「毎日、Gmailの受信トレイがメールで溢れかえっている…」
「重要なメールの確認漏れや返信遅れが怖い…」
「メールの仕分けや転送、スプレッドシートへの記録といった定型作業に時間を取られすぎている…」
もしあなたがこのような悩みを抱えているなら、この記事が解決の糸口になるかもしれません。
ノーコード自動化ツール「Make」を使えば、面倒なGmail関連の作業を驚くほど簡単に自動化し、貴重な時間をより本質的な業務に使えるようになります。
この記事では、MakeとGmailを連携させてメール業務を効率化するための具体的な自動化アイデア、設定手順の基本、さらに活用を深めるためのMakeの便利機能まで、実践的な情報をお届けします。
Makeそのものの基本機能や、Gmail以外の様々なアプリ（Slack、Googleスプレッドシート、Trello、Notionなど）との連携についてもっと詳しく知りたい方は、まず当サイトのピラー記事「Make（メイク）とは？機能・料金・使い方を徹底解説！今日から始めるノーコード自動化生活」をご覧いただくと、本記事の内容もよりスムーズにご理解いただけます。
さあ、Makeを活用して、日々のGmail業務から解放されましょう！
なぜMakeでGmailを自動化するのか？その圧倒的メリット
数ある自動化ツールの中で、なぜMakeがGmail業務の効率化に適しているのでしょうか？ 主なメリットをご紹介します。
- プログラミング知識は一切不要: Makeの直感的なビジュアルインターフェースを使えば、ドラッグ＆ドロップ操作で誰でも簡単に自動化フロー（シナリオ）を構築できます。
- 他のアプリとの多彩な連携: Gmailだけでなく、Slack、Chatwork、Googleスプレッドシート、Google Drive、Trello、Asana、Notionといった数百種類のアプリやサービスとシームレスに連携可能。メールを起点とした業務全体の自動化が実現します。
- 柔軟な条件分岐とフィルタリング: メールの送信者、件名、本文の内容、ラベル、添付ファイルの有無など、細かな条件で処理を分岐させたり、特定のメールだけを対象にしたりと、思い通りの自動化が可能です。
- 定型作業からの解放: 毎日の繰り返し作業をMakeに任せることで、人的ミスを減らし、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出します。
- 無料プランからスタート可能: まずはコストをかけずにMakeの基本機能を試し、その効果を実感できます。
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MakeでGmailを自動化する前の準備と注意点
スムーズに自動化を始めるために、以下の準備と注意点を確認しておきましょう。
- Makeアカウントの作成: まだお持ちでない方は、こちらのMake公式サイトから簡単に無料アカウントを作成できます。
- Gmailアカウント: 自動化したいGmailアカウントを用意します。
- Googleアカウントのセキュリティ設定: 2段階認証を設定している場合、Makeとの連携時に「アプリパスワード」が必要になることがあります。事前にGoogleアカウントのセキュリティ設定を確認しておきましょう。
- 自動化する内容の明確化: 「何をトリガーとして（例：特定のラベルが付いたメールを受信したら）」「どのような処理を実行するか（例：Slackに通知する）」を具体的に決めておくと、シナリオ作成がスムーズです。
- オペレーション消費の意識: Makeの料金プランは「オペレーション数（処理の実行回数）」に基づいています。無駄な実行を避けるため、トリガーの条件設定や実行頻度を適切に設定することが重要です。
Make × Gmail 自動化アイデア5選（設定例付き）
ここでは、Makeを使ってGmail業務を効率化できる具体的な自動化アイデアを5つご紹介します。各アイデアには、Makeでのモジュール構成例や簡単な設定ポイントも記載しています。
アイデア1: 特定ラベルのメールをSlackやChatworkに即時通知
- 課題: 重要な顧客からの問い合わせや、緊急プロジェクト関連のメールを見逃してしまう。
- Makeシナリオ構成例:
- Gmail – Watch emails (トリガー: 特定のラベル、送信者、キーワードなどを指定)
- Slack – Create a message または Chatwork – Send message (アクション: メールの件名や送信者、本文の一部を引用して通知)
- 設定ポイント: Gmailモジュールのフィルター条件を細かく設定することで、本当に重要なメールだけを通知対象にできます。Slack/Chatworkの通知先チャンネルやメンションも指定可能です。
- 活用シーン: 顧客対応の迅速化、チーム内での情報共有の促進。
アイデア2: 問い合わせメールの内容をGoogleスプレッドシートに自動記録
- 課題:ウェブサイトからの問い合わせメールを手作業でスプレッドシートに転記しており、時間がかかりミスも発生する。
- Makeシナリオ構成例:
- Gmail – Watch emails (トリガー: 件名に「お問い合わせ」を含む、特定のフォームからのメールなど)
- (任意) Text parser – Parse CSV / Match patternなど (本文から名前、会社名、問い合わせ内容などを抽出)
- Google Sheets – Add a row (アクション: 抽出した情報をスプレッドシートの各列に記録)
- 設定ポイント: メールの本文が定型的な場合は、Text parserモジュールを使って必要な情報を正確に抜き出すと、より整理されたデータとして記録できます。
- 活用シーン: 問い合わせ管理の効率化、顧客データベースの自動構築、分析用データの収集。
アイデア3: 添付ファイルをGoogle Driveの特定フォルダに自動保存＆仕分け
- 課題: 取引先から送られてくる請求書や報告書などの添付ファイルを、手動でダウンロードしてフォルダに仕分けするのが面倒。
- Makeシナリオ構成例:
- Gmail – Watch emails (トリガー: 添付ファイルあり、特定の送信者、件名キーワードなどを指定)
- Iterator (モジュール: 添付ファイルが複数ある場合、1つずつ処理するために使用)
- Router (モジュール: 送信者やファイル名に応じて保存先フォルダを分岐)
- パス1: Google Drive – Upload a file (アクション: A社フォルダに保存)
- パス2: Google Drive – Upload a file (アクション: B社フォルダに保存)
- 設定ポイント: Iteratorモジュールを使うことで、1通のメールに複数の添付ファイルがあっても全て処理できます。RouterモジュールとGoogle Driveモジュールを組み合わせれば、送信者やファイル名に基づいて自動的にフォルダ分けすることも可能です。
- 活用シーン: 請求書管理、契約書管理、プロジェクト資料の自動整理。
アイデア4: 特定メール受信時にタスク管理ツールへタスクを自動作成
- 課題: 上司や顧客からの作業依頼メールが受信トレイに埋もれてしまい、対応漏れが発生することがある。
- Makeシナリオ構成例:
- Gmail – Watch emails (トリガー: 特定の送信者、件名に「依頼」「ToDo」などを含む)
- Trello – Create a card または Asana – Create a task または Notion – Create a database item (アクション: メールの件名をタスク名、本文を詳細としてタスク作成)
- 設定ポイント: タスクの期限や担当者をMake側で設定したり、メール内の情報から動的に設定したりすることも可能です。
- 活用シーン: メールベースの依頼のタスク化、チームでのタスク共有、対応漏れの撲滅。
アイデア5: 定型的な返信メールの下書きを自動作成（半自動送信）
- 課題: よくある質問への返信や、資料請求への対応など、毎回同じような内容のメールを作成するのが手間。
- Makeシナリオ構成例:
- Gmail – Watch emails (トリガー: 件名に「よくある質問」「資料請求」などを含む)
- Gmail – Create a draft (アクション: 定型文テンプレートをベースに、メール本文や件名の一部をパーソナライズして下書きを作成)
- 設定ポイント: このシナリオでは、メールを完全に自動送信するのではなく、あえて「下書きを作成する」に留めます。これにより、最終的な内容確認と微調整を行った上で、自分のタイミングで送信できるため、誤送信のリスクを低減できます。パーソナライズする箇所（相手の名前など）は、元のメールから取得した情報を差し込むと良いでしょう。
- 独自の視点: 完全自動返信は便利ですが、相手や状況によっては機械的な印象を与えかねません。特にビジネスシーンでは、パーソナライズされた下書きを一度確認する「半自動化」が、効率と丁寧さのバランスを取る上で非常に有効です。
MakeでGmail自動化シナリオを作成する基本ステップ
上記のような自動化シナリオは、以下の基本的なステップで作成できます。
- Makeにログインし、新しいシナリオを作成: ダッシュボードから「Create a new scenario」をクリックします。
- トリガーモジュールの設定 (Gmail):
- 検索窓で「Gmail」と入力し、適切なトリガー（例:「Watch emails」）を選択します。
- 「Connection」であなたのGmailアカウントをMakeに連携させます（初回のみ）。画面の指示に従い、Googleアカウントでログインし、Makeからのアクセスを許可します。
- どのメールを監視対象とするか（Folder、Criteria type、Criteria valueなど）を設定します。例えば、「特定のラベルが付いた未読メール」などを指定できます。
- アクションモジュールの設定 (例: Slack通知):
- プラス（＋）ボタンをクリックし、次のモジュールを追加します。検索窓で「Slack」と入力し、アクション（例:「Create a message」）を選択します。
- 「Connection」でSlackアカウントを連携させます。
- 通知先のチャンネル、メッセージ内容などを設定します。メッセージ内容には、前のGmailモジュールから取得したデータ（メールの件名、送信者、本文の一部など）をドラッグ＆ドロップで動的に挿入できます。
- テスト実行と有効化:
- シナリオ左下の「Run once」ボタンでテスト実行します。実際にトリガー条件に合うメールを送受信してみて、意図した通りにアクションが実行されるか確認します。
- 問題がなければ、シナリオ左下のSCHEDULINGスイッチを「ON」にしてシナリオを有効化します。これで設定した間隔（例: 15分ごと）で自動的にシナリオが実行されます。
- 実行履歴の確認とエラー対処: シナリオの実行履歴はMake上で確認できます。エラーが発生した場合は、その原因を特定し、設定を修正します。
Gmail自動化をさらに進化させるMakeの便利機能（独自の視点）
基本的な連携に慣れてきたら、Makeのさらに高度な機能を活用して、Gmail自動化をより洗練させましょう。
- フィルター (Filter): モジュールとモジュールの間に設定し、特定の条件を満たす場合のみ次の処理に進むように制御できます。例えば、「添付ファイル付きメールを受信」というトリガーの後、「ファイル名に『請求書』が含まれる場合のみDriveに保存」といった細かい制御が可能です。
- ルーター (Router): 1つのトリガーから複数の異なる処理経路に分岐させることができます。例えば、メールの件名に応じて、「AというキーワードならSlackチャンネルAに通知」「Bというキーワードならスプレッドシートに記録」といった分岐処理を実現できます。
- エラーハンドリング (Error handlers): シナリオ実行中にエラーが発生した場合の代替処理（例: 管理者にエラー内容をメールで通知する、処理をリトライする）を事前に設定できます。これにより、自動化の安定性が向上します。
- テキストパーサー (Text parser): メールの本文や件名から、正規表現や区切り文字を使って特定の情報（例: 注文番号、日付、顧客名、問い合わせ種別など）を正確に抽出できます。抽出した情報を後続のモジュールで活用することで、よりインテリジェントな自動化が可能になります。
- データストア (Data store): Make内で一時的にデータを保存・参照できる機能です。例えば、処理済みのメールIDをデータストアに記録しておくことで、同じメールを重複して処理してしまうのを防ぐといった使い方ができます。
MakeでGmail自動化を始める際の注意点・よくある課題
MakeでGmailを自動化する際には、以下の点に注意しておくと良いでしょう。
- Googleのセキュリティポリシー変更: Google側のセキュリティ強化やAPI仕様の変更により、Makeとの連携が一時的に解除されたり、再認証が必要になったりすることがあります。定期的にMakeのコネクション状態を確認しましょう。
- API利用制限: Gmail APIには、短時間に大量のリクエストを行うと一時的に制限がかかる場合があります。特に高頻度で大量のメールを処理するシナリオの場合は、実行間隔を調整するなどの配慮が必要です。
- テストの徹底: 意図しない相手にメールを送信したり、重要な情報を誤って処理したりするリスクを避けるため、シナリオを有効化する前に必ず十分なテストを行ってください。特に、メール送信や更新を行うアクションの前には慎重な確認が不可欠です。
- オペレーション数の消費: 無料プランや低価格プランではオペレーション数に上限があります。高頻度でメールをチェックしたり、1通のメールに対して多くの処理を行うシナリオは、オペレーション数を多く消費します。効率的なシナリオ設計を心がけましょう。
まとめ：MakeとGmail連携で、メール業務の新しい常識を！
MakeとGmailを連携させることで、これまで当たり前だと思っていたメールに関する数多くの手作業から解放され、業務効率を劇的に向上させることができます。最初は小さな自動化からでも構いません。この記事で紹介したアイデアや設定方法を参考に、ぜひあなたのGmail業務にMakeを取り入れてみてください。
「特定のメールが来たら通知する」といった簡単な自動化でも、その効果を実感できるはずです。そして、その成功体験が、さらに高度で広範囲な業務自動化へのモチベーションにつながるでしょう。
Gmail自動化でMakeの便利さを実感したら、次は他の業務も自動化してみませんか？Makeの全機能や料金プラン、さらに多様な活用事例については、当サイトのピラー記事「Make（メイク）とは？機能・料金・使い方を徹底解説！今日から始めるノーコード自動化生活」で詳しく解説しています。ぜひ、あなたのビジネスや日々の業務を次のレベルへと引き上げてください。
面倒なメール作業はMakeに任せて、あなたはもっと価値ある仕事に集中しましょう！