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【SmartMeetingとは】会議の生産性を高める注目のクラウドサービス

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昨今ではリモートワークなどの新しい働き方が広がり、さまざまな新しい取り組みや無駄の削減が行われています。

少し前までビジネスでは必須であった会議も、ビデオ会議ツールを使ったオンライン会議になったり、あまり重要ではない会議は行わずチャットなどで済ませたりと、合理化を求められています。

そんな状況であっても、やはり必要な会議というものは存在します。

どうしても会議を行う必要があるのであれば、会議の質を向上させ、少しでも価値のあるものにしたいですよね。

そこで今回は、会議の生産性を高めることを目的に作られた会議改善サービスである「SmartMeeting」について、簡単に紹介したいと思います。

Zoom、GoogleMeetなどオンライン会議サービスとも連携できるので、オンライン会議の生産性向上も期待できます。

SmartMeetingとは？

SmartMeeting公式サイト：https://www.smart-meeting.jp/

SmartMeetingとは会議改善クラウドサービス

SmartMeetingとは、無駄な会議を減らして会議の質を向上させ、生産性を上げることを目的とした会議改善のためのクラウドサービスです。

会社にとって会議というのは必要不可欠で、どの会社でも当たり前のように行っていることではありますが、

  • 会議の回数が多すぎる
  • 1回の会議の時間が長すぎる
  • 会議にかかった時間の割に内容が薄く質が低い
  • 会議の情報管理がうまくいかず手間がかかってしまったりせっかく行った会議が活かしきれていない

というような問題を抱えている会社も多いのではないでしょうか。

 

このような問題を解決するためには、事前に十分な会議の準備をすることや、会議の記録をしっかりしておくこと、会議後に振り返りを行い業務にしっかり活かせるようにすることが必要です。

それができれば会議に無駄な時間を費やしたり、時間や労力をかけた割に得られるものが少ないという事態を防ぐことができます。

現状無駄な会議を行ってしまっている会社にとって、SmartMeetingはそのような状況を打開してくれるツールと言えます。

SmartMeetingでできること

SmartMeetingでできるのは主に下記の3つです。

  • 会議前の準備
  • 会議中の記録
  • 会議後の振り返り

SmartMeetingの「会議前の準備」とは

まず会議前の準備として、会議の詳細を設定して閲覧することができる会議準備機能があります。

ここでは会議の目的や進行・議事録などの役割設定、アジェンダなどが入力できます。

ファイルを添付したり、テンプレートを使ったりすることができるので、より詳細な設定をすることもできれば、時間をかけずに効率的に作成することもできます。

SmartMeetingの「会議中の記録」とは

会議中の記録は議事録の機能を使って行うことができます。

議事録は担当者のみではなく、参加者全員によってリアルタイムで共同編集することが可能です。

入力による議事録の作成はもちろん、ボイスチャットと文字起こしによって自動で議事録を作成することもできるので、議事録を担当する人も会議に集中できます。

SmartMeetingの「会議後の振り返り」とは

会議後には参加者による匿名のレビュー入力が可能で、レビューの平均点や改善点などのフィードバックを確認することにより、会議の質の可視化が可能です。

また会議で決まった決定事項を入力し、それを管理する機能もあります。

SmartMeetingを使うメリット

SmartMeetingを使うメリットは、会議の無駄をなくし、質を向上させることができるというものですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット①「無駄のない進行ができる」

SmartMeetingを使ってアジェンダなどの準備を事前にきちんと行っておくことで、会議の目的や到達目標を明確にし、無駄のない進行が可能になります。

メリット②「自動作成・共同編集可能な議事録で簡単に記録」

議事録は自動作成や共同編集が可能なので、簡単に記録を残せますし、各自が重要だと感じた部分をその場で記録しておくことができるので、質の高いものを残すことができます。

メリット③「決定事項について担当者や締め切り設定でミス防止」

会議後には決定事項のうち次のアクションが必要なものに関しては、担当者や締め切りを設定することができるので、会議で決まったことが実行されなかったり、担当者が締め切りを忘れてしまうなどのミスを防ぐことにつながります。

メリット④「決定事項のToDoリスト化」

さらに決定事項は一覧で管理でき、ToDoリストのように使うこともできるので、タスクの進行具合をチームで確認することもできます。

メリット⑤「検索機能も充実」

議事録や決定事項は会議名や日時、タグなどで検索することができるので、途中からチームに参加した人が以前の会議の内容を確認するというような情報共有もしやすくなっています。

メリット⑥「会議レポート機能で会議のコストを見える化」

また会議の振り返りに関する機能に、会議レポート機能というものがあります。

会議のコストと時間を可視化することができ、参加者の人件費と時間から自動計算されます。

会議が予定よりも早く終わった場合はそれによって削減できたコストを確認することもでき、無駄がなくコストパフォーマンスの良い会議を行うための意識がしやすくなります。

また管理者向けに部署や個人の業務内容の内訳をグラフ化し確認できる業務レポート機能があり、全体の業務の時間や会議の占める割合などがわかるので、忙しい部署や個人を把握し、適切に業務を割り振るための参考にもできます。

SmartMeetingを使い方

SmartMeetingはダウンロード不要で使える

SmartMeetingはクラウドサーバー上にあるソフトウェアを利用するSaaSと呼ばれるタイプのサービスのため、パソコンにダウンロード・インストールを行う必要はありません。

そのためオフィスはもちろん、リモートワーク中や自宅のパソコンからでもアクセスが可能です。

SmartMeetingの料金プラン

SmartMeetingは基本的に個人での申し込みではなく、会社単位で担当者がまとめて申し込みをするサービスです。

現時点では公式サイトから担当者が無料トライアルを申し込み、従業員数や会社の規模などに合わせて料金が提示されるようです。

SmartMeetingは他のサービスと連携ができる

SmartMeetingは従来の対面での会議でも活躍しますが、オンライン会議でも使用することができます。

SmartMeetingは単独で使うこともできますが、slackやzoom、G suiteなどの外部サービスの連携が可能で、例えばzoomでオンライン会議を行いながら議事録を作成したり、G suiteやMicrosoft365と連携させて会議のスケジュール管理をしたり通知を行うということも可能です。

このようにSmartMeetingは新しい働き方にもしっかり対応しています。

SmartMeetingの評判・口コミ

SmartMeetingのtwitter上での評判・口コミ

twitterでSmartMeetingの口コミを確認してみたところ、アジェンダや議事録の作成機能などで会議の無駄が省けると期待している声が多く見られました。

従来の会議が無駄だと感じている人は多く、会議の合理化が期待できるSmartMeetingを歓迎している人が多いようです。

SmartMeetingはどんな人におすすめ？

SmartMeetingは会議を改善したい企業におすすめ

会社では当たり前のように行われている会議ですが、かかる時間や内容に不満を感じている人はとても多いです。

いつもの会議が非効率的で無駄だと感じている、なんとか会議の質が向上するように改善したいと考えている企業はぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

 

以上、「」でした。

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