現代のビジネス環境において、企業が取り扱うデジタルデータの量は爆発的に増加しています。
それに伴い、情報漏洩や内部不正、訴訟などのリスクもかつてないほど高まっているのが現状です。
「自社のデータは適切に管理できているだろうか」「万が一の事態に、法的な証拠を迅速に提出できるだろうか」。
このような不安を抱える経営者やIT管理者にとって、Google Workspaceが提供する「Google Vault」は、まさに企業の情報を守るための強力な盾となり得ます。
この記事では、2026年2月時点の情報に基づき、Google Vaultの基本的な機能から、コンプライアンス遵守や電子情報開示（eDiscovery）における具体的な活用法、さらにはビジネスを有利に進めるための戦略的なアプローチまで、分かりやすく解説します。
この記事を読めば、あなたの会社の情報ガバナンス体制を、より強固なものにするヒントが得られるはずです。
Google Vaultとは？Google Workspaceの隠れた守護神
Google Vaultは、多くの人がイメージするような単なる「データのバックアップツール」ではありません。その本質は、企業の情報ガバナンスと電子情報開示（eDiscovery）を目的とした、高度なデータアーカイブサービスです。つまり、障害復旧のためではなく、法的要件やコンプライアンス要件を満たすために、データを「保全」し、「検索」し、「書き出す」ことに特化しています。
Google Vaultの基本的な機能と目的
Vaultの主な目的は、以下の3つに集約されます。
- 保持（Retain）：設定したポリシーに基づき、ユーザーが削除したデータも含めて、必要な期間だけGoogle Workspace上のデータを保持します。これにより、企業のデータ保持義務を確実に履行できます。
- 検索（Search）：組織全体のデータを横断的に検索し、特定のキーワード、ユーザー、期間、データタイプなどで絞り込んで、必要な情報を迅速に見つけ出します。
- 書き出し（Export）：訴訟や内部監査などの際に、検索したデータを法的に有効な形式でエクスポート（書き出し）し、第三者に提出することができます。
対象となるのは、以下のようなGoogle Workspaceの主要なサービスです。
- Gmail のメール
- Google ドライブのファイル
- Google Chat のメッセージ（履歴がオンの場合）
- Google Meet の録画と関連ログ
- Google グループのメッセージ
- Google Voice のテキストメッセージ、ボイスメール、通話履歴
- 従来のハングアウトのメッセージ
これらのデータが、改ざん不可能な状態で一元的に管理されることで、企業の透明性と説明責任が大きく向上します。
Vaultが利用可能なGoogle Workspaceプラン
この強力な機能であるGoogle Vaultは、残念ながら全てのGoogle Workspaceプランで利用できるわけではありません。2026年2月時点で、Vaultが含まれる主要なプランは以下の通りです。
- Business Plus
- Enterprise（すべてのエディション）
- Education Standard / Education Plus
Business StarterやBusiness Standardプランでは利用できないため、コンプライアンス強化を目的とする場合は、Business Plus以上のプランへのアップグレードが必須となります。プランのアップグレードを検討するなら、少しでもお得に始めたいですよね。現在、Google Workspaceの料金が割引になるプロモーションコードが提供されています。詳細は「Google Workspace プロモーションコード【最新2026年版】15%割引クーポン無料配布中」のページで確認できますので、コストを抑えつつセキュリティを強化したい方はぜひチェックしてみてください。
バックアップとの根本的な違い
「データが保持されるなら、バックアップと同じでは？」と思うかもしれませんが、両者には明確な違いがあります。一般的なバックアップの目的は「システム障害からの復旧」です。一方、Google Vaultの目的は「法的証拠の保全」です。Vaultはユーザーがデータを削除しても、設定された保持ルールに基づきデータを保持し続けます。また、すべての操作履歴が監査ログとして記録されるため、「いつ、誰が、どのデータにアクセスし、何をしたか」を追跡できます。この「改ざん防止」と「監査可能性」こそが、法的な証拠能力を担保する上で決定的に重要な要素なのです。
コンプライアンスを強化するデータ保持ルールの設定方法
企業の社会的責任が問われる現代において、コンプライアンス（法令遵守）体制の構築は避けて通れない課題です。Google Vaultのデータ保持ルールを活用することで、この複雑な課題に効率的に対応できます。
なぜデータ保持ポリシーが重要なのか？
企業には、業界の規制（例：金融業界における取引記録の保管義務）や各国の法律（例：労働者の労働時間に関する記録の保存）に基づき、特定のデータを一定期間保存する義務が課せられています。これらのデータ保持ポリシーを遵守できない場合、多額の罰金を科されたり、訴訟において不利な立場に立たされたりするリスクがあります。また、不要になったデータをいつまでも保持し続けることは、情報漏洩のリスクを高めることにも繋がります。適切な期間「保持」し、期間が過ぎたら安全に「破棄」する。このサイクルを自動化することが、効率的な情報ガバナンスの鍵となります。
Google Vaultでの保持ルールの設定手順
Google Vaultでは、直感的な操作で組織のデータ保持ポリシーを反映したルールを設定できます。基本的な手順は以下の通りです。
- 保持ルールの作成：まず、「保持」メニューから新しいルールを作成します。
- 対象サービスの選択：Gmail、ドライブなど、ルールを適用したいサービスを選択します。
- 条件の設定（オプション）：特定の組織部門（例：経理部のみ）や、特定のキーワード（例：「契約書」という単語を含むファイル）など、詳細な条件を指定できます。
- 保持期間の設定：データを保持する期間を日数（例：2555日＝約7年）で指定するか、「無期限」に設定します。期間が過ぎたデータに対する処理（完全に削除するか、ユーザーが削除可能な状態にするか）も選択できます。
例えば、「全従業員の送受信メールを7年間保持する」といった包括的なデフォルトルールと、「法務部が関わる案件データは無期限で保持する」といったカスタムルールを組み合わせることで、柔軟かつ網羅的なデータ管理が実現します。
カスタム保持ルールの活用シナリオ
カスタム保持ルールを使いこなすことで、より戦略的なデータ管理が可能になります。
- 退職者データの管理：退職した従業員のアカウントはライセンスコスト削減のために削除したいですが、関連データは法的要件のために保持する必要があります。Vaultを使えば、ユーザーアカウントを削除した後も、そのユーザーのデータを保持し続けることが可能です。これにより、コスト削減とコンプライアンスを両立できます。
- プロジェクト単位での管理：特定のプロジェクトに関連するデータ（例：プロジェクト名を含むファイルやメール）のみを対象に、プロジェクト終了後5年間保持するといったルールを設定できます。これにより、将来の参照や監査に備えることができます。
- 役職ベースでの管理：役員クラスのコミュニケーション記録は、より長期間保持する必要がある場合があります。組織部門を指定して、役員が含まれる部門のデータ保持期間を個別に設定するといった対応も可能です。
「もしも」に備える電子情報開示（eDiscovery）の実践
どんなに備えていても、法的な紛争や内部調査といった「もしも」の事態は起こり得ます。電子情報開示（eDiscovery）とは、こうした際に、訴訟に関連する電子データを特定、収集、提出する一連の法的手続きのことです。Google Vaultは、このeDiscoveryプロセスを迅速かつ正確に進めるための強力なツールとなります。
訴訟ホールド（リティゲーションホールド）のかけ方
訴訟が発生、あるいはその可能性が浮上した場合、関連する可能性のあるデータを誤って削除してしまうことは、企業にとって致命的なミスになりかねません。そこで重要になるのが「訴訟ホールド（リティゲーションホールド）」です。これは、通常のデータ保持ルールよりも優先され、特定のユーザーやキーワードに関連するデータを、案件が解決するまで無期限に「凍結」する機能です。
設定は簡単です。
- 案件の作成：まず、訴訟や調査ごとに「案件」を作成します。これにより、関連するデータや作業をまとめて管理できます。
- 訴訟ホールドの設定：作成した案件内で、ホールド（凍結）の対象範囲を定義します。対象サービス（Gmail, ドライブ等）を選択し、対象となるユーザーアカウントや組織部門を指定します。
- 条件の指定：特定のキーワードや期間を指定することで、より的を絞ったデータ保全が可能です。例えば、「A社との契約交渉に関する2024年1月1日から12月31日までの全メール」といった指定ができます。
これにより、担当者が意図せずクリーンアップ機能でファイルを削除したとしても、データはVault内で安全に保護され、法的リスクを回避できます。
データの検索、プレビュー、エクスポート
訴訟ホールドをかけたら、次に関係者に提出すべきデータを特定する必要があります。Google Vaultの検索機能は非常に強力で、まるでGoogle検索のように、組織内の膨大なデータから必要な情報をピンポイントで探し出せます。
- 高度な検索演算子：キーワード検索はもちろん、「”A and B” OR “C”」のようなブール演算子や、特定の送信者、日付範囲などを組み合わせた複雑な検索が可能です。
- プレビュー機能：検索結果のメールやファイルを、ダウンロードすることなくブラウザ上で直接確認できます。これにより、関連性の有無を迅速に判断し、作業効率を大幅に向上させます。
- エクスポートと監査レポート：関連データを選択し、法曹界で標準的に利用されるMBOX（メール）やPST（メール）形式、または汎用的なXMLやCSV形式で書き出すことができます。エクスポート時には、誰が、いつ、どのような検索条件でデータを書き出したかを示す監査レポートが自動的に生成され、eDiscoveryプロセス全体の正当性を証明する上で重要な役割を果たします。
独自の視点：Google Vaultを最大限に活用する戦略的アプローチ
Google Vaultは、法的要件への対応という「守り」の側面で語られることが多いですが、その真価は、ビジネスを有利に進めるための「攻め」のツールとしても活用できる点にあります。
プロアクティブなリスク管理ツールとして
Vaultを単なる事後対応ツールとしてではなく、プロアクティブ（積極的）なリスク管理ツールとして捉え直してみましょう。Vaultの監査ログ機能を使えば、組織内のデータアクセス状況を詳細に追跡できます。例えば、以下のような活用が考えられます。
- 情報漏洩の兆候検知：特定の機密キーワード（例：「社外秘」「顧客リスト」）を含むファイルの閲覧やダウンロード、メールの送信などを定期的に監視することで、不審なアクティビティを早期に検知し、情報漏洩を未然に防ぐ一助となります。
- 内部統制の強化：ハラスメントに関連する不適切なキーワードの監視や、社内規定で禁止されている外部サービスへのファイル共有などをモニタリングすることで、コンプライアンス違反のリスクを低減させます。
もちろん、これらの監視は従業員のプライバシーに配慮し、社内規定を明確にした上で実施する必要がありますが、潜在的なリスクを可視化する強力な手段となり得ます。
IT管理者の業務効率化への貢献
日々の運用においても、Google VaultはIT管理者の負担を大きく軽減します。
- データ復旧依頼への対応：ユーザーから「誤って重要なメールを完全に削除してしまった」という依頼が来た場合、通常のGmailのゴミ箱からは復元できません。しかし、Vaultがあれば、管理者は保持されているデータを検索し、ユーザーに提供することが可能です。これにより、緊急の依頼にも迅速に対応できます。
- アカウント管理の簡素化：前述の通り、退職者のアカウントライセンスを停止・削除しても、Vaultにデータが保持されていれば、法的な要件を満たしつつコストを最適化できます。これは、人事異動や組織変更が頻繁に発生する企業にとって、非常に大きなメリットです。
セキュリティ教育との連携
見落とされがちですが、Vaultの存在そのものが、従業員のセキュリティ意識を高める教育的効果を持ちます。「会社のデータはすべて適切に記録・監査されている」という事実を全従業員が認識することで、個々の情報取り扱いに対する責任感が向上します。不用意な情報のやり取りや、安易なデータ削除が抑制され、組織全体のセキュリティリテラシーの底上げに繋がるのです。これは、高価なセキュリティ研修を実施するのと同じか、それ以上の効果をもたらす可能性があります。
まとめ：未来のリスクに備えるための戦略的投資
ここまで見てきたように、Google Vaultは単なるデータ保管庫ではなく、企業のコンプライアンス体制を根幹から支え、潜在的な経営リスクを低減させるための戦略的ツールです。データ保持ポリシーの自動化、訴訟ホールドによる確実な証拠保全、そして監査機能を通じたプロアクティブなリスク管理は、もはや現代企業にとって不可欠な機能と言えるでしょう。
Google Vaultの利用には、Google Workspace Business Plus以上のプランが必要となります。これは単なるコスト増ではなく、企業の信頼性、安全性、そして将来の持続可能性を確保するための重要な「投資」です。万が一の事態が発生してからでは手遅れです。自社の情報管理体制を今一度見直し、未来のリスクに備える第一歩として、Google Vaultの導入を本格的に検討してみてはいかがでしょうか。
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