請求書をメールで送る機会、最近とても増えましたよね。
でも、いざ送るとなると、「件名はどう書けば分かりやすいんだろう？」。
「本文には何を書けば失礼にならないかな？」。
「請求書のPDFにパスワードはかけるべき？」。
そんな風に、ふと手が止まってしまうことはありませんか。
たかがメール、されどメール。
請求書送付メールは、あなたの会社の顔であり、取引先との信頼関係を築く重要なコミュニケーションの一つです。
この記事では、ビジネスマナーに沿った、丁寧で分かりやすい請求書送付メールの書き方を、そのまま使える例文付きで徹底解説します。
この記事を読めば、もうメールの書き方で迷うことはありません。
なぜ請求書送付メールのマナーが重要？3つの理由
丁寧なメールを送ることは、単なるマナーの問題だけではありません。ビジネスを円滑に進める上で、主に3つの重要な役割があります。
- 取引先からの信頼を得るため: 分かりやすく丁寧なメールは、あなたがプロフェッショナルな事業者であることの証明となり、信頼関係を深めます。
- 経理担当者にスムーズに処理してもらうため: 相手の経理担当者が一目で内容を把握できるメールは、処理がスムーズに進み、迷惑をかけません。
- 確実な入金に繋げるため: メールが見落とされたり、内容が不鮮明だったりすると、支払いが遅れる原因になります。確実なメール送付は、確実な入金への第一歩です。
【そのまま使える】請求書送付メールの件名・本文の例文
ここからは、すぐに使える件名と本文の例文をご紹介します。状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。
メール件名の基本パターン
件名は、相手が多くのメールの中からでも一目で「誰から」「何の」メールか分かるように書くのが鉄則です。
パターン1：【株式会社〇〇】請求書送付のご案内（2025年6月分）
パターン2：【ご請求書】〇〇の件（株式会社△△）
パターン3：【重要】請求書（No.202506-001）送付の件／株式会社〇〇
このように、【会社名】や請求書番号を入れると、相手の経理担当者が管理しやすくなり親切です。
メール本文の例文
本文は、簡潔かつ丁寧に、必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。
1. 基本の丁寧な例文（初めての取引先や通常のやり取りに）
件名：【株式会社〇〇】請求書送付のご案内（2025年6月分）
株式会社△△
経理ご担当者様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の（あなたの氏名）です。
〇〇の件につきまして、請求書（No.202506-001）をPDFファイルにて添付いたしました。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
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■ご請求内容
請求書番号：202506-001
請求金額：110,000円（税込）
お支払期限：2025年7月31日
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本メールと行き違いでお振込みいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
ご不明な点がございましたら、本メールの返信にてお気軽にご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
（あなたの氏名）
住所：〒123-4567 東京都〇〇区〇〇1-2-3
TEL：03-1234-5678
Email：yourname@example.com
---2. 継続的な取引先向けの簡潔な例文
件名：【〇〇】6月分請求書をお送りします
△△様
いつもお世話になっております。
〇〇の（あなたの氏名）です。
6月分の請求書（No.202506-002）をお送りいたします。
添付ファイルをご確認ください。
お支払期限は7月31日となっております。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
（あなたの氏名）
---3. 再送付・訂正時の例文
件名：【再送付・お詫び】請求書（No.202506-003）送付の件／株式会社〇〇
株式会社△△
経理ご担当者様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の（あなたの氏名）です。
先ほどお送りいたしました請求書（No.202506-003）につきまして、
記載内容に誤りがございました。
誠に申し訳ございません。
修正した請求書を本メールに改めて添付いたしましたので、
ご査収いただけますと幸いです。
なお、大変恐縮ですが、先にお送りしたメールと添付ファイルは
破棄していただきますようお願い申し上げます。
この度は、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんでした。
今後、このようなことがないよう、再発防止に努めてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
---
株式会社〇〇
（あなたの氏名）
---請求書メール送付時の5つのチェックポイントと注意点
メールを送る前に、以下の5点を必ず確認しましょう。
- 請求書ファイル形式はPDFが基本
WordやExcelファイルは、相手の環境によって表示が崩れたり、意図せず内容が変更されたりするリスクがあります。改ざん防止と環境依存のなさを考えると、PDF形式が最も適しています。 - ファイル名は分かりやすく
「請求書.pdf」ではなく、「202506_請求書_株式会社〇〇.pdf」のように、【日付_書類名_自社名】などを入れておくと、相手がファイルを保存・管理しやすくなります。 - パスワード付きZIPファイルは必要？【独自視点】
以前はセキュリティ対策として、PDFをパスワード付きZIPファイルで送り、パスワードを別メールで送る「PPAP」という手法が一般的でした。しかし近年では、セキュリティ上の脆弱性が指摘され、政府や多くの企業で廃止されています。基本的にはパスワードなしのPDFをそのまま添付するのが主流です。もし取引先から特別な指示がある場合は、その指示に従いましょう。 - 送信前に必ず宛先（To/Cc/Bcc）を確認
請求書は重要な個人情報・取引情報です。宛先を間違える誤送信は、重大な情報漏洩に繋がります。送信ボタンを押す前に、To、Cc、Bccに間違いがないか、指差し確認するくらいの慎重さが必要です。 - 自分のアドレスをBccに入れて控えを保管
送信履歴として、自分のメールアドレスをBccに入れておくことをおすすめします。「いつ、誰に、どんな内容で送ったか」が確実に記録として残ります。
毎回このメール作成、面倒じゃないですか？「請求書作成ソフト」という解決策
ここまでメールマナーを解説してきましたが、「毎回これを全部確認して、文章を考えて送るのは正直大変だ…」と思った方もいるのではないでしょうか。その感覚、よく分かります。
実は、その手間と不安を根本から解消する方法があります。それが、クラウド型の「請求書作成ソフト」です。
請求書作成ソフトを使えば、
- 請求書作成からメール送付までがワンストップで完了！
- 宛先、件名、本文がテンプレート化されており、入力ミスや手間が激減！
- 請求書PDFの添付も自動で行ってくれる！
- 誰にいつ送ったかの送信履歴もシステム内にしっかり残る！
数あるソフトの中でも、特にメール送付機能がシンプルで使いやすいのが、弥生が提供する「Misoca（ミソカ）」です。Misocaなら、誰でも迷わず、マナーに沿ったメールを数クリックで送信できます。
「Misocaを使えば、今日解説したメールマナーに沿った送付作業が、驚くほど簡単になります。Misocaで請求書を作成し、メール送付する具体的な手順や、その他の便利機能について詳しく知りたい方は、こちらの『Misoca完全ガイド』をご覧ください」
→ 【Misoca（ミソカ）完全ガイド】で、請求書メールが楽になる理由を知る
まずは、その使いやすさをあなた自身で体験してみませんか？Misocaは無料で始めることができます。
まとめ: 丁寧なメールで信頼を築き、ツールで効率化しよう！
請求書をメールで送る際のマナーは、あなたのビジネスの信頼性を左右する重要な要素です。今回ご紹介した例文やチェックポイントを参考に、丁寧で分かりやすいコミュニケーションを心がけましょう。
そして、そのマナーを守るための日々の作業を、より効率的で確実なものにするために、クラウド請求書作成ソフト「Misoca」のような便利なツールの活用をぜひ検討してみてください。
丁寧さと効率化を両立させて、あなたのビジネスをさらに加速させましょう。