「毎月のクラウドストレージ費用が高額で困っている」
「複数のストレージサービスを使い分けるのが面倒」
「チームでの共同編集がスムーズにできない」
このような悩みを抱えている企業や個人事業主の方は多いのではないでしょうか。
実は、Box や Dropbox から Google ドライブへ移行することで、これらの問題を一気に解決できる可能性があります。
本記事では、2025年8月時点の最新情報をもとに、実際の移行プロセスから費用削減効果、そして Google Workspace との連携によるメリットまで、具体的な事例を交えながら詳しく解説します。
なぜ今、Box・Dropbox からの移行を検討すべきなのか
クラウドストレージサービスの選択は、企業の生産性とコストに直結する重要な経営判断です。Box や Dropbox は優れたサービスですが、以下のような課題を抱える企業が増えています。
コスト面での課題
例えば、社員数50名の中小企業がBox Business を利用している場合、1ユーザーあたり月額2,084円（年間契約の場合）のコストがかかります。年間で計算すると、50名 × 2,084円 × 12ヶ月 = 1,250,400円という大きな支出になります。
一方、Dropbox Business Standard の場合も、1ユーザーあたり月額1,800円となり、年間では50名 × 1,800円 × 12ヶ月 = 1,080,000円の費用が発生します。
機能面での制限
Box や Dropbox は主にファイル保存・共有に特化したサービスです。そのため、以下のような場面で不便を感じることがあります：
- 複数人でのリアルタイム共同編集が難しい
- Office ファイルの編集に別途ライセンスが必要
- メール、カレンダー、ビデオ会議などとの連携が限定的
- ファイルのバージョン管理が複雑
実際の企業での課題事例
ある IT 企業では、開発チームが Dropbox、営業チームが Box、経理部門が OneDrive と、部門ごとに異なるストレージサービスを使用していました。その結果、部門間でのファイル共有が煩雑になり、重要なデータの一元管理ができない状態に陥っていました。
また、別の製造業の企業では、CAD データや設計図面の共有に Box を使用していましたが、取引先との共有設定が複雑で、アクセス権限の管理に多くの時間を費やしていました。
Google ドライブ移行で実現できる解決策
Google ドライブへの移行は、単なるストレージサービスの変更ではありません。Google Workspace と統合されたエコシステムへの参入により、業務効率の大幅な改善が期待できます。
ステップ1：移行前の準備と計画
移行を成功させるためには、綿密な準備が不可欠です。まず、現在使用しているファイルの棚卸しから始めましょう。
データ量の把握方法：
- Box の場合：管理コンソールから「レポート」→「ストレージ使用量」で確認
- Dropbox の場合：管理者コンソールの「インサイト」→「アクティビティ」で確認
一般的に、1ユーザーあたり平均30GB程度のデータを保有していることが多いです。50名の企業であれば、約1.5TB のデータ移行が必要になる計算です。
重要なチェックポイント：
- 共有リンクの一覧を作成（移行後に再設定が必要）
- 外部共有されているファイルの確認
- アクセス権限の整理
- 不要なファイルの削除（移行時間とコストの削減）
ステップ2：Google Workspace の選定と導入
Google ドライブを最大限活用するには、Google Workspace の導入が推奨されます。プランによって利用できるストレージ容量が異なるため、自社のニーズに合わせた選択が重要です。
プラン別のストレージ容量：
- Business Starter：30GB/ユーザー
- Business Standard：2TB/ユーザー
- Business Plus：5TB/ユーザー
- Enterprise：5TB/ユーザー（必要に応じて増量可能）
多くの企業では Business Standard プランが最適です。月額1,600円（年間契約の場合）で、2TB のストレージに加えて、Gmail、Meet、Google カレンダーなどのツールも利用できます。
さらに、Google Workspace のプロモーションコードを活用すれば、15%割引で利用できるため、移行コストを大幅に削減できます。
ステップ3：データ移行の実施
データ移行には主に3つの方法があります。それぞれの特徴と適用場面を理解して、最適な方法を選択しましょう。
方法1：Google Workspace Migration ツールの使用
Google が提供する公式の移行ツールで、Box からの移行に対応しています。管理者権限があれば、ユーザーのデータを一括で移行できます。
移行手順：
- Google 管理コンソールにログイン
- 「データ移行」を選択
- 移行元として「Box」を選択
- Box の管理者認証情報を入力
- 移行するユーザーとデータを選択
- 移行を開始
方法2：サードパーティ製移行ツールの活用
Dropbox からの移行や、より高度な移行オプションが必要な場合は、CloudMigrator や Movebot などのツールが有効です。これらのツールは、フォルダ構造やアクセス権限を保持したまま移行できる利点があります。
方法3：手動での移行
データ量が少ない場合や、特定のファイルのみを移行する場合は、手動での移行も選択肢です。Google ドライブのデスクトップアプリを使用すれば、ドラッグ&ドロップで簡単に移行できます。
ステップ4：共同編集環境の構築
Google ドライブの最大の強みは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドとの完全な統合です。これにより、チームでのリアルタイム共同編集が可能になります。
共同編集のメリット：
- 最大100人が同時に編集可能
- 変更履歴が自動保存され、いつでも過去のバージョンに戻せる
- コメント機能で効率的なフィードバック
- 提案モードで変更案を提示
実際の活用例として、ある広告代理店では、クライアントへの提案書作成時に、営業、デザイナー、コピーライターが同時にドキュメントを編集することで、作成時間を従来の3分の1に短縮できました。
ステップ5：セキュリティとアクセス管理の設定
企業データを守るため、適切なセキュリティ設定は必須です。Google Workspace では、以下のようなセキュリティ機能を活用できます。
推奨セキュリティ設定：
- 2段階認証の必須化
- 外部共有の制限（ドメイン内のみに限定）
- ダウンロード・印刷の制限
- 有効期限付きアクセスの設定
- データ損失防止（DLP）ルールの設定
Box・Dropbox と Google ドライブの比較検証
実際の使用感や機能面での違いを、具体的に比較してみましょう。
コスト比較（50名規模の企業の場合）
Box Business：
- 月額：104,200円（2,084円 × 50名）
- 年額：1,250,400円
- 含まれる機能：ストレージのみ
Dropbox Business Standard：
- 月額：90,000円（1,800円 × 50名）
- 年額：1,080,000円
- 含まれる機能：ストレージ + 基本的な共同作業ツール
Google Workspace Business Standard：
- 月額：80,000円（1,600円 × 50名）
- 年額：960,000円
- 含まれる機能：ストレージ + メール + ビデオ会議 + オフィスアプリ
Google Workspace に移行することで、年間434,400円（Box比）または120,000円（Dropbox比）のコスト削減が可能です。
さらに、Google Workspace プロモーションコードを使用すれば、さらに割引を受けられます。
機能面での優位性
Google ドライブは単なるストレージサービスではなく、統合されたワークスペースとして機能します。特に以下の点で優れています：
- 検索機能：Google の強力な検索技術により、ファイル内のテキストや画像内の文字まで検索可能
- AI 機能：スマート作成機能で文書作成を効率化
- 統合性：Gmail の添付ファイルを直接ドライブに保存、カレンダーとの連携など
- 拡張性：豊富なアドオンとAPIで業務システムとの連携が容易
移行をおすすめする企業の特徴
以下のような企業には、特に Google ドライブへの移行をおすすめします：
- コスト削減を重視する中小企業
- リモートワークでの共同作業が多い企業
- Microsoft Office から Google Workspace への移行を検討している企業
- セキュリティとコンプライアンスを重視する企業
- IT 管理の簡素化を図りたい企業
まとめと次のアクション
Box や Dropbox から Google ドライブへの移行は、単なるストレージの変更以上の価値をもたらします。コスト削減だけでなく、業務効率の向上、セキュリティの強化、そして将来的な拡張性の確保が可能になります。
移行を成功させるための重要ポイント：
- 現状のデータ量とアクセス権限を正確に把握する
- 適切な Google Workspace プランを選択する
- 段階的な移行計画を立てる
- ユーザーへの十分なトレーニングを実施する
次のステップとして、まずは Google Workspace の15%割引プロモーションコードを入手し、小規模なパイロットプロジェクトから始めることをおすすめします。実際に使用感を確認しながら、段階的に移行を進めることで、リスクを最小限に抑えながらスムーズな移行が実現できます。
さらに詳しい移行サポートが必要な場合は、Google Cloud Partner の認定を受けた専門業者への相談も検討してください。専門的な知識と経験により、より効率的で安全な移行が可能になります。