な機能を知らずに使われないケースはあります。簡単なマニュアル提供や、導入初期のQ&Aセッションだけでも、従業員の不安解消と利活用促進に繋がります。