従業員の入社や退職は、企業にとって日常的な出来事です。
しかし、退職者が発生した際のGoogle Workspaceアカウントの処理、皆さんの会社ではきちんと手順化されていますでしょうか？
「とりあえずアカウントを削除すればいいの？」
「退職者の過去のメールやファイル、どうやって引き継げば安全？」
「ライセンス費用が無駄にならないようにするには？」
中小企業様から、こうした退職者アカウントの取り扱いに関するご質問や、実際にトラブルが発生した後のご相談をよくいただきます。
実は、適切なアカウント管理は、情報漏洩リスクの防止、業務の円滑な引き継ぎ、そしてライセンスコストの最適化という、企業運営において非常に重要な3つの側面に関わってくるのです。
この記事では、従業員の退職が発生した際に、Google Workspace管理者が行うべきアカウント管理のベストプラクティスを、データ保護とライセンス整理の観点からステップごとに詳しく解説します。
【ご注意】この記事の情報は2025年5月時点のものです。Google Workspaceの機能や管理コンソールのインターフェース、データ保持期間等は変更される可能性があります。必ずGoogle Workspace管理者ヘルプで最新情報をご確認ください。
なぜ退職者アカウントの適切な管理が重要なのか？
退職者のアカウントを適切に処理しないと、以下のような様々なリスクや問題が発生する可能性があります。
- 情報漏洩リスク: 退職後もアカウントにアクセスできる状態が続くと、機密情報や顧客情報が不正に持ち出される危険性があります。
- 業務引き継ぎの失敗: 退職者が個人で管理していた重要なメールやファイルにアクセスできなくなり、業務の引き継ぎが困難になる。
- 知的財産の損失: 会社が保有すべき知的財産（ドキュメント、デザイン、顧客リストなど）が、個人のアカウントと共に失われる。
- ライセンスコストの無駄: 利用していないアカウントに対して、月額または年額のライセンス費用を払い続けることになる。
- 法的・コンプライアンス違反: データの保持義務があるにも関わらず、適切に処理しなかった場合、法的責任を問われる可能性。
これらのリスクを回避し、スムーズな業務移行とコスト管理を実現するために、体系的なオフボーディングプロセスが不可欠です。
【実践】退職者アカウント管理のベストプラクティス・ステップ
従業員の退職が確定してから、アカウント処理が完了するまでのステップを順を追って解説します。
フェーズ1：退職確定～退職日までの準備
- データ引き継ぎ計画の策定:
- 退職者が担当していた業務、保有している重要データ（メール、ドライブのファイル、カレンダーの予定、連絡先など）をリストアップします。
- これらのデータを誰に、どのように引き継ぐか計画します。
- アカウント処理方針の決定:
- 退職後のアカウントをどうするか（即時削除、一定期間停止後に削除、アーカイブユーザーライセンスへ移行など）を、社内ポリシーや法的要件に基づいて決定します。
- 関係者への通知と協力依頼:
- 退職者本人、上司、後任者、IT管理者の間で、アカウント処理のスケジュールと手順について情報を共有し、協力を依頼します。
フェーズ2：退職日（または直前）の即時対応 (最重要)
退職者の最終出社日、またはその直前に、セキュリティ確保のため迅速に行うべき対応です。
- パスワードの即時変更と全てのセッションからのログアウト:管理コンソールから退職者のアカウントのパスワードを強制的に変更し、同時に「全てのアクティブなログインセッションからログアウトさせる」オプションを選択します。これにより、本人が意図せずログインしたままのデバイスからのアクセスを防ぎます。
- 2段階認証プロセスの再設定または無効化:退職者が個人のスマートフォンなどを2段階認証プロセスに利用していた場合、それを無効化するか、管理者が管理できる認証方法（バックアップコードなど）に切り替えます。
- アプリ固有のパスワードの無効化:もし退職者がアプリ固有のパスワードを利用していた場合、それらを全て無効化します。
- アカウントの「停止」（一時的措置）:これが最初に行うべき最も安全な措置です。管理コンソールから該当ユーザーのステータスを「停止」に変更します。これにより、アカウントへの全てのアクセスが即座にブロックされますが、データ（メール、ドライブのファイルなど）は保持されたままになります。この状態で、後述するデータ移行作業を行います。
- メールの自動転送設定・自動応答（不在通知）設定:退職者宛のメールを見逃さないよう、管理コンソールまたはユーザー設定（事前に許可を得て）で、後任者や上司のメールアドレスへ自動転送する設定を行います。また、「〇〇は退職いたしました。今後のご連絡は△△（後任者メールアドレス）までお願いします」といった自動応答（不在通知）を設定します。
フェーズ3：退職後のデータ保全と整理
アカウント停止後、必要なデータを安全に保全・移行します。
- メールデータの移行・エクスポート:
- 必要に応じて、管理コンソールの「データ移行サービス」や、Google Vault（※対応プランの場合）、Googleデータエクスポート（Takeout）などの機能を使って、退職者のメールデータを別のユーザーのアカウントへ移行するか、エクスポートして保管します。
- Googleドライブファイルの所有権移管・移行:
- 退職者のマイドライブ内にある業務上重要なファイルやフォルダは、管理コンソールから別のユーザー（後任者や上司など）へ所有権を移管します。特に、他の社員と共有していたファイルの元オーナーが退職者の場合、この作業は必須です。
- 共有ドライブ内のファイルは、基本的にチームの所有物なので、ユーザー削除後も残りますが、アクセス権限の確認は行いましょう。
- Googleカレンダーの予定の移行:
- 退職者がオーナーとなっている重要な会議予定や共有カレンダーがあれば、所有権を他のユーザーに移管します。
- Googleコンタクト（連絡先）のエクスポート:
- 業務上重要な連絡先情報があれば、エクスポートして後任者と共有します。
フェーズ4：アカウントの最終処理とライセンス管理
データの保全・移行が完了したら、アカウントの最終処理とライセンス整理を行います。
- ライセンスの再割り当てまたは削除:退職者のアカウントに割り当てられていたGoogle Workspaceライセンスを、新しい従業員に再割り当てするか、不要であればライセンス数を削減（契約内容による）して、無駄なコストの発生を防ぎます。
- ユーザーの削除:必要なデータが全て移行・保全され、法的な保持期間なども考慮した上で、最終的にユーザーアカウントを削除します。削除後、一定期間（通常20日程度）は管理者が復元できますが、それを過ぎると完全に削除されます。
- アーカイブユーザー（AU）ライセンスの検討 (※Enterpriseプラン等):ユーザーアカウントは不要だが、そのユーザーのデータを法規制対応や将来の参照のために長期間保持したい場合、通常のライセンスより安価な「アーカイブユーザー（AU）ライセンス」に切り替える選択肢があります。これにより、データは保持しつつ、アクティブなライセンスコストは削減できます。（利用可能なプランや条件は要確認）
Google Vaultとアーカイブユーザーライセンスのさらなる活用
法的要件やコンプライアンスが厳しい企業では、以下の活用も検討しましょう。
- Google Vault (※Business Plus以上): 退職者のデータを、設定した保持ポリシーに基づいてVault内で長期間アーカイブし、必要に応じて検索・書き出しできるようにします。訴訟ホールドの対象とすることも可能です。
- アーカイブユーザーライセンス: 前述の通り、退職者のデータを低コストで保持するための有効な手段です。Vaultと組み合わせることで、より強固な情報ガバナンス体制を構築できます。
中小企業が見落としがちなオフボーディングのポイント
退職者アカウント管理は、つい後回しにされがちですが、セキュリティとコスト管理の両面で非常に重要です。中小企業で特にお伝えしたいのは以下の点です。
- 「アカウント即時停止」と「パスワード強制変更」を退職日の最優先事項に！: データ移行やメール転送設定などは後でもできますが、退職者が会社を離れた瞬間にアカウントにアクセスできなくすることが、情報漏洩防止の第一歩です。これを徹底するだけでも、安心感が大きく変わります。
- 「共有ドライブ」のデータは誰のもの？ 再確認を: 退職者が多くのファイルを共有ドライブに保存していた場合、それらは基本的にチームの資産として残ります。しかし、念のため、退職者が特定の共有ドライブの「管理者」権限を持っていた場合は、その権限を見直す、あるいは別のメンバーに管理者を変更するといった確認作業を行うとより安全です。
- 「メール自動転送」の設定期間と内容に注意: 後任者へのメール転送は便利ですが、いつまでも続けるのはプライバシーや情報管理の観点から問題が生じる可能性があります。転送期間は限定的（例: 1ヶ月～3ヶ月程度）にし、転送設定自体も会社として管理しましょう。また、自動応答の内容も、個人情報に配慮した簡潔なものにすべきです。
- ライセンスコスト意識を常に持つ – 特に「停止」アカウント: アカウントを「停止」しただけでは、ライセンス費用が発生し続けている場合があります（Google Workspaceの仕様や契約による）。データを保全したら、速やかにライセンスを解除するか、アーカイブユーザーライセンスに切り替える（対応プランの場合）といった具体的なコスト削減アクションを忘れないことが、中小企業にとっては特に重要です。私もお客様の管理コンソールを拝見して、「あれ、この停止アカウント、もう半年もそのままですよ？」と指摘させていただくことが時々あります。
まとめ：退職者アカウント管理は、攻めと守りのIT戦略
従業員の退職に伴うGoogle Workspaceアカウントの適切な管理は、単なる事務処理ではありません。それは、企業の重要データを保護し、業務の継続性を確保し、無駄なコストを削減するための、攻めと守りのIT戦略そのものです。
今回ご紹介したベストプラクティスを参考に、ぜひ自社のアカウントオフボーディングプロセスを確立・見直し、より安全で効率的なGoogle Workspace運用を実現してください。
退職者アカウント管理も含め、Google Workspaceを組織で安全かつ効率的に運用するためには、適切なプラン選択と設定が不可欠です。これから導入される企業様、またプランの見直しを検討されている企業様は、お得な情報がございます。
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この記事が、あなたの会社のGoogle Workspace運用とセキュリティ体制強化の一助となれば幸いです。