「また月末の経費精算処理で残業か…」
そんなため息をついていませんか？
経理担当者にとって、経費精算の申請・承認フローは避けて通れない重要業務です。
しかし、メールでの申請受付、エクセルへの転記、承認者への確認連絡など、手作業が多く時間がかかるのが現実です。
この記事では、ノーコード自動化ツール「n8n」を使って、経費精算フローを自動化する具体的な方法をご紹介します。
実際に導入した企業では、月末の経費処理時間を約70%削減した事例もあります。
明日から使える実践的なテンプレートも含めて、わかりやすく解説していきます。
経費精算フローの現状と課題
多くの企業の経費精算フローは、いまだに手作業に依存しています。典型的な流れを見てみましょう。
従来の経費精算フローの問題点
一般的な経費精算では、以下のような手順を踏むことが多いです。
- 社員がメールで経費申請書と領収書を送信
- 経理担当者が内容を確認し、エクセルに転記
- 承認者にメールで承認依頼
- 承認後、経理システムに手入力
- 申請者に結果をメール通知
この流れには、いくつもの課題が潜んでいます。
まず、転記ミスのリスクです。ある調査によると、手動でのデータ入力では約3%の確率でエラーが発生します。100件の申請があれば、3件は何らかのミスが含まれる計算になります。
次に、処理時間の長さです。1件あたり平均15分かかるとすると、月100件の申請で25時間。これは3営業日以上に相当します。
さらに、承認の遅延も深刻です。承認者が出張中だったり、メールを見落としたりすると、処理が滞ります。社員からは「いつ振り込まれるの？」という問い合わせが殺到し、対応に追われることになります。
なぜ自動化が必要なのか
経費精算の自動化は、単なる効率化以上の価値があります。
第一に、コンプライアンスの強化です。自動化により、すべての申請が同じルールで処理され、承認履歴も自動的に記録されます。監査対応も格段に楽になります。
第二に、社員満足度の向上です。申請から振込までの期間が短縮され、進捗も可視化されることで、社員のストレスが大幅に軽減されます。
第三に、経理部門の働き方改革です。ルーティン作業から解放された時間を、より付加価値の高い業務に充てることができます。
n8nを使った経費精算フローの自動化方法
それでは、n8nを使って経費精算フローを自動化する具体的な方法を見ていきましょう。n8nは、プログラミング知識がなくても使えるワークフロー自動化ツールです。詳しい機能については、n8n完全ガイド記事をご覧ください。
ステップ1：自動化フローの設計
まず、理想的な経費精算フローを設計します。n8nで実現する自動化フローは以下のようになります。
- Googleフォームで経費申請を受付
- 申請内容を自動でスプレッドシートに記録
- 金額に応じて適切な承認者にSlack通知
- 承認後、会計システムに自動連携
- 申請者に完了通知を自動送信
このフローなら、経理担当者は承認状況の確認と例外処理だけに集中できます。
ステップ2：n8nのセットアップ
n8nの導入は思っているより簡単です。n8nの公式サイトから無料トライアルを開始できます。
セットアップの基本手順は以下の通りです。
- n8nクラウド版にサインアップ（5分程度）
- 必要なアプリケーション（Google、Slack等）と連携
- テンプレートをインポートして編集
クラウド版なら、サーバーの準備も不要で、すぐに使い始められます。
ステップ3：ワークフローの構築
実際のワークフロー構築を、具体例で説明します。
1. トリガーの設定
Googleフォームのノードを配置し、新しい回答が送信されたときにワークフローが起動するよう設定します。フォームには以下の項目を含めます。
- 申請者名
- 部署
- 経費項目
- 金額
- 使用日
- 使用目的
- 領収書画像のURL
2. データの処理
受信したデータを、後続の処理で使いやすい形に整形します。n8nの「Set」ノードを使用して、日付フォーマットの統一や金額の数値変換を行います。
3. 承認ルートの分岐
「IF」ノードを使って、金額に応じた承認ルートを設定します。例えば：
- 1万円未満：課長承認のみ
- 1万円以上5万円未満：部長承認
- 5万円以上：役員承認
4. 通知の送信
Slackノードを使って、承認者に通知を送ります。通知には承認用のボタンを含め、ワンクリックで承認できるようにします。
5. データの保存
Google Sheetsノードで、申請データを管理用スプレッドシートに記録します。これにより、いつでも申請状況を確認できます。
ステップ4：承認プロセスの実装
承認プロセスは、経費精算フローの要です。n8nでは以下のように実装します。
承認待ちワークフローの作成
Webhookノードを使用して、承認ボタンがクリックされたときに別のワークフローを起動します。承認者がSlackで「承認」ボタンをクリックすると：
- 承認情報がn8nに送信される
- スプレッドシートの承認ステータスが更新される
- 次の承認者または申請者に通知が送られる
タイムアウト処理の実装
「Wait」ノードを使って、一定期間承認されない場合のリマインド通知を設定します。48時間経過しても承認されない場合は、承認者と経理担当者の両方に通知が送られます。
ステップ5：会計システムとの連携
最終的に承認された経費は、会計システムに自動で連携します。多くの会計システムはAPIやCSVインポート機能を提供しているので、n8nから直接データを送信できます。
例えば、freeeやマネーフォワードクラウドを使用している場合：
- HTTPリクエストノードでAPIを呼び出し
- 承認済みデータを所定のフォーマットで送信
- 仕訳データとして自動登録
CSVでの連携の場合は、定期的にCSVファイルを生成して、FTPやメールで送信することも可能です。
他の自動化ツールとの比較
経費精算の自動化には、n8n以外にもいくつかの選択肢があります。それぞれの特徴を比較してみましょう。
専用の経費精算システムとの比較
楽楽精算やジョブカンなどの専用システムは、経費精算に特化した機能が充実しています。しかし、以下のような課題があります。
- 月額費用が高い（1ユーザーあたり300〜500円）
- カスタマイズの自由度が低い
- 他の業務システムとの連携が限定的
一方、n8nなら：
- 小規模なら無料、有料プランでも月20ドルから
- 自社の業務フローに合わせて自由にカスタマイズ可能
- 200以上のアプリと連携可能
RPAツールとの比較
UiPathやWinActorなどのRPAツールも選択肢の一つです。しかし：
- 導入コストが高い（年間100万円以上）
- プログラミング的な知識が必要
- デスクトップ上での動作が前提
n8nは、クラウドベースで動作し、視覚的なインターフェースで誰でも使えるのが大きな利点です。
どんな企業にn8nがおすすめか
n8nが特に適しているのは以下のような企業です。
- 社員数50〜500名程度の中堅企業
- IT予算が限られている企業
- 業務フローを頻繁に見直す成長企業
- 複数のクラウドサービスを活用している企業
逆に、1000名を超える大企業や、高度なセキュリティ要件がある企業は、専用システムの方が適している場合もあります。
まとめと次のアクション
n8nを使った経費精算フローの自動化は、経理部門の業務効率を大幅に改善する可能性を秘めています。手作業による転記ミスがなくなり、承認プロセスも迅速化され、月末の残業も大幅に削減できます。
導入のポイントをまとめると：
- 現状の業務フローを整理し、自動化する部分を明確にする
- 小さく始めて、段階的に拡張していく
- 関係者への説明と協力体制の構築が重要
まずは、n8nの無料トライアルで、簡単なワークフローを作ってみることから始めましょう。Googleフォームからスプレッドシートへの転記だけでも、十分な効果を実感できるはずです。
さらに詳しいn8nの使い方については、n8n完全ガイド記事で、基本操作から応用まで幅広く解説しています。ぜひ参考にしてください。
経理業務の自動化は、働き方改革の第一歩です。この記事が、あなたの業務改善の一助となれば幸いです。