「採用の進捗管理がExcelでは限界…」
「入社手続きの抜け漏れで新入社員に迷惑をかけてしまった…」
「総務への依頼が口頭やメールで散在していて、対応状況が把握できない…」
こんな悩みを抱えている人事・総務部の方は多いのではないでしょうか。
実は、これらの課題はプロジェクト管理ツール「Backlog」を活用することで解決できます。
本記事では、人事・総務部がBacklogを活用して、採用業務から社内手続きまでを一元管理する具体的な方法を、実際の導入事例を交えながら詳しく解説します。
読み終える頃には、あなたの部署でもすぐに実践できる業務改善のアイデアが見つかるはずです。
人事・総務部が抱える業務管理の課題とは？
人事・総務部は、企業の「縁の下の力持ち」として多岐にわたる業務を担当しています。しかし、その業務の多様性ゆえに、効率的な管理が難しいという課題を抱えています。
採用業務における課題
採用業務では、応募者管理から面接調整、内定者フォローまで、複数のプロセスが同時並行で進行します。特に中途採用では、候補者ごとに選考フローが異なることも多く、以下のような問題が発生しがちです。
- 応募者の選考状況が一覧で把握できない
- 面接官との日程調整に多大な時間がかかる
- 選考結果の共有が遅れ、候補者への連絡が遅延する
- 内定者の入社準備の進捗が見えない
ある中堅IT企業の人事担当者は「月に20名以上の面接を行っていますが、Excelでの管理では誰がどの段階にいるのか把握するだけで30分以上かかっていました」と話します。
社内手続き・総務業務の課題
総務部門では、備品管理から施設予約、各種申請処理まで、社員からの依頼が絶えません。これらの依頼は主にメールや口頭で行われることが多く、以下の問題が生じています。
- 依頼の優先順位が不明確
- 対応状況の可視化ができていない
- 過去の対応履歴が検索できない
- 担当者不在時の引き継ぎが困難
実際に、従業員数300名規模の企業では、総務への依頼メールが月間200件を超えることも珍しくありません。これらを個別に管理していては、重要な依頼を見落とすリスクも高まります。
部門間連携の課題
さらに深刻なのは、人事・総務・他部門間の連携不足です。新入社員の受け入れ一つとっても、IT部門のPC準備、経理部門の給与設定、現場部門の教育準備など、多くの部署が関わります。しかし、情報共有が不十分なために以下のような問題が発生します。
- 入社日にPCが用意されていない
- 社員証の発行が遅れる
- 必要な研修の予約が取れていない
- 各部署の準備状況が把握できない
これらの課題を解決するには、単なる情報共有ツールではなく、業務プロセス全体を可視化し、関係者全員が同じ情報を見ながら協働できる仕組みが必要です。
Backlogで人事・総務業務を革新する具体的な方法
Backlogは、もともとソフトウェア開発向けのプロジェクト管理ツールとして開発されましたが、その使いやすさと柔軟性から、人事・総務部門でも効果的に活用できます。ここでは、具体的な活用方法を詳しく解説します。
採用管理プロジェクトの構築方法
ステップ1：採用プロジェクトの作成
まず、Backlogで「採用管理」プロジェクトを作成します。プロジェクトキーは「RECRUIT」など、分かりやすいものに設定しましょう。
ステップ2：カスタム属性の設定
採用管理に必要な情報を効率的に管理するため、以下のカスタム属性を設定します。
- 応募職種（選択リスト）：営業、エンジニア、マーケティングなど
- 選考段階（選択リスト）：書類選考、一次面接、二次面接、最終面接、内定
- 応募経路（選択リスト）：求人サイト、エージェント、リファラルなど
- 希望年収（数値）
- 入社予定日（日付）
ステップ3：課題テンプレートの作成
応募者ごとに作成する課題のテンプレートを用意します。例えば以下のような構成です。
件名：【応募者名】_【応募職種】_【応募日】
詳細：
・履歴書：（ファイル添付）
・職務経歴書：（ファイル添付）
・応募動機：
・希望条件：
・面接可能日時：
ステップ4：選考フローの可視化
課題の状態を活用して選考フローを管理します。標準の状態（未対応・処理中・処理済み・完了）をカスタマイズして、以下のように設定することも可能です。
- 書類選考中
- 一次面接調整中
- 一次面接済み
- 二次面接調整中
- 最終面接済み
- 内定通知済み
- 入社確定
社内手続き管理の効率化
総務依頼受付システムの構築
「総務サポート」プロジェクトを作成し、社員からの各種依頼を一元管理します。依頼カテゴリーとして以下を設定します。
- 備品購入依頼
- 会議室予約
- 名刺作成
- 社内イベント企画
- 施設・設備修繕
- その他総務相談
各依頼は課題として登録され、担当者の割り当て、期限設定、進捗管理が可能になります。社員は自分の依頼状況をリアルタイムで確認でき、総務部門も業務量の把握と優先順位付けが容易になります。
入社手続きチェックリストの活用
新入社員の受け入れでは、親課題・子課題機能を活用した包括的な管理が効果的です。
親課題：【入社】山田太郎_2024年4月1日入社
子課題：
□ 労働条件通知書の作成・送付
□ 社会保険手続き
□ 給与振込口座の登録
□ PC・携帯電話の手配（IT部門）
□ 社員証・名刺の作成
□ デスク・椅子の準備
□ メールアカウントの作成（IT部門）
□ 各種システムのID発行
□ 入社オリエンテーションの予約
□ 所属部署への連絡
各子課題に担当者と期限を設定することで、入社準備の抜け漏れを防ぎ、関係部署との連携もスムーズになります。
Wiki機能を活用した業務マニュアル整備
BacklogのWiki機能は、人事・総務部門の業務標準化に大きく貢献します。以下のようなドキュメントを整備することで、属人化を防ぎ、業務品質を向上させられます。
- 採用面接ガイドライン
- 入社手続きマニュアル
- 各種申請書のテンプレート
- 社内規程集
- よくある質問（FAQ）
- 緊急時対応マニュアル
特に新しいメンバーが加わった際の教育時間を大幅に短縮でき、ベテラン社員の知識を組織の資産として蓄積できます。
実際の導入効果：数値で見る改善事例
従業員数150名の製造業A社では、Backlog導入により以下の改善を実現しました。
- 採用業務：選考プロセスの可視化により、応募から内定までの期間が平均45日から32日に短縮（約30％改善）
- 総務依頼対応：依頼の見落としがゼロになり、平均対応時間が3日から1.5日に短縮
- 入社手続き：準備不足によるトラブルが月平均3件から0.5件に減少
- 業務引き継ぎ：新任者の独り立ち期間が3ヶ月から1.5ヶ月に短縮
他のツールとの比較：なぜBacklogが人事・総務に最適なのか
人事・総務部門で使われる業務管理ツールは他にもありますが、Backlogには独自の強みがあります。
専用人事システムとの比較
タレントマネジメントシステムや採用管理システムなどの専用ツールは、確かに高機能ですが、以下のデメリットがあります。
- 導入・運用コストが高額（年間数百万円以上）
- カスタマイズの自由度が低い
- 他部門との連携が困難
- 学習コストが高い
一方、Backlogは月額2,970円から利用でき、直感的な操作で誰でもすぐに使い始められます。また、人事・総務以外の部門でも同じツールを使えるため、全社的な業務改善にもつながります。
表計算ソフトやメールとの比較
ExcelやGoogleスプレッドシートでの管理は手軽ですが、以下の限界があります。
- 同時編集による競合やデータ破損のリスク
- 更新履歴の追跡が困難
- コミュニケーション機能の不足
- モバイルでの操作性が低い
Backlogなら、いつ誰が何を更新したかが明確で、課題ごとにコメントでやり取りできるため、情報の一元化が実現します。
Backlogが特に適している組織の特徴
- 従業員数30〜500名程度の中堅・中小企業
- IT部門など他部署でもBacklogを使用している
- 業務の標準化・効率化を進めたい
- リモートワークが多く、情報共有を重視する
- コストを抑えて業務改善したい
詳しい機能や料金プランについては、Backlog完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：今すぐ始められる人事・総務のDX
人事・総務部門の業務効率化は、企業全体の生産性向上に直結する重要な課題です。Backlogを活用することで、採用管理から社内手続きまで、煩雑な業務を整理し、チーム全体の生産性を大幅に向上させることができます。
まずは以下のステップで、小さく始めてみましょう。
- ステップ1：Backlogの無料トライアルに申し込む（30日間無料）
- ステップ2：最も課題を感じている業務（採用管理or総務依頼）から試験導入
- ステップ3：1ヶ月運用して効果を検証
- ステップ4：成功したら他の業務にも展開
デジタルツールの導入は、最初の一歩を踏み出すことが最も重要です。完璧を求めずに、まずは使ってみることから始めてください。きっと、これまでの業務の進め方が大きく変わることを実感できるはずです。
人事・総務部門の業務改善は、社員満足度の向上にもつながります。ぜひBacklogを活用して、より働きやすい職場環境を実現してください。