リモートワークを導入する企業が増える中、注目されているのが業務で使用していた書類などの手続きの電子化です。
クラウド型の勤怠管理や電子署名などさまざまなサービスが注目されており、電子契約サービスもその中の一つです。
今回は、今話題になっている米国発の電子契約クラウドサービスであるDocuSignについて、まとめてみました。
DocuSignとは？
「DocuSign」公式サイト：https://www.docusign.jp/
米国発の電子契約クラウドサービス「DocuSign」
DocuSignは、対面で書類に署名や捺印を行うのが主流だった契約作業を、インターネット上で完結させることができるサービスです。
電子署名はもちろん、契約に必要な契約書の準備や決済、契約済みの書類の管理など、契約に関わるあらゆる業務がDocuSign上で完結するというのが特徴です。
ペーパーレス化が推奨される中、日本でも徐々に電子署名や電子契約が導入されつつあり、今後さらに注目されるサービスであると考えられます。
厳重なセキュリティで安全性も十分
電子契約を行う際に気になるのがセキュリティです。
DocuSignはセキュリティ面にもとても力を入れており、世界中の最も厳しい認証をクリアできるセキュリティ性やプライバシー保護を可能とし、厳重なリスク管理を行いながら運営されています。
DocuSignは質の高いセキュリティ性に多額の投資を行っており、外部侵入テストなども行い、常にアップデートを行いながら運営しているので、セキュリティに関しては信頼がおけると言っていいでしょう。
さまざまなデバイスからのアクセスが可能
紙ベースの契約の場合、契約の際は契約書と印鑑やペンなどを使って行います。
DocuSignのような電子契約サービスの場合は、パソコンなどで作成した契約書に、パソコン上で署名や捺印を行うことになります。
DocuSignの場合はインターネットに接続されていればWindowsやMacなどのパソコン、iPadやAndroidなどのタブレット・スマートフォンなどさまざまなデバイスからのアクセスや署名・捺印が可能です。
タブレットとタッチペンを使えば従来の紙ベースの契約書と同じような感覚で署名をすることも可能ですし、キーボードを使って署名以外の情報を入力してもらうこともできます。
また対面での署名も可能ですので、タブレットを取引先に持参して、その場で署名をしてもらうという使い方もできます。
DocuSignの特徴
WordやExcelなどの文書を電子化できる
従来の契約の場合、契約書をWordなどで作成し、それを印刷したものを取引先に持参するというプロセスで行われるのが一般的かと思います。
DocuSignでは専用のソフトなどを使って契約書を作らなければならないわけではなく、WordやExcelなどで作成したファイルをアップロードして使うことができます。
そのため今まで使っていた契約書のテンプレートを流用したり、一部変更したものを使って契約することも可能で、DocuSignに合わせて新しく作り直す必要はありません。
またsalesforceなどの外部サービスで作成した契約書を使うことも可能なので、簡単に電子契約用の契約書を作成することもできます。
記述が必要な箇所がわかりやすい
紙ベースでの契約の場合は対面で説明をしたり、付箋などを貼ってわかりやすくすることも可能ですが、電子契約の場合は対面ではなく遠隔で契約を行うことも多くなります。
そのため電子契約に慣れていない人の場合、契約書のどの部分に記載が必要なのかがわからないということもあります。
DocuSignの場合、署名や記入が必要な箇所に付箋をつける機能があるので、従来の紙ベースでの契約に近い感覚での契約が可能です。
付箋機能では記載すべき順序を設定することもできます。
記入項目を必須に指定しておけば記入漏れを防ぐことができるので、契約の締結をより確実にスピーディーに行いたいという方にもおすすめです。
請求書処理も可能
DocuSignは単なる電子契約サービスではありません。
契約に関するあらゆる機能を備えていると言っても過言ではないほど、多彩な機能を持っています。
例えば請求書や経費の処理なども可能で、さらに外部サービスとの連携やAPIを活用することで機能の幅が広がり、より便利に使うことができます。
DocuSignを導入するには
費用は要問合せ
DocuSignには電子署名プランと不動産プランの2つのプランがあります。
電子署名プランでは電子署名のみ可能な無料版、モバイルアプリでの利用が可能な個人向けプラン、コメント機能などが使える企業向けプランなどがあります。
APIの利用やシングルサインオンなど、高度な機能を利用したい場合は問い合わせが必要なこと、定額プランは最大3ユーザーまでなため、会社全体で本格的に導入したいという場合はまずは問い合わせをすることをおすすめします。
デバイスはネットに繋がっていればOK
DocuSignはインターネットに接続できるパソコンやタブレット、スマートフォンなどでの利用が可能ですので、導入する際に専用の機器などを導入する必要はありません。
デバイスもMicrosoftやiPad、Androidなどさまざまなものに対応しているので、普段使っているものをそのまま利用することができ、簡単に始めることができます。
契約書の作成もWordなどで十分ですので、DocuSignの利用料以外に初期投資は必要ありません。
サポートには多少の不安あり
米国発のサービスのため、公式ページが英語の原文を翻訳したもので、多少読みにくい部分もあります。
日本にも営業担当の窓口が用意されているため、英語がわからないと使えないというものではありませんが、多少不便や不安を感じる場面もあるかもしれません。
DocuSignの利用をサポートする日本企業もありませんので、サポート体制を重視する場合はそちらも検討するのが良いかと思います。
DocuSignの口コミ・評価評判
Twitter上では電子契約サービスとして、DocuSignは高く評価されているようです。
電子署名のDocuSign eSignatureを使う機会がありました。印刷の必要なし、署名箇所にポンと飛ぶ快適さ、いいなあ。気持ちいい使い心地。
— 池田園子🟤 (@sonokoikeda) May 18, 2020
前職でDocuSign使ってたけど、忙しいお客様でもすぐに電子サインして返してくれるから本当に便利だと思った🤔
— あかべこ (@olly458h) May 12, 2020
承認や決済の記録を残す＃ハンコ文化が根付いている企業も多いのではないでしょうか。
SAP社内でも利用しているSAP Signature Management by DocuSignは時間や場所を問わず電子署名によって承認、決済ができます。#リモートワーク が進む今、ぜひご活用ください。https://t.co/EeI7LXErif pic.twitter.com/lFn1idtUWp— SAPジャパン (@SAPJapan) May 11, 2020
https://twitter.com/Takenoriiga/status/1259976238824697857
クラウドサイン、隙あらばリードとろうとする姿勢が苦手。
マーケティング的には正しいのかもしれませんが、値段わかりにくくするのは誠実ではないと思います。
ですので自分は俄然DocuSignを推奨します。— 重村俊雄 ＠M&A Studio Founder (@shigemuratoshio) May 9, 2020
DocuSignを使えば契約が簡単に
DocuSignでペーパーレス化・電子化に対応可能
ペーパーレス化が推進されている現在、一部の業務を電子化しているという企業はどんどん増えてきています。
これまで対面で行うことが主流だった契約の締結をDocuSignで電子化できれば、ペーパーレス化はもちろんスケジュールの調整が必要なくなり、契約書の管理も簡単になります。
またDocuSignは従来の紙ベースでの契約に近い感覚で使えるようになっているため、パソコンに慣れていない人や昔ながらのやり方を好む人にも比較的受け入れられやすいサービスです。
海外でも広く使われているため、海外企業との取引の場合でもスムーズに契約を行うことができます。
新しく電子契約サービスを導入するならDocuSign
新しく電子契約サービスを導入したいけどどれにしたら良いかわからないと迷っているならDocuSignがおすすめです。
使いやすくわかりやすいサービスで、海外を含め広く普及しているという点がDocuSignの長所です。
外部サービスとの連携やAPIを活用することで高度な使い方もできるため、初めて使う人にも電子サービスに慣れている人にもメリットの多いサービスだと思います。
リモートワークへの対応には必須とも言えるサービスですので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
「DocuSign」と日本製電子契約サービスで評判の高い「クラウドサイン」を比較した記事も合わせてご覧ください。
電子契約の２大注目サービス「DocuSign」「クラウドサイン」を比較しました
DocuSign以外の電子契約サービスを比較した記事もあります。
リモートワークにおすすめな「電子契約・電子署名クラウドサービス」８選比較
以上、「【基本解説】「DocuSign」日本のハンコ文化も終了間近?!米国で急成長中の電子契約クラウドサービス」でした。それではまた。