Gmailのラベル自動振り分けをn8nで実装！フィルター機能を超えたメール整理術

毎日大量に届くGmail、整理するだけで一苦労ですよね。

標準のフィルター機能も便利ですが、「もっと複雑な条件で振り分けたい」「この差出人からのメールは内容によってラベルを変えたい」と感じたことはありませんか。

そんな悩みを解決するのが、今回紹介する業務自動化ツール「n8n（エヌエイトエヌ）」です。

n8nを使えば、Gmailのフィルター機能を遥かに超える、柔軟でパワフルなメール自動整理が実現可能になります。

この記事では、n8nを活用してGmailのラベル振り分けを自動化する具体的な手順から、AIを組み合わせた応用テクニックまで、あなたのメール管理を次のレベルに引き上げる方法を詳しく解説します。

Gmail標準フィルターの限界とn8nがもたらす革新

まずは、多くの方が利用しているGmailの標準フィルター機能について、その限界点を整理してみましょう。そして、その限界をn8nがどのように乗り越えるのかを見ていきます。

標準フィルターで「できること」と「できないこと」

Gmailのフィルターは、特定のキーワード、送信者、受信者など、あらかじめ設定した条件に基づいてメールにラベルを付けたり、アーカイブしたりする便利な機能です。多くの単純な振り分け作業はこれで十分かもしれません。

しかし、業務が複雑化するにつれて、以下のような課題に直面することがあります。

• 複数の「AND」と「OR」が混在する複雑な条件設定が難しい: 例えば、「Aさんから来たメール、かつ件名に『重要』または『至急』が含まれている場合」といった、複数の条件を組み合わせたルールを作るのが直感的ではありません。
• 動的なラベル生成ができない: 例えば、「2026-01-Invoice」のように、受信した月や件名の一部を使って動的に新しいラベルを作成して割り当てるといった操作は不可能です。
• 外部サービスの情報と連携できない: CRM（顧客管理システム）上の「重要顧客」からのメールだけ特別なラベルを付けたい、といった外部のデータベースと連携した振り分けはできません。
• メール本文の「文脈」を理解できない: メールの内容が「クレーム」なのか「感謝」なのかを判断して振り分ける、といった高度な処理は、キーワードが一致したとしても精度に限界があります。

これらの「できないこと」は、日々のメール処理にわずかなストレスと手作業を残し、本来集中すべき業務の時間を奪っていきます。

n8nがGmail整理をどう変えるのか

ここで登場するのがn8nです。n8nは、様々なWebサービスやアプリケーションをAPI経由で連携させ、一連の作業（ワークフロー）を自動化するためのツールです。プログラミングの深い知識がなくても、ノードと呼ばれる機能ブロックを繋ぎ合わせていくことで、直感的に自動化の仕組みを構築できます。2026年1月時点でも、その注目度は増すばかりです。

n8nをGmailの整理に使うことで、先ほどの課題は次のように解決されます。

• 柔軟な条件分岐: IFノードやSwitchノードを使えば、「AND」や「OR」を自由に組み合わせた複雑な条件分岐を簡単に構築できます。
• 動的なデータ処理: Codeノード（JavaScript）を使えば、受信日時やメールの件名から文字列を抽出し、新しいラベル名をその場で生成するといったプログラマティックな操作が可能です。
• 外部サービスとの連携: n8nは数多くのアプリケーションとの連携に対応しています。CRM、スプレッドシート、プロジェクト管理ツールなどとGmailを繋ぎ、よりインテリジェントな振り分けが実現します。
• AIによる文脈判断: n8nはAIサービス（例: Google AI, OpenAI）との連携も得意です。メール本文をAIに解析させ、その文脈（緊急度、感情、要件など）に基づいてラベルを振り分ける、まさに次世代のメール整理が実現します。

Gmailのフィルターが「静的なルールブック」だとすれば、n8nは「柔軟な思考を持つ優秀な秘書」を雇うようなもの。これまで諦めていた高度なメール自動化が、現実のものとなるのです。

【実践】n8nでGmailラベル自動振り分けワークフローを構築する

それでは、実際にn8nを使ってGmailのラベルを自動で振り分ける基本的なワークフローを作成していきましょう。ここでは例として、「特定のドメインから送られてきたメールに、自動で『重要取引先』というラベルを付ける」ワークフローを構築します。

ステップ1: n8nの準備とワークフローの新規作成

まずはn8nのアカウントが必要です。n8nにはクラウド版と、自身のサーバーでホストするセルフホスト版がありますが、手軽に始めるならクラウド版がおすすめです。セットアップは数分で完了します。

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ログイン後、新しいワークフローを作成してください。ここがあなたの自動化のキャンバスになります。

ステップ2: トリガーノードの設定（Gmail Trigger）

ワークフローの起点となる「トリガー」を設定します。今回は「Gmailで新しいメールを受信したら」をトリガーにしたいので、「Gmail Trigger」ノードを追加します。

1. ノード検索で「Gmail Trigger」と入力し、選択します。
2. 認証情報（Credentials）を設定します。Googleアカウントへの接続を許可してください。
3. 「Resource」を「Message」、「Operation」を「Watch」に設定します。これで新しいメールを監視できます。
4. 「Test step」を実行し、最近受信したメールが取得できればトリガーの設定は完了です。

ステップ3: 条件分岐ノードの設定（IF）

次に、受信したメールが条件に合致するかを判定します。「IF」ノードを追加しましょう。

1. 「＋」ボタンから「IF」ノードを追加します。
2. 最初の「Value」に、前のGmail Triggerノードから渡されたデータを設定します。`{{ $json.sender.address }}` のように入力すると、送信者のメールアドレスを取得できます。
3. 「Operation」を「Ends With」に設定します。
4. 2つ目の「Value」に、判定したいドメイン（例: `@important-client.com`）を入力します。

これで、指定したドメインで終わるメールアドレスから送信されたメールの場合のみ、IFノードの「true」側に出力が流れるようになります。

ステップ4: ラベル付けノードの設定（Gmail）

最後に、条件に一致したメールにラベルを付ける処理を追加します。「Gmail」ノードをIFノードの「true」の出力に繋げてください。

1. ノード検索で「Gmail」と入力し、選択します。
2. 認証情報はトリガーで設定したものを利用できます。
3. 「Resource」を「Label」、「Operation」を「Add」に設定します。
4. 「Message ID」には、トリガーノードから渡されたメッセージID `{{ $json.id }}` を設定します。
5. 「Label IDs」で、あらかじめGmail側で作成しておいた「重要取引先」ラベルを選択します。
6. ワークフロー全体を「Active」にすれば、設定は完了です。

これで、指定した取引先からメールが届くと、自動的に「重要取引先」ラベルが付与されるようになりました。これはほんの入り口に過ぎません。この基本構造を応用すれば、様々な条件に基づいた複雑な振り分けが実現できるのです。

【応用編】AI連携で実現するインテリジェントなメール整理術

n8nの真価は、他のサービス、特にAIとの連携で発揮されます。ここでは、AIを活用してGmailの整理をさらに高度化する、未来のメール管理術を2つご紹介します。

アイデア1: AIによる「メールの緊急度・重要度」判定とラベリング

毎日大量に届くメールの中には、即時対応が必要なものと、後で読めば良いものが混在しています。これをAIに判断させてみましょう。

ワークフローの概要:

1. Gmail Trigger: 新しいメールを受信する。
2. AI Agent (or Google AI / OpenAI node): 受信したメールの件名と本文をAIに渡し、「このメールの緊急度を『高・中・低』の3段階で判定し、カテゴリを『問い合わせ・通知・プロモーション』のいずれかに分類してください」といったプロンプトで指示を出します。
3. Switch Node: AIの回答（例: 緊急度「高」、カテゴリ「問い合わせ」）に基づいて処理を分岐させます。
4. Gmail Node: 分岐した結果に応じて、「🔴至急_問い合わせ」「🟡対応要_通知」といったラベルを動的に付与します。
5. (オプション) Slack / Google Chat Node: 緊急度が「高」のメールを受信した場合は、指定したチャットに即時通知を送ります。

このワークフローを組むことで、受信トレイを開いた瞬間に、どのメールから手をつけるべきかが一目瞭然になります。キーワードフィルターでは難しかった「文脈」をAIが読み解くことで、真に重要なメールを見逃すリスクを大幅に削減できます。

アイデア2: 問い合わせ内容の自動要約と担当者への割り振り

カスタマーサポートなどで共有の受信トレイを使っている場合、誰がどのメールに対応すべきか判断する「トリアージ」作業に時間がかかります。これもn8nとAIで自動化しましょう。

ワークフローの概要:

1. Gmail Trigger: 問い合わせ用アドレスでメールを受信する。
2. AI Agent (or Google AI / OpenAI node): メール本文をAIに渡し、「この問い合わせ内容を100文字以内で要約し、内容から判断できる担当部署（例: 営業部、技術サポート、経理部）を特定してください」と指示します。
3. Code Node: AIの回答から担当部署を抽出し、対応するラベル名（例: `担当_技術サポート`）や、通知先Slackチャンネル名を決定します。
4. Gmail Node: 決定したラベルをメールに付与します。
5. Asana / Trello / Notion Node: AIが生成した要約とメールへのリンクを含んだタスクを、担当部署のプロジェクトボードに自動で作成します。

この仕組みがあれば、マネージャーが手動でメールを振り分ける必要がなくなり、問い合わせから担当者のタスク作成までが完全に自動化されます。顧客対応の初動が格段に速くなり、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。

このように、n8nとAIを組み合わせることで、単なる「整理」を超えた「業務プロセスそのものの改善」を実現できるのが、最大の魅力です。

n8nによるメール整理の可能性と学習の次の一歩

これまで見てきたように、n8nはGmailのラベル振り分けという一つのタスクだけでも、計り知れない可能性を秘めています。基本をマスターし、AIなどの外部サービスと連携させることで、あなたの発想次第でどこまでも業務を効率化できます。

ラベル付け以上の連携アイデア

• 請求書の自動処理: 件名に「請求書」と含まれるメールを受信したら、添付されたPDFをGoogle Driveの特定フォルダに保存し、その内容をOCRで読み取ってGoogleスプレッドシートに転記する。
• 日報の自動収集: チームメンバーからの日報メールをトリガーに、内容を抽出し、Notionのデータベースに日付、報告者、業務内容を整理して追加する。
• 顧客からのフィードバック分析: 「ご意見」ラベルが付いたメールの内容を定期的に収集し、AIで感情分析（ポジティブ/ネガティブ）を行い、その結果をスプレッドシートに集計してプロダクト改善に役立てる。

学習を深めるために

n8nは非常に多機能なため、全ての機能を一度に理解するのは難しいかもしれません。しかし、一つ一つのノードの役割はシンプルです。まずは自分の抱える小さな課題から自動化を試してみるのが、上達への一番の近道です。

もし、n8nの基本的な考え方や、より網羅的な機能、様々なユースケースについて体系的に学びたいと感じたら、当サイトの「n8n完全ガイド記事」が役立つはずです。この記事では、n8nの導入方法から基本的な概念、実践的なワークフローの例までを網羅的に解説しています。

＞＞【完全ガイド】n8nとは？話題の業務自動化ツールを徹底解説！導入メリットと始め方

このガイドを読めば、今回ご紹介したGmailの整理術だけでなく、あなたの業務全体を効率化するヒントがきっと見つかるでしょう。

まとめ：メール整理の悩みはn8nで終わりにしよう

本記事では、n8nを活用してGmailのラベル自動振り分けを実装する方法を、基本からAIを活用した応用まで解説しました。

Gmailの標準フィルターでは届かなかった、かゆいところに手が届く柔軟なルール設定。AIとの連携による、人間のような文脈判断。これらを組み合わせることで、あなたのメール管理は劇的に変化します。

もう、大量のメールに埋もれて重要な情報を見逃したり、退屈な振り分け作業に時間を奪われたりする必要はありません。n8nという優秀なデジタル秘書を手に入れて、あなた本来の創造的な仕事に集中できる環境を構築しましょう。

まずは無料プランからでも始められます。この記事で紹介した簡単なワークフローを参考に、あなたの最初の自動化を体験してみてください。その一歩が、日々の業務を大きく変えるきっかけになるはずです。

＞＞n8nでメール整理の自動化を始める

そして、n8nの可能性をもっと深く探求したくなったら、ぜひn8n完全ガイド記事もご覧ください。あなたの業務自動化の旅を、力強くサポートします。