フリーランスのパーソナルトレーナーやヨガ・ピラティスインストラクターとして活動を始めたものの、確定申告の時期になると頭を抱えていませんか。
「ジムからの業務委託報酬はどう処理すればいいの？」「個人で受けたパーソナルセッションの売上と、ジム経由の収入は分けて管理するべき？」といった疑問は、この業界で働くフリーランスなら誰もが一度は感じるものです。
実際、パーソナルトレーナーやインストラクターの収入構造は独特です。
業務委託契約によるジムへの出張指導、自主開催のパーソナルセッション、オンラインレッスン、さらには物販収入など、複数の収入源が混在するケースがほとんどです。
2026年4月時点の情報をもとに、初めての確定申告でも迷わず進められるよう、ステップごとにお伝えしていきます。
パーソナルトレーナー・インストラクターの確定申告が複雑になる理由
収入源が複数にまたがる独特な働き方
パーソナルトレーナーやインストラクターがフリーランスとして活動する場合、収入の形態は大きく以下のように分かれます。
- ジムやスタジオとの業務委託契約による報酬（1レッスンあたりの単価制が多い）
- 個人で直接集客したクライアントからのセッション料
- オンラインレッスンやパーソナル指導の収入
- プロテインやサプリメントなど物販による収入
- セミナーやワークショップの開催収入
たとえば、月曜から水曜はA社のフィットネスジムで業務委託として指導を行い、木曜と金曜は自分で借りたレンタルスペースでパーソナルセッションを提供し、週末はオンラインでグループレッスンを開催する――このような働き方は珍しくありません。
問題は、それぞれの収入で請求方法や入金タイミングが異なる点です。業務委託先からは月末締め翌月払いで報酬が振り込まれますが、個人クライアントからは都度現金やPayPayで受け取ることもあるでしょう。この入金形態のバラつきが、帳簿管理を複雑にする最大の要因です。
経費の判断が難しいグレーゾーンが多い
パーソナルトレーナー・インストラクター特有の悩みとして、経費にできるかどうか判断が難しい支出が多いことが挙げられます。
- 自分のトレーニングにかかるジム会費は経費になるのか
- ウェアやシューズはどこまで経費として認められるのか
- 資格の更新費用や新たな資格取得費用の扱い
- プロテインやサプリメントを自分でも使い、クライアントにも販売する場合の按分
- 自宅の一部をオンラインレッスンのスタジオとして使う場合の家事按分
こうした判断を正しく行いながら、日々の取引を記録していくのは大変な作業です。特に、トレーニング指導の現場で忙しく働きながら、帳簿をつける時間を確保するのは容易ではありません。だからこそ、会計ソフトを活用した効率的な管理が重要になります。
業務委託費と外注費の処理に悩むケース
さらに、自分が他のトレーナーに業務を委託する立場になることもあります。たとえば、自分が受けたパーソナルセッションの予約が重なった場合に、信頼できる別のトレーナーに代行を依頼し、報酬を支払うケースです。この場合は「外注費」として処理する必要があり、支払い先への支払調書の発行なども検討しなければなりません。
このように、パーソナルトレーナーやインストラクターの確定申告には業界特有の複雑さがあるため、ツールを使って正確かつ効率的に管理する仕組みを整えることが不可欠です。
マネーフォワード クラウド確定申告で売上を正しく管理する方法
まずは収入源ごとに補助科目を設定する
マネーフォワード クラウド確定申告を使い始めたら、最初にやるべきことは収入源を整理することです。勘定科目「売上高」に対して、補助科目を収入源ごとに作成すると、後から収入の内訳を簡単に把握できます。
具体的には、次のような補助科目を設定するのがおすすめです。
- 売上高／業務委託報酬（A社ジム）
- 売上高／業務委託報酬（B社スタジオ）
- 売上高／パーソナルセッション
- 売上高／オンラインレッスン
- 売上高／物販
マネーフォワード クラウド確定申告では、「各種設定」から「勘定科目」を選び、売上高の補助科目を追加できます。一度設定しておけば、仕訳入力時にプルダウンから選ぶだけなので手間もかかりません。
マネーフォワード クラウド確定申告の基本的な使い方や初期設定については、【完全ガイド】マネーフォワード クラウド確定申告とは？使い方・評判・料金まで個人事業主向けに徹底解説で詳しく解説していますので、まだ使い始めていない方は参考にしてください。
業務委託報酬の仕訳方法（発生主義で正確に記録する）
確定申告で求められるのは「発生主義」に基づいた記帳です。これは、実際にお金が振り込まれた日ではなく、サービスを提供した日（売上が確定した日）に収入を計上するという考え方です。
たとえば、3月にA社のジムで10回レッスンを行い、1回あたり5,000円の報酬が発生した場合、次のように2段階で仕訳します。
〈3月31日：売上の計上〉
- 借方：売掛金 50,000円
- 貸方：売上高（業務委託報酬・A社ジム） 50,000円
- 摘要：3月分 業務委託報酬 レッスン10回
〈4月末日：入金時の処理〉
- 借方：普通預金 50,000円
- 貸方：売掛金 50,000円
- 摘要：A社ジム 3月分報酬入金
マネーフォワード クラウド確定申告では、銀行口座を連携しておくと入金データが自動で取り込まれます。あらかじめ売掛金として計上しておけば、入金データと照合して消し込みができるので便利です。
個人クライアントからの売上を漏れなく記録するコツ
業務委託先からの報酬は請求書や支払明細があるため管理しやすいのですが、個人クライアントから直接受け取る収入は記録漏れが起きやすいポイントです。
特に現金で受け取る場合は注意が必要です。次のような工夫で漏れを防ぎましょう。
- セッション終了時にその場でマネーフォワード クラウド確定申告のスマホアプリから仕訳を入力する習慣をつける
- 予約管理アプリやGoogleカレンダーの記録と照合して、月末に売上の計上漏れがないか確認する
- 可能な限り銀行振込やキャッシュレス決済を利用し、取引履歴を残す
現金で受け取った場合の仕訳は以下のようになります。
- 借方：現金 8,000円
- 貸方：売上高（パーソナルセッション） 8,000円
- 摘要：パーソナルセッション 〇〇様 60分
摘要欄にクライアント名やセッション内容を記載しておくと、後から見返したときに内容がすぐわかります。ただし、個人名を記載する場合はプライバシーへの配慮も忘れないようにしましょう。イニシャルやIDで管理する方法も有効です。
業務委託費（外注費）の処理と注意点
他のトレーナーへの支払いは「外注費」で処理
自分がクライアントから受けた依頼を別のトレーナーに委託した場合、その支払いは「外注費」として経費に計上します。
たとえば、自分のパーソナルセッションの代行を別のトレーナーに依頼し、1回5,000円を支払った場合の仕訳は以下のとおりです。
〈代行実施日：費用の計上〉
- 借方：外注費 5,000円
- 貸方：未払金 5,000円
- 摘要：パーソナルセッション代行 〇〇トレーナー
〈支払日：支払いの処理〉
- 借方：未払金 5,000円
- 貸方：普通預金 5,000円
- 摘要：〇〇トレーナー 代行費支払い
外注費と給与の違いを理解しておく
外注費として処理するためには、相手が「雇用」ではなく「業務委託」の関係であることが重要です。税務調査で外注費が否認され、給与と判断されると、源泉徴収の義務が発生し、追徴課税を受ける可能性があります。
外注費として認められるための主なポイントは以下のとおりです。
- 業務の進め方について具体的な指揮命令を行っていないこと
- 勤務時間や場所を拘束していないこと
- 報酬が時間単位ではなく、業務の成果に対して支払われていること
- 他の仕事を受けることが制限されていないこと
- 業務委託契約書を締結していること
代行を依頼する際は、必ず業務委託契約書を交わしておきましょう。口頭での依頼だけでは、税務調査時に外注費として認められないリスクがあります。
年間50万円を超える支払いは支払調書の提出を検討
同一の外注先に対して年間50万円を超える報酬を支払った場合、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を税務署に提出する義務が生じる場合があります。ただし、パーソナルトレーナーへの外注費が「報酬」に該当するかどうかはケースバイケースです。不安がある場合は、税理士や最寄りの税務署に確認することをおすすめします。
パーソナルトレーナーが経費にできる主な項目と仕訳例
経費として計上できる代表的な支出
パーソナルトレーナーやインストラクターが経費にできる主な項目を、勘定科目とともに整理します。
- レンタルスペース代 → 地代家賃
- トレーニング器具・備品（10万円未満） → 消耗品費
- トレーニング器具・備品（10万円以上） → 工具器具備品（減価償却）
- ウェア・シューズ（業務専用のもの） → 消耗品費
- 資格取得・更新費用 → 研修費
- セミナー参加費 → 研修費
- 交通費（ジムや出張指導先への移動） → 旅費交通費
- 広告宣伝費（SNS広告、チラシ作成費） → 広告宣伝費
- クライアント管理アプリの利用料 → 通信費または支払手数料
- プロテインやサプリメント（販売用仕入れ） → 仕入高
家事按分が必要な経費の扱い
自宅の一部をオンラインレッスンのスペースとして使っている場合、家賃や光熱費の一部を経費にできます。これを「家事按分」といいます。
按分の割合は、面積比や使用時間比で合理的に算出する必要があります。たとえば、60平米の自宅のうち10平米をレッスン専用スペースとして使っている場合、家賃の約17%（10÷60）を経費にできます。
マネーフォワード クラウド確定申告には家事按分の自動計算機能があり、あらかじめ按分割合を設定しておけば、確定申告書の作成時に自動で計算してくれます。毎月の仕訳では全額を計上し、年末に自動で按分される仕組みなので、日常の記帳に手間が増えることはありません。
他の会計ソフトとの比較とマネーフォワードが向いている人
主要な会計ソフトとの比較
フリーランスのパーソナルトレーナーが確定申告に使える主な会計ソフトとして、マネーフォワード クラウド確定申告のほかに、freee会計やや弥生のクラウド確定申告があります。
マネーフォワード クラウド確定申告の特徴は、銀行口座やクレジットカードとの連携数が多く、複数の収入源をまとめて管理しやすい点にあります。パーソナルトレーナーのように、複数のジムやスタジオから報酬を受け取りつつ、個人でもセッションを行う働き方には特に相性が良いといえます。
freee会計は、簿記の知識がほとんどなくても使えるように設計されていますが、仕訳の自由度という面ではマネーフォワードに軍配が上がります。弥生のクラウド確定申告はコストを抑えたい方に向いていますが、口座連携や自動仕訳の機能ではマネーフォワードのほうが充実しています。
マネーフォワード クラウド確定申告が向いている人
以下に当てはまる方は、マネーフォワード クラウド確定申告との相性が良いでしょう。
- 複数のジム・スタジオと業務委託契約を結んでいる
- 個人でのパーソナルセッションも並行して行っている
- 銀行口座やクレジットカードの取引を自動で取り込み、仕訳の手間を減らしたい
- 簿記の基本的な知識はあるが、効率的に帳簿をつけたい
- 将来的にスタジオ開業や法人化も視野に入れている
一方で、年間の取引件数が極端に少ない方や、とにかく無料で済ませたいという方には、弥生のフリープランのほうが適しているかもしれません。
自分の働き方に合ったソフトを選ぶことが大切ですが、パーソナルトレーナーやインストラクターのように収入源が複数にまたがる場合は、管理のしやすさを優先してマネーフォワード クラウド確定申告を選ぶメリットは大きいです。まだアカウントをお持ちでない方は、マネーフォワード クラウド確定申告の公式サイトから無料で登録できます。
確定申告をスムーズに終わらせるための年間スケジュール
月次でやるべきこと
確定申告の時期に慌てないためには、月次での管理が欠かせません。毎月最低限やるべきことは以下の3つです。
- マネーフォワード クラウド確定申告で自動取込されたデータの仕訳確認と修正（月に1回、15分程度）
- 現金取引の入力漏れがないかの確認（予約管理記録との照合）
- レシートや領収書の保存（スマホで撮影してクラウドに保管するのがおすすめ）
これを毎月続けるだけで、確定申告時に何日もかけて帳簿を整理する必要がなくなります。月に1回、30分程度の時間を確保するだけで十分です。
年末から確定申告期限までの流れ
12月に入ったら、年間の収支を確認し始めましょう。特に以下のポイントを確認します。
- 12月分の売上が正しく計上されているか（年末に提供したサービスの売掛金）
- 家事按分の割合に変更がないか
- 未払いの経費が漏れなく計上されているか
- 減価償却の計算が正しいか
マネーフォワード クラウド確定申告では、「決算・申告」メニューから確定申告書をそのまま作成できます。青色申告特別控除（最大65万円）を受けるためには、e-Taxでの電子申告が必要ですので、マイナンバーカードの準備も忘れずに行いましょう。
まとめ：帳簿管理の仕組み化が確定申告の負担を軽くする
パーソナルトレーナーやインストラクターの確定申告は、収入源の多さや経費判断の難しさから、一般的なフリーランスよりも複雑になりがちです。しかし、ポイントを押さえて仕組み化してしまえば、毎月わずかな時間で正確な帳簿を維持できます。
今回お伝えした内容を整理すると、次の3点が重要です。
- 収入源ごとに補助科目を設定し、売上を分類して管理する
- 業務委託報酬は発生主義で計上し、入金時に売掛金を消し込む
- 外注費は業務委託契約書を整備したうえで正しく処理する
マネーフォワード クラウド確定申告を活用すれば、銀行口座連携による自動取込や家事按分の自動計算など、帳簿管理の手間を大幅に削減できます。初期設定や基本的な使い方についてはマネーフォワード クラウド確定申告の完全ガイドでまとめていますので、あわせて参考にしてください。
まだ手書きやExcelで帳簿をつけている方は、まずはマネーフォワード クラウド確定申告に無料登録して、自動連携の便利さを体感してみることをおすすめします。確定申告の負担を減らした分、本業であるクライアントへの指導にもっと集中できる環境を整えていきましょう。