Googleドライブをはじめとする共有ドライブは、今やビジネスにおける共同作業に欠かせないツールです。
場所を選ばずにファイルへアクセスでき、リアルタイムでの共同編集も可能にするなど、その利便性は計り知れません。
しかし、その手軽さゆえに「権限設定」が疎かになっていませんか。
「とりあえず全員が編集できるようにしておこう」といった安易な設定が、実は深刻な情報漏洩のリスクを招く入り口になりかねません。
この記事では、2025年9月時点の情報を基に、企業の重要なデジタル資産を守るための共有ドライブ権限設定のベストプラクティスを、具体的な失敗例と共にご紹介します。
自社の設定は本当に安全か、この記事を読みながらぜひ一度見直してみてください。
「便利」の裏に潜む危険。なぜ共有ドライブの権限設定が重要なのか？
共有ドライブの権限設定は、単なる管理業務の一つではありません。これは、企業の信頼性や事業継続性を左右する、極めて重要なセキュリティ対策です。なぜそれほどまでに重要なのでしょうか。その理由を3つの側面から掘り下げてみましょう。
ひとつの設定ミスが招く、深刻な情報漏洩リスク
もし、顧客情報リストや新製品の開発資料、財務諸表といった機密情報が、権限設定のミスによって誰でもアクセスできる状態になっていたらどうなるでしょうか。考えるだけでも恐ろしい事態です。実際に、「リンクを知っている全員が閲覧可能」という設定のURLが意図せず外部に流出し、重大なインシデントに発展したケースは後を絶ちません。情報漏洩は、直接的な金銭的損失だけでなく、顧客や取引先からの信用失墜、ブランドイメージの低下、さらには法的な責任問題へと発展する可能性を秘めています。たった一つの設定ミスが、長年かけて築き上げてきた企業の土台を揺るがしかねないのです。
内部からの情報漏洩という見過ごせない現実
情報漏洩と聞くと、外部からのサイバー攻撃を想像しがちですが、実はその多くが内部の人間によって引き起こされています。もちろん、悪意を持った従業員による情報の持ち出しもリスクの一つです。しかし、それ以上に多いのが、操作ミスや知識不足による「意図しない漏洩」です。例えば、退職した従業員のアカウントが削除されず、共有ドライブへのアクセス権が残ったままになっているケース。本人は悪気がなくても、私用の端末にデータが残っていたり、退職後にアクセスできてしまったりする状況は、極めて危険です。適切な権限管理は、こうした内部のリスクを最小限に抑えるための必須の防衛策と言えます。
適切な権限管理がもたらす生産性向上
実は、厳格な権限管理はセキュリティを強化するだけでなく、チームの生産性向上にも寄与します。情報が適切に整理され、「必要な人」だけが「必要な情報」に素早くアクセスできる環境は、無駄な混乱を防ぎます。ファイルを探すために時間を浪費したり、誤って古いバージョンのファイルを編集してしまったりするような非効率な作業が減少するのです。セキュリティと生産性はトレードオフの関係にあると思われがちですが、優れた権限管理は、この二つを両立させる鍵となります。安全な環境が、結果的に効率的なワークフローを生み出すのです。
【基本編】明日から実践！情報漏洩を防ぐ権限設定のベストプラクティス
理論は分かっていても、具体的にどうすれば良いのか分からない、という方も多いでしょう。ここでは、Googleドライブを例に、情報漏洩を防ぐために今日から実践できる基本的な権限設定のベストプラクティスを4つご紹介します。
原則は「最小権限の法則」
セキュリティの基本中の基本は「最小権限の法則」です。これは、ユーザーに与える権限は、その業務を遂行するために必要最低限なものに限定するという考え方です。Googleドライブの共有設定には、主に以下の役割があります。
- 閲覧者: ファイルの閲覧のみ可能。
- 閲覧者（コメント可）: 閲覧に加え、コメントの追加が可能。
- 投稿者: ファイルの追加・編集が可能。
- コンテンツ管理者: ファイルの追加・編集・移動・削除が可能。
- 管理者: メンバーや共有ドライブ自体の設定変更を含むすべての操作が可能。
ファイルを共有する際は、まず「閲覧者」で共有できないか検討し、編集が必要な場合にのみ、その権限を付与するというステップを踏むことが重要です。全員に安易に「編集者」や「管理者」の権限を与えるのは避けましょう。
「リンクを知っている全員」の利用は極めて慎重に
「リンクを知っている全員」という共有設定は、手軽である反面、最も危険な設定の一つです。この設定で生成されたURLは、いわば「合鍵」のようなもの。一度外部に流出してしまえば、誰でも、どこからでもファイルにアクセスできてしまいます。社内向けの資料だからと安心していても、そのURLがメールやチャットで転送されるうちに、いつの間にか外部の人間の目に触れるリスクがあります。原則としてこの設定は使用せず、共有相手を特定のユーザーやグループに限定することを強く推奨します。
定期的な権限の見直しと棚卸し
一度設定した権限が、永遠に適切であり続けるわけではありません。プロジェクトが終了したり、担当者が異動・退職したりした際には、その都度アクセス権を見直す必要があります。しかし、日々の業務に追われると、こうした見直しは後回しにされがちです。そこでおすすめなのが、「半年に一度」「年に一度」など、定期的に権限の棚卸しを行う日を設けることです。Google Workspaceの管理コンソールを使えば、誰がどのファイルにアクセス権を持っているかを一覧で確認できます。不要になった権限を整理整頓する習慣が、セキュリティレベルを高く維持します。
フォルダ単位での権限設定を徹底する
ファイル一つひとつに個別の権限を設定していくのは、非常に手間がかかり、管理が煩雑になる原因です。設定ミスも起こりやすくなります。効率的かつ安全に管理するためのコツは、「部署」や「プロジェクト」といった単位で共有ドライブやフォルダを作成し、そのフォルダに対して権限を設定することです。そして、ファイルはその適切なフォルダに格納する、というルールを徹底します。こうすることで、管理がシンプルになり、権限の状況も把握しやすくなります。
【応用編】あなたの会社は大丈夫？ありがちな権限設定の失敗例と対策
基本的なベストプラクティスを理解した上で、次は多くの組織で見受けられる「ありがちな失敗例」とその対策を見ていきましょう。自社の運用と照らし合わせながら、改善点がないかチェックしてみてください。
失敗例1：とりあえず「編集者」で共有してしまう
「後で権限が足りないと言われるのが面倒だから」「細かい設定はよく分からないから」といった理由で、とりあえず全員に「編集者」権限を付与してしまうケースです。これは最もよくある失敗例の一つ。本来は閲覧だけで十分なメンバーにまでファイルの削除や変更を許可してしまい、誤操作によるデータ消失や意図しない改変のリスクを高めます。
対策: チーム内で「共有はまず閲覧者から」という文化を醸成しましょう。編集が必要な場合は、その都度申請してもらい、権限を引き上げるという運用フローを確立することが有効です。
失敗例2：退職者のアカウントを放置している
従業員が退職した後も、そのアカウントを削除せずに放置しているケースです。ライセンス費用がかかるため「停止」にしている場合でも、共有ドライブへのアクセス権が残ったままになっていることがあります。これは、元従業員による情報持ち出しの直接的なリスクとなります。
対策: 人事部門と連携し、入社・退職に連動したアカウント管理プロセスを確立することが不可欠です。Google Workspaceの管理コンソールで定期的にアクティブでないユーザーを確認し、不要なアカウントは速やかにライセンスの割り当てを解除し、データを適切に移行した上で削除またはアーカイブしましょう。
失敗例3：個人用アカウント（@gmail.com）との共有を許可している
業務委託先など、外部の協力者とファイルを共有する際に、相手の個人用Gmailアカウントとの共有を許可しているケースです。個人アカウントは、組織のセキュリティポリシーや管理の対象外となります。そのため、共有したファイルがどのように扱われるかをコントロールできず、情報漏洩のリスクが格段に高まります。
対策: Google Workspaceの管理機能を使えば、組織外のドメインとの共有を完全に禁止したり、共有する際に警告メッセージを表示させたりする設定が可能です。外部協力者には、可能であればビジターとして一時的なアカウントを発行するなどの対策も検討しましょう。
失敗例4：「共有ドライブ」ではなく「マイドライブ」で重要情報を管理している
Googleドライブには「マイドライブ」と「共有ドライブ」の2種類がありますが、この違いを理解せずに使っているケースも散見されます。「マイドライブ」内のファイルの所有権は、あくまで作成した個人にあります。そのため、その担当者が退職すると、最悪の場合、組織の誰もそのファイルにアクセスできなくなるという事態に陥ります。
対策: 組織の公式な資産となるファイル（例：契約書、納品物、議事録など）は、必ず「共有ドライブ」で管理する、というルールを全社で徹底しましょう。「共有ドライブ」の所有権は組織にあるため、メンバーの入れ替わりがあってもファイルが失われることはありません。
Google Workspaceの高度な機能でセキュリティをさらに強化
これまで紹介してきた基本的な対策に加えて、Google Workspaceの上位プランを活用することで、さらに堅牢なセキュリティ体制を構築できます。ここでは、特に有効な2つの機能と、AIがもたらす未来のセキュリティについてご紹介します。
Business Plus以上で使える「Vault」による情報保持と監査
Google Workspace Business Plus以上のプランで利用できる「Google Vault」は、企業のガバナンスと電子情報開示（eDiscovery）のための強力なツールです。Vaultを使えば、Googleドライブ内のファイルを含む、ユーザーのデータを指定した期間保持し、必要に応じて検索、書き出しができます。万が一、情報漏洩などのインシデントが発生した際に、「誰が、いつ、どのファイルにアクセスし、何をしたか」というログを追跡・監査することが可能になります。これは、原因究明や証拠保全に極めて有効であり、企業のコンプライアンス体制を強化します。
Enterpriseプランの「DLP（データ損失防止）」機能
最上位のEnterpriseプランでは、「DLP（データ損失防止）」という、より高度な機能が利用できます。これは、システムがファイルの内容をスキャンし、例えばマイナンバーやクレジットカード番号、あるいは社内で定義した機密情報（例：プロジェクトコード）といった特定のパターンを検出した場合、そのファイルの外部共有を自動的にブロックするというものです。人為的なミスや不注意による情報漏洩を、システムが未然に防いでくれるため、非常に高いレベルのセキュリティを実現できます。
AIアシスタント「Gemini」と共に進化するセキュリティ
Google Workspaceは、AIアシスタント「Gemini」の統合により、日々進化を続けています。セキュリティの分野も例外ではありません。AIを活用した脅威検出モデルは常に学習を続けており、不審なファイル共有のパターンや、マルウェアの疑いがあるファイルをより高い精度で検知できるようになっています。クラウドサービスであるGoogle Workspaceを利用する大きなメリットは、こうした最新のセキュリティ技術の恩恵を、追加の投資なしで継続的に受けられる点にあるのです。
まとめ：共有ドライブの権限設定は、未来への投資
共有ドライブの権限設定は、一見すると地味で面倒な作業に思えるかもしれません。
しかし、この記事で見てきたように、それは企業の重要な情報資産と社会的な信頼を守るための、極めて重要なセキュリティ対策であり、未来への投資です。
最後に、重要なポイントを3つにまとめます。
- 最小権限の法則: 業務に必要な最低限の権限だけを与える。
- 定期的な見直し: プロジェクト終了時や人事異動時に、不要な権限を削除する。
- 共有ドライブの活用: 組織の資産は個人の「マイドライブ」ではなく、組織が所有する「共有ドライブ」で管理する。
今回ご紹介したVaultやDLPのような高度なセキュリティ機能は、Google WorkspaceのBusiness Plus以上のプランで利用可能です。自社に最適なプランの選定や、導入コストを抑えたい場合は、割引が適用されるプロモーションコードの利用がおすすめです。最新のコード情報や適用方法については、こちらの「Google Workspace プロモーションコード【最新2025年版】15%割引クーポン無料配布中」で詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。
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