Google Workspaceの導入、いよいよ最終段階！
情報収集や比較検討を重ね、自社に最適なツールとして導入を決意されたことと思います。
しかし、勢いで契約ボタンを押してしまう前に、いくつか最終確認しておきたいポイントがあります。
私自身、お客様の導入をお手伝いする中で『あ、これを先に確認しておけばよかった…』『プラン選択、もう一度考えればよかったかも…』という場面に何度か遭遇しました。
そこでこの記事では、Google Workspaceの契約後に「しまった！」とならないために、契約直前に最終確認すべき「プラン選択」のポイントと、「必要な準備」のチェックリストをご用意しました。スムーズなスタートを切るために、ぜひ最後までご確認ください。
【最終確認】プラン選択は本当にこれでOK？
プラン選びは導入後の満足度とコストに直結します。
契約前に以下の点を再確認しましょう。（詳細はプラン比較記事もご参照ください）
- 必要な機能は含まれているか？: 特に「共有ドライブ」「Meetの録画機能」「Vault」など、プランによって利用可否が分かれる機能について、自社の必須要件を満たしているか最終確認しましょう。
- オーバースペックではないか？: 上位プランの魅力的な機能も、実際に使わなければ無駄なコストになります。「いつか使うかも」ではなく、「現時点または近い将来に必要か」で判断しましょう。
- ユーザー数は正確か？: 契約するユーザーライセンス数は適切ですか？少し多めに見積もる場合も、無駄がないか確認しましょう。
- 年間契約 vs 月契約は決めたか？: コストを抑えたいなら年間契約、柔軟性を重視するなら月契約。メリット・デメリットを理解した上で選択できていますか？
もし少しでも迷いがあるなら、もう一度立ち止まって検討する価値はあります。
【必須準備】契約前に揃えておくべきことリスト
契約手続きやその後の設定をスムーズに進めるために、以下の準備が整っているかチェックしましょう。
- 独自ドメインの準備:
- 利用するドメイン名は確定していますか？
- ドメイン管理業者（お名前.com等）の管理画面にログインできますか？
- DNS設定（特にMXレコード）を変更できる担当者または手順は確認済みですか？（これができないとメールが使えません！）
- データ移行計画の概要:
- どのデータ（メール、連絡先、カレンダー、ファイル）を移行するか、方針は決まっていますか？（移行しない、一部だけ移行、全て移行など）
- 大まかな移行方法（ツール利用、手動など）と、いつ頃実施するかの目処は立っていますか？
- 最初の管理者アカウント情報:
- Google Workspaceの管理者となる担当者は決まっていますか？
- その方の氏名、連絡用メールアドレスはすぐに分かりますか？
- 支払い情報:
- 契約に使用するクレジットカード等の支払い情報は手元にありますか？
- プロモーションコード:
- 利用できるプロモーションコードは入手済みですか？（まだの方はこちらで入手！）
- 申し込み手順のどのタイミングで入力するか把握していますか？（通常、支払い確定前です）
- 関係者への簡単な周知:
- 導入すること、おおよそのスケジュールなどを、影響のある従業員や関係者に伝えていますか？
これらの準備が整っていれば、契約後の設定作業もスムーズに進めやすくなります。
最後の念押し：ここだけは注意！
導入を目前にしたお客様に、私がいつも最後に念を押させていただくポイントがいくつかあります。
見落とすと後で困ることが多い点です。
- ドメインの「DNS設定権限」は本当に大丈夫？: ドメインを持っていることと、DNS設定を「変更できる」ことは別問題です。特に、Webサイト制作会社にドメイン管理を任せている場合など、DNS設定の変更権限が自分にあるのか、誰に依頼すれば変更してもらえるのか、具体的な担当者と連絡先まで必ず確認しておきましょう。これが確認できないまま契約すると、メール設定ができず途方に暮れることになります。
- プロモーションコード入力タイミングは一回勝負！: 何度かお伝えしていますが、プロモーションコードは基本的に支払い情報を入力・確定する前の、申し込み手続き中にしか入力できません。「後で入力しよう」と思って忘れると、割引の権利を失ってしまいます。申し込み画面を注意深く見て、入力欄を見逃さないようにしてください。
- 最初の管理者アカウントは超重要！: 申し込み時に作成する最初の管理者アカウントは、Workspace全体の管理権限を持ちます。このアカウントのIDとパスワードは、絶対に忘れないように、かつ安全に保管してください。もし忘れてしまうと、管理コンソールに入れなくなり、非常に面倒なことになります。
最後の最後で慌てないよう、この3点は特にご注意ください。
まとめ：最終チェックで、自信を持ってGoogle Workspaceを始めよう！
Google Workspaceの導入は、あなたのビジネスを次のステージに進める大きな一歩です。
契約前の最終チェックと準備をしっかり行うことで、その効果を最大限に、そしてスムーズに享受することができます。
このチェックリストで「すべてOK！」となったら、もう心配はいりません。自信を持って契約に進みましょう。
最終チェックが完了し、準備万端なら、いよいよ契約です。忘れずにプロモーションコードを活用して、お得にスタートしましょう！
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