「クラウドサービスは便利そうだけど、ウチの会社の機密情報が漏れたりしないだろうか」。
多くの経営者様が、業務効率化のためにGoogle Workspaceのようなツールの導入を検討する一方で、漠然としたセキュリティへの不安を抱えています。
その直感は、決して間違いではありません。
Google Workspaceは世界最高水準のセキュリティ基盤を持っていますが、その能力を最大限に引き出すには「使う側」の正しい理解と設定が不可欠です。
設定ミスや従業員の不注意といった、思わぬ落とし穴が原因で、重大な情報漏洩事故につながるケースは後を絶ちません。
この記事では、2025年9月時点の最新情報に基づき、多くの企業が見落としがちなGoogle Workspace導入に潜む3つの主要なセキュリティリスクと、経営者として今すぐ実践できる具体的な対策を、専門家の視点から分かりやすく解説します。
読み終える頃には、漠然とした不安が解消され、自信を持って自社のDXを推進するための具体的な次の一歩が見えているはずです。
リスク1：人的ミスが引き起こす、意図しない情報漏洩
最も頻繁に発生し、そして最も対策が難しいのが「人」に起因するセキュリティリスクです。どんなに強固なシステムを導入しても、使う人のちょっとした不注意が、会社の信頼を揺るがす大きな穴となり得ます。特にGoogle Workspaceのようなコラボレーションツールでは、情報の共有が容易な分、リスクも身近に潜んでいます。
ケーススタディ：共有設定ミスとメール誤送信の悲劇
よくあるのが、Googleドライブの共有設定ミスです。例えば、特定の部署内だけで共有すべき人事評価シートのリンクを、誤って「リンクを知っている全員」に設定してしまうケース。このリンクが何かの拍子で外部に漏れれば、誰でもアクセスできる状態になり、従業員のプライバシーに関わる機密情報が丸裸になってしまいます。また、Gmailでのメール誤送信も深刻です。取引先A社に送るべき見積書を、競合であるB社に送ってしまったら…？考えるだけでも恐ろしい事態です。こうしたミスは、従業員に悪意がなくとも、日々の忙しさや確認不足から簡単に起こり得ます。
対策：教育とテクノロジーの両輪でヒューマンエラーを防ぐ
人的ミスをゼロにすることは不可能ですが、リスクを最小限に抑えることは可能です。重要なのは、従業員への継続的な教育と、それを補助するテクノロジーの活用です。
- 定期的なセキュリティ教育の実施：「情報共有の際は、必ず共有範囲を再確認する」「メール送信前は、宛先と添付ファイルを指差し確認する」といった基本的なルールを、研修などを通じて繰り返し周知徹底します。なぜそれが必要なのか、具体的な失敗事例を交えて説明することで、従業員の当事者意識を高めることが重要です。
- Business Standard以上のプランで「共有ドライブ」を活用：個人が管理する「マイドライブ」ではなく、管理者が管理する「共有ドライブ」を利用することで、ファイル所有権の問題や、退職者によるデータ持ち出しリスクを防ぎます。ファイルは個人ではなくチームに帰属するため、人事異動や退職があっても安全にデータを引き継げます。
- Business Plus以上で「Vault」と「高度な端末管理」を導入：Google Vaultを導入すれば、万が一従業員がデータを削除してしまっても、設定した期間内はデータを保持し、後から監査・復元が可能です。また、高度な端末管理（MDM）機能を使えば、会社が許可したデバイスからのみアクセスを許可したり、紛失時に遠隔でデータを消去したりといった対策が取れます。
このように、従業員の意識向上と、Google Workspaceが提供する高度な管理機能を組み合わせることで、人的ミスによる情報漏洩リスクを大幅に低減させることができるのです。
リスク2：ずさんなアカウント管理が招く、深刻な不正アクセス
Google Workspaceのセキュリティは、各ユーザーの「アカウント」という扉によって守られています。しかし、その扉の鍵が脆弱であったり、不要な合鍵が出回っていたりすれば、攻撃者はやすやすと内部に侵入できてしまいます。アカウント管理の不備は、経営者が考えている以上に深刻な事態を招くサイレントキラーです。
ケーススタディ：退職者アカウントの放置と弱いパスワード
意外と見落とされがちなのが、退職した従業員のアカウントを放置してしまうケースです。そのアカウントが有効なままだと、退職後も会社のメールやデータにアクセスできてしまいます。もしその元従業員が競合他社に転職した場合、意図的に機密情報を持ち出されるリスクも否定できません。さらに、多くの従業員が「password123」のような推測されやすいパスワードを使っていたり、複数のサービスで同じパスワードを使い回していたりするのも大きな問題です。一度どこかでパスワードが漏洩すると、その情報を使ってGoogle Workspaceアカウントに不正ログインされる「パスワードリスト型攻撃」の標的となってしまいます。
対策：厳格なライフサイクル管理と多要素認証の徹底
アカウントの安全性を保つには、入口（ログイン時）と出口（退職時）の管理を徹底することが不可欠です。
- 入退社時のアカウント管理プロセスの確立：従業員の入社から退社まで、アカウントのライフサイクルを管理する明確なルールを定めます。特に、退職日には速やかにアカウントを停止（または削除）し、必要に応じてデータを移行するプロセスを確立することが極めて重要です。これは情シス任せにせず、人事部と連携して行うべき経営マターです。
- 全社的な多要素認証（MFA）の強制：パスワードだけに頼る認証はもはや時代遅れです。Google Workspaceの管理コンソールから、すべてのユーザーに対して多要素認証を必須に設定しましょう。スマートフォンアプリ（Google Authenticatorなど）やSMSを使った認証コードを追加するだけで、たとえパスワードが漏洩しても、第三者による不正ログインを劇的に防ぐことができます。
- セキュリティキーによる最高レベルの防御：金融機関や政府機関など、特に高いセキュリティが求められる組織では、物理的な「セキュリティキー（YubiKeyなど）」の導入を検討すべきです。USBポートに挿してタッチするだけで認証が完了し、フィッシングサイトでは作動しないため、フィッシング詐欺に対する最も強力な対策となります。
アカウントは会社のデジタル資産への入口です。その管理を徹底することは、オフィスの鍵を厳重に管理するのと同じくらい、経営者にとって重要な責務なのです。
リスク3：クラウドの利便性に潜む、新たな脅威と設定不備
Google Workspaceはクラウドサービスであるため、従来のオンプレミス環境にはなかった特有のリスクが存在します。その一つが、外部のサードパーティ製アプリケーションとの連携です。また、多機能であるがゆえに、管理コンソールの設定が複雑化し、意図せずセキュリティホールを生んでしまう可能性もあります。
ケーススタディ：便利な連携アプリが裏口に
業務効率化のために、多くの従業員がGoogleアカウントを使って様々な外部アプリ（例：プロジェクト管理ツール、電子署名サービス、議事録作成AIなど）にログインしています。これは非常に便利ですが、もし連携先のアプリのセキュリティが脆弱だった場合、そこを踏み台にしてGoogle Workspace内のデータにアクセスされる危険性があります。従業員が個々の判断で安易にアプリ連携を許可してしまうと、管理者の目が届かないところでリスクが拡散してしまうのです。
対策：管理コンソールのフル活用と継続的な監視
クラウド時代のリスク管理は、「すべてを疑い、常に検証する」というゼロトラストの考え方が基本になります。Google Workspaceが提供する強力な管理機能をフルに活用しましょう。
- OAuthトークンの監査と制御：管理コンソールの「アプリのアクセス制御」機能を使えば、どのユーザーがどのアプリにどのような権限を与えているかを一覧で確認できます。ここで、不要な連携やリスクの高いアプリを定期的に棚卸しし、必要であれば強制的に連携を解除します。また、信頼できるアプリ以外は連携を許可しない「ホワイトリスト方式」の運用も効果的です。
- アラートセンターの積極的な活用：管理コンソール内の「アラートセンター」は、組織のセキュリティに関する潜在的な問題をGoogleが自動で検知し、管理者に通知してくれる機能です。「不審なログイン試行」「通常とは異なる場所からのアクセス」「マルウェアの可能性があるメール」など、重要なインシデントの兆候を早期に発見し、迅速な対応を可能にします。これを定期的にチェックするだけでも、セキュリティレベルは大きく向上します。
- Enterpriseプランでの高度なセキュリティ対策：より高度なセキュリティを求めるなら、Enterpriseプランの導入が視野に入ります。例えば「データ損失防止（DLP）」機能を使えば、「マイナンバー」や「クレジットカード番号」といった機密情報がメールやチャットで外部に送信されそうになった際に、自動でブロックまたは警告を発することができます。また、「S/MIME暗号化」により、メールの内容を暗号化し、盗聴リスクを極限まで低減させることも可能です。
Google Workspaceは、導入して終わりではありません。定期的に設定を見直し、新たな脅威に対応していく、継続的な運用こそが、クラウド時代のセキュリティ対策の鍵を握るのです。
まとめ：セキュリティ対策は、未来への投資
本記事では、Google Workspaceを導入・運用する上で経営者が知っておくべき3つの主要なリスクと、その具体的な対策について解説しました。
- 人的ミスによる情報漏洩：教育と共有ドライブやVaultなどの機能活用で対策する。
- ずさんなアカウント管理による不正アクセス：厳格なライフサイクル管理と多要素認証の徹底で防御する。
- クラウド特有の脅威：アプリ連携の監査とアラートセンターの活用で継続的に監視する。
これらのリスクは、決して他人事ではありません。しかし、一つひとつ丁寧に対策を講じることで、Google Workspaceを「リスク」ではなく、会社の成長を加速させる強力な「武器」に変えることができます。セキュリティ対策は、単なるコストではなく、会社の信頼と未来を守るための重要な投資です。
まずは自社の現状を把握し、どこにリスクが潜んでいるかを確認することから始めてみてはいかがでしょうか。
そして、これからGoogle Workspaceの導入や、よりセキュリティ機能が充実した上位プランへのアップグレードを検討される際には、少しでもコストを抑えることが賢明な経営判断と言えるでしょう。当サイトでは、Google Workspaceをお得に利用できるプロモーションコードを無料で配布しています。最新のコード情報や、各プランのさらに詳細な機能比較については、以下のページで詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。