Google Workspaceとは、Googleが提供するビジネスグループウェアです。
2020年10月6日からブランドリニューアルされるまでは、「G Suite」というブランドでサービス展開されていました。
Googleは個人向けにGmailやカレンダーなど無料サービスを提供していますが、本格的なビジネス向けに機能を拡張されたサービスがGoogle Workspaceです。
今回の記事では、
- Google Workspaceとはどのようなサービスなのか
- Google WorkspaceはG Suiteから何が変わったのか
- 今まで「G Suite」を利用していた場合の変更のポイント
- Google Workspaceの料金プランと機能の違い
- 有料のGoogle Workspaceと無料のGoogleサービスとの違い
- Google Workspaceを導入するメリット
について、それぞれ詳しく解説していきます。
Google Workspaceとは？（旧 G Suite）
Google Workspace公式サイト：https://workspace.google.com/
Google Workspaceとは？基本解説します。
Google Workspaceとは、”業務に必要なすべてのものが 1 か所に”というコンセプトで、一般ユーザー向けの無料アプリケーションには含まれていないビジネス向けのサービスを多数利用できるGoogleが提供するビジネス向け有料統合サービスです。
Googleのビジネス向けサービスは、従来「G Suite」ブランドとして運営されていましたが、2020/10/6に新しく「Google Workspace」にブランドリニューアルされました。
Google Workspaceには、Gmail 、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meet、Chat など、生産性を向上させるためのアプリが多数含まれており、さらにアプリ間でのシームレスな連携が強化されています。
また、信頼性の高いGoogleのセキュリティで保護され、グローバルクラウドで運用されている点もビジネスで活用する上で重要なポイントです。
Google Workspaceの３つの特徴
Google Workspaceの主な3つの特徴を解説していきます。
- いつでも、どこでも仕事を可能に
- AIと便利なツールで生産性向上
- 誰でも直感的に使えるUI
①いつでも、どこでも仕事を可能に
Google Workspaceの大きな特徴として、クラウドサービスによって、いつでもどこでも仕事ができる環境を手に入れることができます。
オフィスや外出先、リモートワークなど環境やデバイスに依存しないサービスのため、すぐにチームを集めることもできますし、いつでもどこでも仕事ができるようになります。
例えば、パソコン、モバイル、どちらのGmailの画面からでも、チャット（Chat）、チャットルーム（Rooms）、ビデオ会議（Meet）を画面を切り替えることなく、非常にスムーズに起動することができます。
他にも、Business Standard以上のプランの新機能の1つとして、PINコードID認証（一時的なパスワード）の共有閲覧機能で、Googleアカウントを持たない人でもドライブ内のファイルを直接閲覧や編集が可能になります。（従来はGoogleドライブ内のファイルを閲覧するためにはGoogleアカウントがないとアクセスできませんでした）
②AIと便利なツールで生産性向上
Googleの優れた検索機能は、Google Workspaceの中でも大きな役割を発揮します。
各サービス内での検索機能はすべてのプランで利用できますし、横断検索ができる「Cloud Search」機能（※）を使えば、一回の検索で、ドライブだけでなく、メールやチャットなどGoogle Workspace内のすべてのデータを検索して時間を短縮することができます。
他にも、AIによって、関連ファイルや候補データのレコメンドなどをAI機能がサポートしてくれる機能も備えています。
Google Workspaceを使う環境と使わない環境で、仕事の生産性が大きく違ってくるのは明らかです。
※「Cloud Search」機能はBusiness Standard以上のプランで利用可能
③誰でも直感的に使えるUI
Google Workspaceは、シンプルなデザインで誰でも直感的に使うことができます。
例えば、ビデオ会議機能（Meet）の新機能Picture-in-Pictureモードは、ドライブ内の資料を見ながらビデオ会議が可能になるなど、チームのコラボレーションを加速させます。
他にも、Meetの新機能として、ブレイクアウトルーム（ビデオ会議用の個室が作れる）、Q&A、投票など、ビデオ会議が業務の定番となった今必要とされる便利な機能が続々と追加されます。
Google WorkspaceはG Suiteから何が変わったのか？
2020年10月6日にブランドリニューアルしたGoogle Workspaceは変更前のG Suiteから何が変わったのでしょうか。
Googleの公式発表は以下の記事です。
あらゆるタスクをここで。 Google Workspace 新登場
あらゆる業務に必要なすべてのものが 1 か所にまとめられた、Google の新しい #GoogleWorkspace が誕生。チャットルームでのドキュメント共同編集、Google Meet のスプレッドシートやスライドでのピクチャー イン ピクチャー表示など、新しい機能はこちら：https://t.co/71Qc1b75FO pic.twitter.com/QmbbR2h8Xy
— Google Cloud Japan (@googlecloud_jp) October 6, 2020
目立つ変更点は以下の通りです。
- 様々なニーズに対応して料金プランが増えた
- 各料金プランで利用できる機能が変更になった
- Gmail、Chat、Meet、ドキュメントなど各機能が1箇所でシームレスに使えるようになる、など新しい機能が追加される
- ブランドロゴがリニューアル
Google Workspaceの料金プラン
旧 G Suiteの時の料金プランは、G Suite Basic、G Suite Business、G Suite Enterprise、の3つでしたが、
Google Workspaceの料金プラン（1年契約の場合）は、以下のとおりです。
- Business Starter：月額800円
- Business Standard：月額1,600円
- Business Plus：月額2,500円
- Enterprise ：要問い合わせ
Google Workspaceは、14日間の無料でお試し可能です。
「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」の最初の3ヶ月間の月額料金が15%割引になるプロモーションコード（クーポン）を当ブログでは無料で提供していますので、ぜひご活用ください。14日間の無料お試しと同時使用が可能です。
詳しくは下記の別記事でご案内しています。
【比較一覧】Google Workspaceの料金プラン
| Business Starter |
Business Standard |
Business Plus |
Enterprise | |
| 月額料金（1年契約の場合） | ¥800 | ¥1,600 | ¥2,500 | 要問い合わせ |
| 全プラン共通の基本機能 | Gmail、カレンダー、ドライブ、Meet、ハングアウト、Chat、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイト、Keep、Currents、カスタマーサポート、ユーザーと端末のセキュリティ設定の管理機能、監査ログ | |||
| 最大利用ユーザー数 | 300 | 300 | 300 | 上限なし |
| クラウドストレージ容量 | ユーザーあたり 30GB |
ユーザーあたり 2TB |
ユーザーあたり 5TB |
制限なし（必要に応じて増やせる） |
| チームで利用できる共有ドライブ機能 | ー | ○ | ○ | ○ |
| Meet最大参加人数 | 100人 | 150人 | 500人 | 500人 |
| Meetの録画保存 | ー | ○ | ○ | ○ |
| Meetの管理用コントロール、アンケートとQ&A、ブレイクアウトセッション | ー | ○ | ○ | ○ |
| Meetのノイズキャンセル | ー | ○ | ○ | ○ |
| Cloud Search （当ブログ解説記事） | ー | ○（自社データ） | ○（自社データ） | ○（自社データ＋サードパーティのデータ） |
| Vault （当ブログ解説記事） | ー | ー | ○ | ○ |
| エンドポイント管理 | 基本 | 基本 | 高度 | エンタープライズ |
| データ損失防止機能（DLP） | ー | ー | 基本 | 詳細 |
| コンテキストウェアアクセス | ー | ー | ー | ○ |
| 高度なエンタープライズ機能（高度なセキュリティ、S/MIME 暗号化、コンプライアンスなど管理機能、など） | ー | ー | ー | ○ |
| Appsheet（コーディングなしでアプリ作成機能） | ○ | ○ | ○ | ○ |
| NotebookLM AI リサーチ アシスタント | NotebookLM | NotebookLM Plus | NotebookLM Plus | NotebookLM Plus |
Google Workspace各プランの機能の違い
ここでは、Google Workspaceのすべてのプランで共通して使える基本機能の一覧と、各プランの機能の違い、について解説します。
Google Workspace各プラン共通の基本機能一覧
Google Workspaceでは、Gmail、カレンダー、ドライブ、スプレッドシート、などビジネスに必要なアプリケーションはすべて各プラン共通で利用ができます。料金プランごとに利用できるドライブ容量が違ったり、Meet機能で使える機能が拡張されたり、など細かい機能が違ってきます。
| サービス名 | 機能 |
| Gmail | ビジネス用メール |
| カレンダー | オンライン カレンダー |
| ドライブ | クラウドストレージ |
| Meet | ビデオ会議ツール |
| Chat | チャットツール |
| ドキュメント | 文書処理ツール |
| スプレッドシート | 表計算ツール |
| スライド | プレゼンテーションツール |
| フォーム | アンケート、フォーム作成ツール |
| サイト | ウェブサイト作成ツール |
| Keep | ToDoリスト、メモツール |
| Currents | 内部SNS |
【Google Workspace】Business Starter プランの主な機能
- ビジネス向けの Gmail、ドキュメント、スプレッドシート、ドライブ、カレンダー、Meet、Chat、などのオフィスアプリ（上記の各プラン共通の基本機能一覧にあるサービス）
- ユーザーあたり 30 GB のクラウドストレージ容量
- 最大 300 ユーザー
- ビジネス用の独自ドメインメールアドレス（例：info@yourdomain.com）
- 100 人まで参加可能なMeetビデオ会議
【Google Workspace】Business Standard プランの主な機能
Business Standardプランでは、Business Starterと比べて、クラウドストレージ容量が30GBから2TBに増量され、横断検索のCloud Search機能が使えるようになったり、Meet会議機能の拡張などより充実した機能が使えるようになります。
- Business Starter で利用可能なすべての機能に加え、次の機能も利用可能
- ユーザーごとに 2 TB のクラウドストレージ容量
- 150 人まで参加可能なMeetビデオ会議
- Meet会議を録画してドライブに保存
- チームで共有可能な共有ドライブ機能
- ドメイン外のユーザーとのチャット
【Google Workspace】Business Plus プランの主な機能
Business Plusプランでは、Business Standardと比べて、クラウドストレージ容量が2TBから5TBに増量され、Vault機能など高度なセキュリティ管理機能が利用できるようになります。
- Business Standard で利用可能なすべての機能に加え、次の機能も利用可能
- ユーザーごとに 5 TB のクラウドストレージ容量
- 500 人まで参加可能なMeetビデオ会議
- Vault機能でのデータ保持と電子情報開示
- 高度なエンドポイント管理
- データ損失防止（DLP）の基本機能
【Google Workspace】Enterprise プランの主な機能
Enterpriseプランでは、主にユーザー数が300を超える大規模ビジネス向けの高度なエンタープライズ機能が備わっています。利用料金についてはユーザー数などによって変動制でGoogle営業担当に要問い合わせとなっています。
- Business Plus で利用可能なすべての機能に加え、次の機能も利用可能
- 必要に応じて増やせるクラウドストレージ容量
- セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール、eDiscovery、データ保持、S/MIME 暗号化
- 高度なセキュリティ、管理、コンプライアンスの制御機能（データ リージョン、セキュリティセンター、など）
Google Workspaceと無料Googleサービスの違い
有料の Google Workspace と Gmailやスプレッドシートなど無料で利用できるGoogleアプリケーションでは何が違うのでしょうか。
Google Workspace では、一般ユーザー向けの無料アプリケーションには含まれていないビジネス向けのサービスを多数利用できます。
ビジネスで本格的に活用して生産性を向上させたい、複数人のチームや組織で使いたい、といった際には、有料の Google Workspaceをと選択するのがよいでしょう。
主な違いとして、以下の点が挙げられます。
- 独自ドメイン（例：info@yourdomain.com）のビジネス用メール
- Gmail とドライブで利用できるクラウドストレージ容量が大きい
- Meet機能で録画保存できるなど様々な拡張機能が使える
- 有料のGoogle Workspaceでしか使えない便利機能がある
- チームでの利用を想定した便利な共同編集や共有機能が充実
- 電話とメールによる 24 時間 365 日のサポート
- ビジネス用メールの 99.9% の稼働率保証
- Microsoft Outlook との相互運用
- 2 段階認証プロセスや SSO といった高度なセキュリティ機能
- ユーザー アカウントの詳細な管理機能、など
Google Workspaceを導入する５つのメリット
最後に、Google Workspaceを導入する主なメリットを５つ紹介します。
- ビジネスにふさわしいGmailアドレス
- スケジュール調整をスマートにできるカレンダー
- 大容量で安心のクラウドストレージ
- チームでの共同作業の生産性が劇的に向上する
- 高度なセキュリティ管理
Google Workspaceの導入メリット①ビジネスにふさわしいGmailアドレス
Google Workspace の Gmail には、独自ドメイン（例：info@yourdomain.com）のビジネス用メールアドレスが利用可能になります。
個人が無料で作成できるGmailメールアドレス（例：namae@gmail.com）と比べると、やはり独自ドメインの方がビジネスにおける信頼度や印象は高いと言えるでしょう。
独自ドメインのメールアドレス以外にも、作成数無制限のグループ メールアドレス、稼働率 99.9% の保証、無料版 Gmail よりも大容量のクラウドストレージ、広告の掲載がない、Google Workspace Sync for Microsoft Outlook の利用など、さまざまな利点があります。
Google Workspaceの導入メリット②スケジュール調整をスマートにできるカレンダー
個人で使っていても便利なGoogleカレンダーですが、チームや組織など複数人で使うとさらに利便性が増します。
例えば、複数人で会議の日時を設定したい時に、Google Workspaceの同じドメイン内に登録されたユーザーであれば、自動で全員が空いている日時をおすすめして候補表示してくれたり、会議室も登録しておけば、空いている会議室を自動で候補表示してくれるなどの便利な使い方ができます。
他にも、カレンダーで会議スケジュールを作成したら、そのスケジュール日程をカレンダー内に表示されたボタンから参加者に自動でメールを送信してくれる、などスケジュール調整には最強のカレンダーです。
Google Workspaceの導入メリット③大容量で安心のクラウドストレージ
Business Starterプランでは30GB / ユーザー、Business Standardプランでは2TB / ユーザー、Business Plusプランでは5TB / ユーザー、大規模ビジネス（Enterprise）プランでは無制限 / ユーザー、それぞれ必要に応じたクラウドストレージ容量が用意されています。
いつでも、どこでも、アクセスできるクラウドストレージの利用はもちろん、大容量で容量を心配することなく利用できることもビジネスにおいては重要なメリットの1つです。
Google Workspaceの導入メリット④チームでの共同作業の生産性が劇的に向上する
Google Workspaceでは、スプレッドシートなどファイルの同時共同編集ができたり、管理者がユーザーや各アプリケーションの権限を細かく管理できる、Business Standard以上のプランでは共有ドライブ機能が使える、など、複数人での利用を前提とした設計のサービスのため、チームでの共同作業の生産性が劇的に向上します。
Google Workspaceの導入メリット⑤高度なセキュリティ管理
Google Workspaceを導入するメリットの中でも非常に重要なポイントが「セキュリティ」です。
自社のサーバーやパソコンで重要なデータを保存管理するよりも、世界でも最先端の技術を活用したセキュリティを誇るGoogleのクラウド上でデータを保存管理する方が、セキュリティ面で安心安全なことは誰の目から見ても明らかでしょう。
Googleもセキュリティに関しては、最優先事項として取り組んでいることが公式サイトのメニュー並び順を見てもわかります。Googleのセキュリティ基準については、Google公式サイトのセキュリティ説明ページをご確認ください。
まとめ
月額800円〜のランニングコストで、ビジネスに必要なアプリケーションの多くが手に入るGoogle Workspaceの導入は非常におすすめです。
当ブログではGoogle Workspaceの紹介パートナーとして「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」プランが最初の3ヶ月間15%割引になるクーポン（プロモーションコード）を無料で提供しています。
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詳しくは下記の記事でご案内しています。
以上、「Google Workspaceとは？各プランの機能紹介・導入メリット・無料Googleサービスとの違いを解説」でした。