毎月の請求書発行業務、本当に大変ですよね。
特に、請求書に添える「送付状（添え状）」の作成を、つい後回しにしてしまったり、毎回同じ内容をコピー＆ペーストして作っているという方も多いのではないでしょうか。
送付状は、ビジネスマナーとして重要であると同時に、相手に丁寧な印象を与えるための大切なコミュニケーションツールです。
しかし、その作成に手間がかかるのも事実。
もし、この送付状作成がワンクリックで完了するとしたら、あなたの業務はどれだけ楽になるでしょうか。
この記事では、クラウド請求書作成サービス「Misoca（ミソカ）」の便利な添え状機能を活用し、面倒な送付状作成の手間をなくし、スマートにビジネスマナーを守る方法を具体的に解説します。
この記事を読めば、あなたはもう送付状作成に悩むことはありません。
なぜ請求書に送付状が必要？ビジネスマナーと3つの役割
そもそも、なぜ請求書に送付状を添える必要があるのでしょうか。「請求書だけ送れば十分では？」と考える方もいるかもしれません。しかし、送付状にはビジネスを円滑に進めるための重要な役割があります。ここでは、送付状の必要性と、それがもたらす効果について再確認しておきましょう。
送付状が果たす3つの重要な役割
送付状は単なる挨拶状ではありません。主に以下の3つの役割を担っています。
- 1. 挨拶とコミュニケーションのきっかけ:
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった時候の挨拶から始まる送付状は、事務的な書類のやり取りに人間味を加える役割があります。特に、郵送の場合は封筒を開けたときに最初に目にする書類です。丁寧な挨拶があることで、相手に好印象を与え、良好なビジネス関係の維持に繋がります。 - 2. 内容物の明確化:
「下記の通り書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」という一文と共に、「請求書 1通」のように内容物を記載することで、相手は何が送られてきたのかを一目で把握できます。これにより、書類の見落としや確認漏れといったミスを防ぐことができます。 - 3. 補足事項の伝達:
請求内容に関する補足説明や、振込先の変更、次回の取引に関する案内など、請求書本体には書ききれない連絡事項を伝えるためのスペースとしても活用できます。例えば、「本請求分より、お振込先口座が変更となっております。お手数ですが、ご確認の上ご対応いただけますと幸いです。」といった重要な連絡を確実に伝えることができます。
送付状がないと失礼？相手に与える印象の違い
結論から言うと、送付状がないからといって法的に問題があるわけではありません。しかし、ビジネスマナーの観点からは、送付状を添えるのが一般的です。請求書だけが封筒に無造作に入っていると、受け取った側は「少し雑だな」「事務的な対応だ」という印象を抱く可能性があります。特に、伝統的な業界や大企業との取引では、こうした形式を重んじる傾向があります。小さな心遣いが、信頼関係に影響を与えることもあるのです。
【独自の視点】テレワーク時代の送付状の価値
近年、請求書のやり取りはPDFでのメール送付が主流になりました。しかし、このようなデジタル化が進む中でも、送付状の価値は失われていません。メール本文がその役割を担うことになりますが、Misocaを使えば、メール送付の際にも自動で丁寧な送付状（メール本文）を作成してくれます。顔を合わせる機会が減ったテレワーク時代だからこそ、こうしたテキストコミュニケーションでの丁寧さが、かえって相手への心遣いとして伝わりやすくなります。「この会社は仕事が丁寧だ」という評価は、次の取引へと繋がる重要な資産となるでしょう。（2026年1月時点の情報）
手作業はもう卒業！Misocaの「添え状」機能で送付状作成を自動化する方法
送付状の重要性は理解していても、やはり作成は面倒なもの。Misocaの「添え状」機能は、そんな悩みを一瞬で解決してくれます。ここでは、具体的な機能と、その設定方法をステップ・バイ・ステップで見ていきましょう。
Misocaとは？請求書作成だけじゃない便利な機能
Misocaは、見積書・納品書・請求書の作成から送付、管理までをクラウド上で一元管理できるサービスです。直感的な操作で誰でも簡単に美しい帳票を作成できるのが特徴。しかし、Misocaの魅力はそれだけではありません。今回ご紹介する「添え状」機能をはじめ、郵送代行、メール送信、売掛金の回収保証、確定申告ソフトとの連携など、請求業務全体を効率化するための機能が豊富に揃っています。
ステップ・バイ・ステップ解説！Misocaで送付状を自動作成する手順
Misocaで送付状を作成するのは驚くほど簡単です。以下の手順で設定してみましょう。
- Misocaにログインし、請求書を作成する:
まずは通常通り、請求書を作成します。品目や金額、取引先情報を入力するだけです。 - 「送付状」タブをクリックする:
請求書作成画面の上部、または請求書一覧のアクションメニューから「送付状」を選択します。 - テンプレートが表示される:
クリックすると、すでに時候の挨拶や内容物の案内が記載された送付状のプレビューが表示されます。請求書の発行日や宛名、自社の情報も自動で反映されているため、基本的に何も編集する必要はありません。 - 印刷またはPDF出力する:
内容を確認し、問題がなければそのまま印刷またはPDFとしてダウンロードします。これで、ビジネスマナーに則った送付状が完成です。郵送する場合も、PDFをメールに添付する場合も、数秒で準備が整います。
このように、Misocaを使えば、請求書を作成する流れの中で、意識することなく自然に送付状を作成できるのです。
テンプレートのカスタマイズで自社らしさをプラス
Misocaの送付状は、デフォルトのままでも十分に通用しますが、さらに自社らしさを出すために内容をカスタマイズすることも可能です。「設定」メニューから「送付状設定」を開くと、挨拶文や結びの言葉、署名などを自由に変更できます。例えば、少しカジュアルな関係性の取引先には堅苦しくない文章にしたり、特定のキャンペーン情報を追記したりと、柔軟な対応が可能です。一度設定してしまえば、次回以降はそのカスタムテンプレートが適用されるため、毎回編集する手間もありません。
【独自の視点】「ワンクリック」がもたらす時間的・精神的コストの削減効果
「送付状作成なんて、たかが数分の作業」と思うかもしれません。しかし、この「数分」が毎月、取引先の数だけ積み重なると、年間では膨大な時間になります。Misocaの導入は、この時間をゼロにするだけでなく、「送付状の文章、これで合ってるかな？」「失礼にならないかな？」といった精神的な負担（メンタルコスト）からも解放してくれます。ルーティンワークを徹底的に自動化することで生まれた時間と心の余裕を、あなたはもっと創造的な、事業のコアとなる業務に投資できるのです。これは、単なる時短ツールを超えた、ビジネスの成長を加速させる投資と言えるでしょう。
送付状だけじゃない！Misocaで請求書業務全体を効率化するテクニック
Misocaの魅力は、送付状の自動作成だけにとどまりません。請求書にまつわる一連の業務を劇的に効率化する、さまざまな機能が搭載されています。これらの機能を組み合わせることで、経理業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を一気に進めることができます。
請求書から見積書、納品書まで一気通貫で作成
多くのビジネスでは、見積書→納品書→請求書という流れで書類が発行されます。Misocaなら、一度作成した見積書をワンクリックで納品書や請求書に変換できます。これにより、転記ミスが起こる心配がなくなり、書類作成の時間が大幅に短縮されます。各書類のデザインも統一感があり、プロフェッショナルな印象を取引先に与えることができます。
郵送代行・メール送信機能で「送る」手間もゼロに
作成した請求書を送付する作業も、意外と手間がかかるものです。印刷、三つ折り、封入、切手貼り、投函…これらの作業をMisocaがすべて代行してくれます。それが「郵送代行機能」です。1通あたり160円（税抜、2026年1月時点）で、Misocaがあなたに代わって請求書を郵送してくれます。また、メールでの送付もワンクリック。PDFを自動で添付し、先ほど解説した送付状の内容をメール本文として自動挿入して送信できます。もう、自分で郵便局に行ったり、メールソフトを立ち上げたりする必要はありません。
確定申告ソフトとの連携で経理作業をシームレスに
個人事業主やフリーランスにとって、頭の痛い問題が確定申告です。Misocaは、「弥生会計」や「freee」といった主要な会計ソフトと連携が可能です。Misocaで発行した請求書のデータ（売上データ）は、自動で会計ソフトに取り込まれます。これにより、確定申告時の面倒な仕訳作業が大幅に軽減され、申告漏れや入力ミスを防ぐことにも繋がります。請求から会計までがシームレスに繋がることで、経理業務全体の効率が飛躍的に向上します。
【独自の視点】Misoca導入で変わる働き方 – 空いた時間で本来の業務に集中
Misocaを導入するということは、単にツールを一つ増やすことではありません。それは、「やらなくていい仕事」から自分を解放するという、働き方そのものの変革です。請求書作成や送付、入金管理といったノンコア業務（事業の核ではないが、必要な作業）を徹底的に自動化・効率化する。そうして生まれた貴重な「時間」という資源を、商品開発やマーケティング、顧客対応といった、あなたのビジネスの価値を直接生み出すコア業務に再投資する。これがMisocaがもたらす最大の価値です。月々の請求書業務に追われる日々から脱却し、事業を成長させるための活動に集中できる環境を手に入れましょう。
まとめ：面倒な送付状作成から解放され、スマートな請求書業務へ
この記事では、請求書における送付状の重要性から、Misocaを活用してその作成を自動化する具体的な方法までを解説しました。
送付状は、ビジネスマナーを守り、取引先と良好な関係を築くための重要なツールです。しかし、その作成に毎月貴重な時間を費やす必要はもうありません。
Misocaを使えば、請求書作成の流れで、意識することなく、ワンクリックでマナーに則った美しい送付状を準備できます。それだけでなく、郵送やメール送信、会計ソフトとの連携など、請求業務全体を効率化する機能が満載です。
手作業による請求業務に追われる日々から解放され、あなたにしかできない、もっと価値のある仕事に時間を使ってみませんか？
Misocaの機能や料金プランについて、さらに詳しく網羅的に知りたい方は、ぜひ「【Misoca（ミソカ）完全ガイド】請求書・見積書・納品書作成の悩みを解決し、業務効率を劇的にアップする方法」も合わせてご覧ください。あなたのビジネスを次のステージへ進めるヒントがきっと見つかります。
Misocaには、ほとんどの機能を1年間無料で試せるプランがあります。まずはその圧倒的な利便性を、あなた自身で体験してみてください。