スマホやICカードを使って入退室が管理できるオフィス用入退室管理システムが注目を集めています。
オフィスのドアの開け閉めや、従業員の入退室管理といった管理業務は、非効率で手間がかかりますよね？
学習塾にお子さんを通わせている親御さんなら、いつ塾に入室して、いつ塾を出たか、それだけでもリアルタイムで確認しておきたいですよね？
こういった悩みに解決するサービスがあります。
従来はオフィス向けの入退室管理システムは大手企業が数百万円、数十万円といった高額な初期費用で提供していたものが一般的でした。
しかしここ数年、初期費用無料や月額数千円からとコストパフォーマンスに優れた新しい入退室管理システムが登場してきています。
オフィスのセキュリティ、来訪者の入退室管理、従業員の勤怠管理の仕組みは、最新技術の導入が進み、これまでとは比較にならないくらいスマートに進化しているのです。
今回は特に注目されているオフィス向けの入退室管理システムをおすすめ５つに絞って紹介していきます。
スマホ・ICカード入退室できる入退室管理システム導入のメリットとは？
スマホやICカードが使える入退室管理システムをビジネスに導入すると、様々なメリットがあります。
メリット①カギを作成する必要がなくなる
物理的なカギは個別に作成して発行し、紛失してしまうこともしょっちゅうあります。しかし電子カギを使えば、スマホなどの端末上にインストールしたアプリ等を使って解錠・施錠ができますし、特定の従業員に、特定の日や時間に限定してカギを発行するなど、柔軟な運用が可能になります。
メリット②セキュリティの向上
最近のオフィスは、個人情報の管理や安全確保などの必要性から、オフィスビル入口で受付、個別企業の受付で入退室管理を行うなど厳格な運用が求められています。
入退室管理をアナログではなくスマホやタブレット上で行うことで、効率的に行えますし、メールやチャットシステムと連動できる入退室管理システムならば、例えば受付に来て手続きをすると担当スタッフに通知を送るといった運用も可能です。
メリット③入退室管理の効率化
入退室管理を自動化できるため、勤怠管理のシステムと連動させれば（多くの入退室管理システムに簡単に他勤怠管理システムと連動できる機能があります）タイムカードを使う必要なく勤怠管理の自動化も可能です。
オフィスを出入りする業者や塾であれば生徒の出入りも自動管理が可能になります。
出退勤や外出の記録が自動的に記録されるため、アナログで手間をかける必要がなくなり、企業の入退室管理コストの削減につながります。
【比較一覧表】スマホ・ICカードOKなオフィス向け入退室管理システムおすすめ５選
|
サービス名 |
スマホ活用可否 |
ICカード活用可否 |
公式サイト |
| Akerun |
〇（アプリ） |
〇 |
https://akerun.com/ |
| カギカン |
〇（ブラウザのみ） |
× |
https://kagican.jp/ |
| RemoteLOCK |
×（暗証番号） |
×（暗証番号） |
https://remotelock.kke.co.jp/ |
| 入退くん |
〇（アプリ） |
× |
https://nyutai.bpsinc.jp/ |
| ACALL |
〇（アプリ） |
× |
https://www.acall.jp/ |
「Akerun」大手企業も続々導入する入退室管理システムの実績No1
画像出典：https://akerun.com/
「Akerun」概要
「Akerun入退室管理システム」は、入退室履歴やカギの管理をクラウド化できる新しい入退室管理ソリューションです。
今あるドアに機器を後付できて手軽に使えるため、国内外の有名企業や自治体等で導入先が広がっています。2018年のGood Design賞にも輝きました。
「Akerun」特徴
コンセプトは、IoTによるオフィスライフの進化です。
① ドアや壁に簡単に設置
通常の入退室管理システムや電子錠のように、ドアや壁に大きな穴を空ける必要がないため、移転先でも気軽に利用できます。
② アプリを使って開錠・施錠
施設や会社のスタッフのスマートフォンを登録すると、アプリを使って開錠・施錠できるようになります。カギを管理する必要が無く、セキュリティ向上にもつながります。
③ カードリーダーでも開錠・施錠可能
NFC対応のICカードであれば、設置した「NFCリーダー」にカードをかざすことでドアのカギが開きます。
交通系ICカード（SuicaやPasmoなど）や、NFC対応の社員証を登録することも可能なので、スマートフォンを持たない人に解錠権限を付与できます。
④ 正確な入退室管理
入退室履歴を正確に管理できます。いつ、だれが、どこに出入りしたかを正確に把握できるため適正な勤務管理が可能になります。
⑤ メールやチャットツールなどとの連携が可能
メールやチャットツールなどのサービスとの連携できます。入退室があった際に担当者にメールやチャットなどで通知するといった運用が可能になります。
⑥ クラウド勤怠管理システムとの連携による労務管理の工数削減
クラウド勤怠管理システムと連携させることで、正確な出社・退社時刻が分かるため、タイムカード打刻や手動打刻の必要がなく、労務管理の工数を大幅に削減できます。
「Akerun」詳細はこちらから
「カギカン」スマートロック大手Qrioが運営
画像出典：https://kagican.jp/
「カギカン」概要
「カギカン」は、後付け型スマートロックのレンタル、スモールオフィス向けのカギ管理システムを一括で提供するサービスです。
「カギカン」を使えば、システム上からスマートロックを動作させるURLがカギの代わりに発行されます。これによって、紛失や複製にかかる手間やリスクを防ぐことができます。
「カギカン」特徴
カギカンには、便利な6つの機能があります。
① カギの即時発行・削除可能
管理システムから簡単にカギを発行できて、不要になれば画面操作で削除できます。発行や削除に手数料などはかかりませんし、紛失する心配もありません。
② アプリ不要で複数デバイスで利用可能
パソコンやスマホに入っているGoogle Chrome、Internet Explorerなどのブラウザを利用して、どこからでも開閉が可能です。アプリのダウンロードは必要ありません。
③ 開閉履歴をすべて確認できる
Qrio Smart Lockを取りつけた部屋であれば、カギの開閉履歴が全て記録されます。これらを端末へダウンロードすれば、部屋への入退室履歴がチェックできます。
④ 利用者や用途に合わせた権限設定
カギの権限を付与する相手のシフトなど個別の状況に合わせて、時間や曜日の単位で、有効期間や、開閉可能な時間帯を自由に設定することができます。
⑤ グループ単位でまとめてカギの使用権限を管理
部署や職種ごとでグループ化し、カギの使用権限の設定が可能なので、人の入れ替わりが多い会社でも適切に権限の設定が出来ます。
⑥ オートロック機能
「カギカン」はオートロックの設定が可能です。オートロック機能を使えば、オフィスのカギを閉め忘れる心配はありません。
「カギカン」詳細はこちらから
「RemoteLOCK」暗証番号だけの方が都合いい時におすすめ
画像出典：https://remotelock.kke.co.jp/
「RemoteLOCK」概要
「RemoteLOCK」は、スマホやICカードを使わず暗証番号で解錠できるスマートロックです。
スマホやICカードが使えないタイプですが、他の入退室管理システムと比較用にセレクトしました。
場合によっては暗証番号だけしか使えない方が都合がいい時もあります。
ドアに穴をあけて設置する必要はありますが、Wi-Fi通信を使って安全に利用できることから、ホテルやレンタルスペースなど一時利用者が多い施設で人気です。
全世界で45,000ドアへ導入実績があります。世界最大の民泊サイトAirbnbも導入先です。
「RemoteLOCK」特徴
RemoteLOCKには三つの特徴があります。
① 暗証番号による解錠
RemoteLOCKは暗証番号による解錠が基本です。スマートフォンがなくても利用できるため、通信環境やスマホの充電切れなどを心配する必要がありません。
② 世界初のWi-Fi型スマートロック
錠前自体を直接Wi-Fiに接続することで、遠隔からも管理できる世界初の仕組みを採用しています。Wi-Fi利用可能な環境ならどこでも利用できます。
③ 複数の暗証番号を発行・管理できる
RemoteLOCKはカギ本体が最大1,000個の有効期限付き（無期限も含む）暗証番号を記憶できます。そのため、たとえば民泊施設で2か月後の予約が入った際でも、事前に2か月後から使える暗証番号を作成して本体に認証させておくことができます。
こうしておけば何らかの理由でWi-Fiにトラブルが発生し、インターネット接続ができなくなったとしても暗証番号で開けることができます。
「RemoteLOCK」詳細はこちらから
「入退くん」塾や教室向けなら第一候補
画像出典：https://nyutai.bpsinc.jp/
「入退くん」概要
「入退室管理システム 入退くん」は、学習塾・個別指導教室向けに開発された入退室管理システムです。導入教室は1000教室、利用者数は25万人以上。国内のトップ３０％を占める大手学習塾で入退くんを導入しています。
学習塾の生徒の入退室管理だけでなく、従業員のタイムカードとしての利用もでき、従業員のシフト管理と給与システムとも連携させることができます。
Webアプリケーションで手軽に入退室の管理ができ、勤怠管理コスト削減やデータ分析による収益向上を実現します。
「入退くん」特徴
① タブレット・スマホなどで使える
スマートフォンやタブレットのほか、パソコンを管理端末として利用できます。端末にアプリをインストールするだけなのでとても簡単です。
② お子様の入退室記録を写真付きで自動通知
お子様の入退室時に、写真を自動で撮影し、保護者のスマホに自動で通知します。
学習塾・個別指導教室側にも履歴が残るため、生徒の出欠管理を完全に自動化することができます。
③ タイムカードとしてスタッフの入退室管理
タイムカードとしても利用できるため、タイムカードを新たに導入する必要もなく、勤怠データの入力作業に時間を割く必要もなくなります。
写真撮影機能で個人を特定できるため、不正入力などによる労務管理トラブルを避けることができるため、正確な入退室管理ができます。
「入退くん」詳細はこちらから
「ACALL」鍵の開け閉めはいらないけど入退室管理したい時におすすめ
「ACALL」概要
「ACALL」はiPadを使った受付業務の効率化のほか、来客対応における一連の作業を自動化するために開発されたサービスです。来客とのアポイントメントの作成、会議室の予約、当日の入退館手続き、ミーティング前後のリマインドメールやサンクスメールの送信などの各業務の工数を削減する点が特徴です。
導入実績は2,800社以上。有名スタートアップから、不動産業に至るまで幅広く支持されている入退室管理システムです。
「ACALL」特徴
ACALLは、受付や会議室、入退館などがつながる、いわばスマートオフィスをつくるシステムです。
① 来訪者を通知する
ACALLはあらゆるコミュニケーションツールに対応しているのが特徴です。
LINEやChatworkなどのチャットツールのほか、Facetimeなどのウェブ会議アプリ、さらには通常の内線電話とも連動しています。
② 会議室の予約や来訪者を通知する
ACALL mobileというアプリを使うと、会議室の予約、会議室へのチェックイン、来訪通知の受け取りが簡単に行うことができます。
③ 会議室の予約・利用管理及び会議支援機能
社内の会議室の空き状況が一覧できるため予約可能な会議室を簡単に探せます。
会議開始時、終了時に、タブレット等をスワイプすることで稼働状況が分かります。
会議室がキャンセルになり使われていない会議室の予定は自動的に開放。
タイムキーパー機能と、アジェンダをスクリーンに表示する会議支援機能もあります。
④ クラウドカレンダーとアポイントの自動同期
GoogleカレンダーやOutlook予定表と自動的に同期できます。
アポイントをとるたびに、ACALLの管理画面からメールの送信を簡単にできます。
アポイント前日にはホストとゲストにリマインドメールが届きます。
⑤ 入退館を安全に効率化する
ACALLのアポイント招待メールにはQRバーコードが記載されており、受付でこのコードをかざすだけで、到着を直接担当者や面会相手に知らせることができます。
お客さまが来られたら、入館証をその場で自動印刷できます。来訪者の情報を紙に記載する手間がかかりません。
ACALLで発行された入館証と、セキュリティゲートや自動ドアを連携させることで、受付を済ませた来訪者がストレスなく入館できます。会社の自動ドアの開閉も可能です。
最近はやりの受付ロボットとの連動も可能です。
退館時には入館証を入り口の受付アプリにかざすだけで退館日時が打刻されます。
「ACALL」詳細はこちらから
おわりに
スマートロック管理、入退室の自動化と効率化を実現する代表的サービスを５つご紹介しました。
それぞれ他にはない特徴があり、業務の効率化やセキュリティの向上に役立ちそうです。
これらのサービスを使うことで未来のオフィス環境は大きく変わりそうです。今後もスマートロックに注目ですね。
スマホやICカードの使用可に限定せずに安価に導入できる入退室管理システムをまとめた記事もあります。
【安価な入退室管理システムおすすめ厳選６選】工事不要・初期費用無料まで様々なクラウド型サービスをまとめました
オフィス向けではなく、個人の住宅向け、スモールオフィス向けにおすすめなスマートロックをまとめた記事もおすすめです。
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入退室管理システムの導入メリットをより深く解説した記事も。
【オフィス・法人向けスマートロック】導入のメリット＆おすすめサービスの紹介も【無駄を徹底的に削減！】
オフィスセキュリティ向上におすすめドアロック（入退室管理あり）を比較して紹介します！【導入メリット、選ぶポイントも】
以上、「【スマホ・ICカードで入退室できる】オフィス向け入退室管理システムのおすすめ５選」でした。それではまた。
