Google WorkspaceとMicrosoft 365、どちらが自社にとってコストパフォーマンスが高いのか。
これは、多くの経営者が抱える悩ましい問題ですよね。
両サービスとも多機能で、プラン体系も複雑なため、単純な比較が難しいのが実情です。
そこで今回は、元IT管理者としての視点から、具体的なモデルケースを設定し、年間でどれくらいのコスト差が生まれるのかをシミュレーションしてみたいと思います。
このシミュレーションが、あなたの会社のITコスト最適化のヒントになれば幸いです。
【最重要】シミュレーションの前提とご注意
このシミュレーションは、あくまで特定の条件下での試算です。以下の点を必ずご理解ください。
- 価格の変動: Google WorkspaceおよびMicrosoft 365の料金は、頻繁に改定されます。この記事の価格は2025年6月時点での一般的な公開価格（年契約・税抜）を参考にした「仮定の数値」であり、最新性・正確性を保証するものではありません。
- 公式サイトでの確認必須: 実際の料金、機能、利用規約は、必ず各サービスの公式サイトで見積もりを取得するか、問い合わせてご確認ください。
- プランの選定: 比較対象として、機能的に近いと思われるプランを選んでいますが、両サービスで完全に一致するプランは存在しません。
- 価値はコストだけではない: 最終的な判断は、単純な価格だけでなく、機能、使いやすさ、自社の業務スタイルとの相性などを総合的に考慮する必要があります。
比較対象プランの選定
多くの中小企業で利用されている、以下のミドルレンジのプランを比較対象とします。この価格帯は、機能とコストのバランスから最も比較検討されることが多いです。
- Microsoft 365 Business Standard: デスクトップ版Officeアプリ（Word, Excel, PowerPoint等）が利用できる人気のプラン。
- Google Workspace Business Standard: チームでの共同作業を強化する大容量ストレージや共有ドライブ、会議の録画機能などが含まれるプラン。
この2つのプランは、中小企業がグループウェアに求める主要な機能を網羅しており、比較対象として適しています。
【実践】20名の中小企業コストシミュレーション
モデルケース設定
- 企業名: 株式会社サンプルテック（仮）
- 従業員数: 20名
- 現在の利用プラン: Microsoft 365 Business Standard
- 乗り換えを検討しているプラン: Google Workspace Business Standard
年間ライセンス費用の比較（シミュレーション）
※下記の価格は、本シミュレーションのための仮定の数値です。
1. 現在の年間コスト (Microsoft 365 Business Standard)
Microsoft 365 Business Standardの月額料金を¥1,874 / ユーザー（年契約・税抜）と仮定します。
¥1,874 × 20ユーザー × 12ヶ月 = 年間 ¥449,760 (税抜)
2. 乗り換え後の年間コスト (Google Workspace Business Standard)
Google Workspace Business Standardの月額料金を¥1,600 / ユーザー（年契約・税抜）と仮定します。
¥1,600 × 20ユーザー × 12ヶ月 = 年間 ¥384,000 (税抜)
3. シミュレーション結果：年間の直接的なコスト削減額
¥449,760 - ¥384,000 = ¥65,760
このモデルケースでは、Google Workspaceに乗り換えることで、年間約6.5万円のライセンス費用を直接的に削減できる可能性がある、という結果になりました。
直接コスト以外の考慮点
ライセンス費用だけでなく、以下の点も考慮に入れる必要があります。
- 移行コスト: 既存のメールやファイルデータを移行するための作業時間（人件費）や、専門ツール・業者に依頼する場合はその費用。
- トレーニングコスト: 従業員が新しいツールに慣れるための研修時間や、マニュアル作成などのコスト。
- 間接的なコスト削減効果:
- サーバー管理やソフトウェア更新の手間からの解放（時間的コストの削減）。
- リアルタイム共同編集による資料作成時間の短縮。
- ペーパーレス化による消耗品費・保管コストの削減。
【私の視点】数字だけでは見えない「本当の価値」とプラン選びの勘所
このシミュレーションはあくまで一例ですが、私がお客様にプラン選定のアドバイスをする際は、単純な価格差だけでなく、以下の「本当の価値」についてもお話しします。
- 「デスクトップ版Officeが必須か」を自問する: Microsoft 365 Business Standardの大きな価値は、使い慣れたデスクトップ版のOfficeアプリが使える点です。もし、あなたの会社の業務がWebブラウザ上で完結するGoogleドキュメントやスプレッドシートで十分なのであれば、Google Workspaceは非常に有力な選択肢になります。逆に、複雑なExcelマクロや、特定のデスクトップ機能が必須業務である場合は、その点を慎重に評価する必要があります。
- 「共同編集」の生産性向上効果を評価する: Google Workspaceのリアルタイム共同編集機能がもたらす「コミュニケーションコストの削減」や「資料作成スピードの向上」は、数値化しにくいですが非常に大きな価値です。メールでのファイルの往復や、修正箇所の取りまとめにかかっていた時間を、他の創造的な仕事に使えるようになります。
- IT管理・運用の「シンプルさ」の価値: 特にIT専任者がいない中小企業にとって、サーバー管理が不要で、ユーザー管理や設定がWeb上で完結するGoogle Workspaceのシンプルさは、管理者の時間と精神的な負担を大きく軽減します。これも見えないコスト削減効果です。
- 最初の数ヶ月は、もっとお得になる: そして忘れてはならないのが、新規契約時のメリットです。乗り換えには初期コストや手間がかかりますが、その負担を軽減する方法があります。
まとめ：自社の状況に合わせたシミュレーションで、最適な選択を
今回のシミュレーションでは、20名規模の企業がMicrosoft 365 Business StandardからGoogle Workspace Business Standardに乗り換えることで、年間約6.5万円のライセンス費用を削減できる可能性がある、という結果になりました。これはあくまで一例ですが、Google Workspaceがコスト面で競争力のある選択肢であることがお分かりいただけたかと思います。
最も重要なのは、この記事のモデルケースを参考に、ご自身の会社の正確なユーザー数と、GoogleおよびMicrosoftから取得した最新の公式な見積価格で、自社独自のシミュレーションを行ってみることです。その上で、機能や使いやすさといった定性的な価値も加味し、総合的に判断することが、後悔のないツール選びに繋がります。
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この記事が、あなたの会社のITコスト最適化と、最適なツール選びの一助となれば幸いです。