2023年10月にインボイス制度が開始されてから、請求書業務が複雑になったと感じている個人事業主やフリーランスの方は多いのではないでしょうか。
特に、これまで慣れ親しんだExcel（エクセル）で請求書を作成し続けている方の中には、「項目が増えて面倒…」「このやり方で本当に法律の要件を満たせているのかな？」と、漠然とした不安を抱えている方も少なくないはずです。
結論から言うと、Excelでの請求書作成・管理は、知らず知らずのうちに法的なリスクを抱えたり、非効率な作業に時間を奪われたりする危険性があります。
この記事では、なぜExcelでの請求書作成が危険なのかを解説し、法的要件を満たした請求書をミスなく、かつ効率的に作成・保存するための具体的なツール活用法をご紹介します。
請求書業務のストレスから解放され、本来の事業にもっと集中したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なぜExcelでのインボイス対応請求書作成は「危険」なのか？
多くの人にとって身近なExcelは、自由度が高く非常に便利なツールです。しかし、その自由度の高さが、インボイス制度や電子帳簿保存法といった厳格なルールが求められる業務においては、かえって弱点となってしまうのです。具体的にどのような危険性があるのか、4つの視点から見ていきましょう。
リスク1：記載必須項目の漏れ・間違い
インボイス制度に対応した「適格請求書」には、従来の請求書にはなかった項目を正確に記載する必要があります。具体的には以下の項目です。
- 適格請求書発行事業者の登録番号
- 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
Excelの場合、これらの項目を毎回手入力したり、古いテンプレートをコピーして使ったりすることで、記載漏れや入力ミスが発生しやすくなります。特に登録番号の間違いは、取引先が仕入税額控除を受けられなくなるという重大な問題に直結します。手作業である以上、ヒューマンエラーの可能性をゼロにすることは極めて困難です。
リスク2：複雑な消費税の計算ミス
取引の中に標準税率（10%）と軽減税率（8%）の商品が混在している場合、消費税の計算はさらに複雑になります。Excelで計算式を組むことは可能ですが、正しく設定するのは意外と手間がかかります。また、インボイス制度では、消費税の端数処理は「一請求書あたり、税率ごとに1回ずつ」というルールがあります。商品ごとや行ごとに端数処理をしてしまうと、最終的な合計金額にズレが生じ、誤った請求書を発行してしまうリスクがあります。
リスク3：ファイルの属人化と管理の煩雑さ
作成したExcelファイルは、どのように管理していますか？「202602_A社様請求書.xlsx」のようなファイル名で、担当者のPCや共有フォルダに散在しているケースは珍しくありません。これでは、後から特定の請求書を探すのに時間がかかったり、ファイルがどこにあるのか分からなくなったりします。また、担当者しか分からないような複雑な関数やマクロが組まれていると、その人が不在の際に誰も対応できない「属人化」という問題も発生します。これでは、効率的な事業運営の妨げになってしまいます。
リスク4：電子帳簿保存法への対応漏れ
2024年1月から、電子データで受け取った請求書や、こちらから電子データで送付した請求書の控えは、電子データのまま、特定の要件を満たして保存することが義務化されました（電子帳簿保存法）。Excelで作成した請求書をPDF化してメールで送った場合、その控えは電子取引データに該当します。そして、このデータをただフォルダに保存しておくだけでは、法律の要件を満たせない可能性があるのです。法律では、改ざん防止の措置や、「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる機能の確保などが求められます。Excelファイル単体でこれらの要件をすべて満たすのは、非常にハードルが高いと言えるでしょう。
法的要件を満たす「適格請求書」と「電子保存」の重要ポイント
Excelでの作業に潜むリスクを理解したところで、改めてインボイス制度と電子帳簿保存法で求められる要件の重要ポイントを整理しておきましょう。これらのルールを正確に把握することが、適切な業務フローを構築する第一歩です。
適格請求書（インボイス）の必須項目を再確認
取引先に迷惑をかけず、信頼を維持するためにも、請求書に記載すべき項目は必ず押さえておきましょう。適格請求書として認められるためには、以下の6つの項目が必須となります。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨も記載）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
これらの項目が一つでも欠けていると、適格請求書として認められず、取引先が消費税の仕入税額控除を受けられなくなってしまいます。結果として、取引の見直しを求められる可能性もあるため、細心の注意が必要です。
意外と知らない「端数処理」のルール
先にも少し触れましたが、消費税額の計算における「端数処理」は、間違いやすいポイントの一つです。インボイス制度上のルールは「1つの適格請求書につき、税率ごとに区分した消費税額等の合計額に対して、1回の端数処理を行う」です。切り上げ、切り捨て、四捨五入など、どの方法を選択するかは事業者に委ねられていますが、税率ごとに1回しか処理できないという点が重要です。商品項目ごとに消費税を計算して端数処理を繰り返すと、最終的な合計額が正しくなくなってしまうため、Excelで数式を組む際は特に注意が必要です。
請求書だけじゃない！電子帳簿保存法で求められる「保存要件」
請求書は「発行して終わり」ではありません。発行した請求書の控えは、法人なら7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間）、個人事業主なら原則7年間（青色申告の場合）の保存が義務付けられています。そして、電子データでやり取りしたものは、電子データで保存しなければなりません。
その際に満たすべき主な要件は以下の2つです。
- 真実性の確保：タイムスタンプを付与する、訂正や削除の履歴が残るシステムを利用するなど、データが改ざんされていないことを証明する措置。
- 可視性の確保：「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できるようにしておくこと。また、ディスプレイやプリンタ等を備え付け、明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。
これらの要件を満たすために、ファイル名を「20260228_株式会社サンプル_110000.pdf」のように変更したり、別途Excelで索引簿を作成したりする方法もありますが、手間がかかる上にミスも起こりやすくなります。
請求書作成・管理を自動化！会計ソフト・請求書発行ツールという選択肢
ここまで読んで、「Excelでの管理は思ったより大変そうだ…」と感じた方も多いでしょう。しかし、ご安心ください。これらの複雑な法的要件や面倒な作業は、適切なツールを導入することで、驚くほど簡単かつ安全に解決できます。
ツール導入で得られる圧倒的なメリット
会計ソフトや請求書発行ツールを導入すると、以下のような多くのメリットを享受できます。
- ミス・漏れの防止：あらかじめ設定されたテンプレートに沿って入力するだけで、登録番号や必須項目が漏れる心配がありません。
- 時間短縮：一度取引先情報や品目マスタを登録しておけば、次回からは選択するだけで請求書が完成。毎月の定型的な請求書なら数クリックで発行できます。
- 正確な自動計算：複数税率や端数処理など、複雑な消費税計算もすべてシステムが自動で行ってくれるため、計算ミスの心配は無用です。
- スマートな一元管理：発行した請求書はすべてクラウド上に保存され、ステータス（送付済み、入金済みなど）も一元管理できます。過去の請求書を探すのも検索機能で一瞬です。
- 電子帳簿保存法への自動対応：多くのツールは、電子帳簿保存法の要件を満たす形でデータを保存してくれるため、特別な意識をせずとも法対応が完了します。
Excelで費やしていた多くの時間を節約でき、より付加価値の高い、あなたのビジネスの本質的な業務に集中できるようになります。
おすすめは「会計ソフト一体型」のツール
請求書発行ツールには様々な種類がありますが、特におすすめしたいのが「会計ソフトと一体になったタイプ」のツールです。なぜなら、事業の最終目的は「請求書を出すこと」ではなく、「利益を計算し、正しく納税すること」だからです。請求書の発行と日々の会計処理、そして最終的な確定申告は、すべて密接に繋がっています。会計ソフト一体型のツールを使えば、作成した請求書のデータが、そのまま売上として会計帳簿に自動で仕訳されます。これにより、請求書発行から確定申告までの経理業務全体が劇的に効率化されるのです。
マネーフォワード クラウドなら請求書から確定申告までワンストップ！
「会計ソフト一体型ツール」の具体的な選択肢として、多くの個人事業主に支持されているのが「マネーフォワード クラウド」です。このツールが、これまで解説してきた課題をどのように解決してくれるのかをご紹介します。
テンプレート入力だけでインボイス対応請求書が完成
マネーフォワード クラウド請求書では、Web上の画面でテンプレートに取引先や金額などを入力するだけで、インボイス制度の要件を完全に満たした請求書を簡単に作成できます。登録番号や自社の情報もあらかじめ設定しておくので、記載漏れの心配はありません。作成した請求書は、ボタン一つでPDF発行やメール送信が可能です。
作成した請求書は電子帳簿保存法に対応した形で自動保存
作成・発行した請求書データは、電子帳簿保存法の要件を満たした形でクラウド上に自動で保存されます。自分でファイル名を変更したり、索引簿を作成したりする必要は一切ありません。後から検索するのも簡単で、「あの請求書はどこに…？」と探す手間から解放されます。
請求書データが確定申告の仕訳に自動連携！
これがマネーフォワード クラウドの最大の強みです。作成した請求書の情報をもとに、会計帳簿の仕訳が自動で作成されます。つまり、請求書を発行した時点で売上の計上も完了するのです。銀行口座やクレジットカードを連携させておけば、入金があった際に消込作業も効率化できます。これにより、確定申告の時期に慌てて一年分の領収書や請求書をまとめる、といった作業が不要になります。
日々の請求書発行業務が、そのまま確定申告の準備に繋がる。このワンストップの体験は、一度味わうとExcel管理には戻れなくなるほど快適です。
マネーフォワード クラウドの機能や料金プラン、多くのユーザーからの評判についてさらに詳しく知りたい方は、以下の完全ガイド記事が非常に参考になります。
【完全ガイド】マネーフォワード クラウド確定申告とは？使い方・評判・料金まで個人事業主向けに徹底解説
また、まずは実際にどのようなものか試してみたいという方も多いでしょう。マネーフォワード クラウドには、機能が制限された無料プランや、有料プランの機能を試せる無料トライアル期間が用意されています。リスクなく、その便利さを体験することができます。
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まとめ：請求書業務をシステム化し、事業を次のステージへ
今回は、Excelでのインボイス対応請求書作成に潜むリスクと、その解決策について解説しました。
Excelは手軽ですが、記載漏れや計算ミス、煩雑なファイル管理、そして電子帳簿保存法への対応など、多くの課題を抱えています。これらの課題は、気づかないうちにあなたの貴重な時間と労力を奪い、事業成長の足かせになりかねません。
マネーフォワード クラウドのような会計ソフト一体型の請求書発行ツールを導入することで、これらの課題は一挙に解決します。法改正に自動で対応してくれる安心感のもと、請求書発行から確定申告までの経理業務を劇的に効率化できるのです。
手作業から解放されて生まれた時間は、商品開発やマーケティング、顧客対応といった、あなたの事業のコア業務に再投資できます。請求書業務のシステム化は、単なる効率化だけでなく、事業を次のステージへ進めるための重要な一歩です。
まずは請求書1枚からでも、その便利さを体験してみませんか？